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Carta carburante per professionisti: la guida completa

Le carte carburante sono sempre più popolari tra le aziende italiane. In un mercato sempre più attraente, il numero di fornitori che offrono carte carburante per le aziende non è mai stato così grande - e continuerà a crescere. Inoltre, per distinguersi, questi fornitori offrono servizi sempre più ricchi e completi. In questo mercato in rapida evoluzione, il risultato è che le aziende non hanno mai avuto a portata di mano carte benzina così vantaggiose e non hanno mai avuto così tante difficoltà a scegliere tra le offerte di diversi emittenti.

Cos'è una carta carburante nel 2019? Come funzionano queste carte? Chi sono questi diversi fornitori di carta carburante e come scegliere tra loro? Come decifrare i prezzi delle carte carburante?

La nostra guida fornisce una panoramica di tutte queste domande essenziali per aiutarvi a scegliere un prodotto sempre più strategico per tutte le aziende.

Carte carburante, principio di funzionamento

Le carte carburante sono metodi di pagamento studiati appositamente per alcune spese legate ai viaggi d'affari - carburante... ma non solo. Il loro uso quotidiano deve essere il più semplice possibile, in quanto il loro stesso scopo è quello di semplificare le procedure relative a questi viaggi per l'azienda e per i suoi dipendenti mobili.

Carte carburante: cosa sono?

Le carte carburante sono un mezzo di pagamento prepagato o postpagato per alcune spese relative ai viaggi d'affari di vari dipendenti autorizzati di un'azienda.

Possono essere interessati tutti i tipi di veicoli: leggeri, commerciali o pesanti.

Queste carte sono a nome dell'azienda e sono generalmente associate ad un veicolo piuttosto che al conducente. In tutti i negozi che accettano questa carta, la carta carburante permette di pagare diversi prodotti e servizi come il carburante, ma anche il lavaggio e alcuni materiali di consumo necessari per la piccola manutenzione del veicolo.

Alcuni altri servizi connessi ai viaggi d'affari possono essere pagati con queste carte, come il parcheggio o i pedaggi autostradali.

Lo scopo della carta carburante è quello di semplificare la gestione delle spese di carburante in azienda. Libera i dipendenti mobili dall'obbligo di anticipare le spese di viaggio d'affari e fornisce al gestore della flotta un'unica fattura per tutte le transazioni effettuate con la carta.

Usare la carta carburant

L'uso quotidiano della carta da parte dell'utente è quindi concepito in modo da essere il più semplice possibile.

Ad ogni transazione, l'utente utilizza la carta per pagare il carburante e/o i vari prodotti e servizi autorizzati. Per il parcheggio o i pedaggi autostradali, la tessera è generalmente dotata di un sistema di pedaggio elettronico e l'utente non ha nemmeno bisogno di utilizzare un automa. Per quanto riguarda il carburante, alcune carte funzionano solo nei distributori automatici, altre solo al banco e altre ancora lavorano sia al banco che nei distributori automatici di carburante.

L'utente presenta la sua carta, indica il numero di identificazione del veicolo e spesso il suo chilometraggio al momento della transazione. Se la carta ha una semplice banda magnetica, egli passa la carta e firma la ricevuta. Se si tratta di una smart card, inserisce il suo codice PIN.

Dal lato del gestore della flotta, l'operazione differisce a seconda che la carta sia prepagata o postpagata. Nel primo caso, deve ricaricare il credito della carta ogni volta che è necessario. Nel secondo caso, i pagamenti sono effettuati su fattura e i costi sono quindi anticipati sia per il dipendente che per l'azienda. In tutti i casi, il gestore della flotta ha a sua disposizione una serie di parametri per controllare l'uso della carta.

Può quindi limitarne l'uso:

- A certi tipi di carburante,

- Ad alcuni tipi di prodotti e servizi per carte che consentono servizi ausiliari,

- In alcuni giorni di utilizzo durante la settimana,

- A certe ore di utilizzo durante il giorno,

- Ad un certo importo per transazione,

- In determinate località geografiche,

- Ad un certo numero di litri di carburante per transazione.

 

Questi limiti possono essere assoluti, automatici, impedendo così pagamenti, o informativi, generando avvisi inviati al gestore.

Per completare questi sistemi di controllo e monitoraggio dei consumi, l'accesso al software di gestione online viene spesso fornito con un abbonamento alla carta carburante.

 Carta carburante

I diversi fornitori di carte carburante

Non sono più solo le grandi compagnie petrolifere che offrono le carte carburante. A questi si sono aggiunti i fornitori di servizi specializzati indipendenti.

Grandi compagnie petroliere

I principali gruppi petroliferi sono naturalmente all'origine di questo tipo di carte.

Le loro reti permettono di offrire carte valide non solo in Italia, ma anche in diversi paesi europei. I servizi di pedaggio elettronico e di parcheggio sono forniti dai partner.

Uno dei principali cambiamenti recenti nell'offerta di compagnie petroliere negli ultimi anni è stata la comparsa delle carte carburante multimarca, con i concorrenti che hanno deciso di mettere in comune le loro reti per aumentare il numero di stazioni di servizio a disposizione dei titolari di carta.

Le principali reti attuali sono quelle di:

- La carta carburante TotalErg, e la carta carburante AS 24, filiale del gruppo Total,

- La Multicard di Eni,

- La carta carburante euroShell,

- La carta carburante mycard di Tamoil,

- Le carte carburante QuartissimaQ8 e RecardQ8,

- La carta carburante Esso Card.

 

Fornitori di servizi specializzati indipendenti

Oltre a questa categoria, i fornitori di servizi specializzati sono venuti ad attaccare il mercato. Questi attori non distribuiscono direttamente il carburante, ma sono riusciti, grazie ad accordi con le compagnie petrolifere ad offrire una gamma e una rete di stazioni in grado di competere con quelle di questi ultimi.

Le principali mappe dei fornitori di servizi specializzati indipendenti presenti sul mercato sono:

- Carta UTA Edenred e anche il Ticket Compliments® che permette acquistare benzina tra altre cose,

- DKV CARD, la carta carburante di Sodexo,

- La carta prepagata Soldo Business per tutte le spese aziendali.

Vantaggi distribuiti in modo ineguale tra i diversi fornitori

Sebbene i vantaggi delle carte carburante siano, nei loro principi intrinseci, gli stessi, non sono sviluppati da tutti gli emittenti di carte carburante. Distinguere questi vantaggi è una delle condizioni per scegliere la carta carburante più adatta alle proprie esigenze, nonché per comprenderne il prezzo.

Vantaggi della carta carburante standard

Le carte carburante offrono vantaggi pratici ed economici.

Tra i vantaggi pratici, i più importanti sono quelli che riguardano:

- Il semplice fatto che il dipendente viaggiatore, o addirittura l'azienda stessa nel caso di una carta prepagata, non deve più anticipare quasi tutte le spese di viaggio,

- Il fatto che il gestore della flotta riceve una fattura unica, chiara e dettagliata per tutte le transazioni su tutte le carte utilizzate in azienda, piuttosto che una ricevuta per transazione,

- Il fatto che su questa fattura è presente un calcolo contabile preciso, esatto e standardizzato dell'IVA deducibile relativa a queste operazioni,

- La gestione delle spese professionali con i parametri dettagliati sopra,

- La scomparsa del rischio di frode sulle spese professionali con questo sistema,

- Strumenti avanzati di reporting sui consumi,

- I servizi inclusi nella carta, quali pedaggi autostradali, parcheggi e altri servizi.

 

Le carte portano anche alcuni vantaggi economici all'azienda:

- L'eliminazione del rischio di frode è una fonte di risparmio,

- Come il tempo di gestione amministrativa e contabile risparmiato su un sistema tradizionale di rendicontazione delle spese, con un'elaborazione molto più complicata e dispendiosa in termini di tempo,

- Consentono una migliore gestione dei consumi di carburante che può essere implementata grazie a strumenti avanzati di monitoraggio e reporting,

- Infine, alcuni emittenti concedono ai titolari di carta sconti sul prezzo alla pompa.

 

Come scegliere la propria gas card tra le diverse offerte sul mercato

Tutti questi vantaggi non sono così ben sviluppati per tutte le carte carburante disponibili sul mercato, che è un primo criterio di scelta.

- Gli strumenti di reporting e monitoraggio non sono così sviluppati ovunque: alcuni fornitori offrono solo fatture dettagliate, altri offrono strumenti reali per la gestione in tempo reale della flotta,

- I servizi associati alla carta non sono gli stessi ovunque: autolavaggi, servizi e prodotti in negozio (a volte non c'è semplicemente nessun negozio in rete!), pedaggi autostradali e parcheggi non sono possibili con tutte le carte,

- La configurazione delle limite d’uso può essere più o meno fine,

- Gli sconti sui prezzi dei carburanti variano da un fornitore all'altro - per coloro che li offrono! - per il loro importo e per il loro metodo di calcolo. Alcuni offrono uno sconto fisso di pochi centesimi per litro di carburante, altri uno sconto negoziato in proporzione ai volumi mediamente consumati al mese, altri una tariffa nazionale negoziata valida in tutte le stazioni di servizio che accettano la carta.

 

Ma soprattutto, il principale fattore di differenziazione tra le diverse carte è la densità della rete di stazioni di servizio che la accettano, da poche centinaia a poche migliaia, solo in Italia o anche in Europa. Attenzione: più che il numero assoluto di stazioni di servizio, è anche la vicinanza delle stazioni di servizio ai luoghi più colpiti dai potenziali spostamenti che devono essere presi in considerazione.

Come si calcola il prezzo di una carta carburante?

Il prezzo di una carta carburante è anche, naturalmente, uno dei criteri di selezione essenziali.

La maggior parte degli emittenti evidenziano solo un prezzo mensile. Tuttavia, si prevedono altri costi. Comprendere la struttura stessa dei prezzi delle carte è importante quasi quanto conoscere i livelli di questi prezzi.

Ecco una tabella delle varie possibili tariffe relative alle carte carburante.

 

Tipo di tassa

Metodo di fatturazione - commenti

Servizi di base

Emissione della carta o messa in servizio

Fisso, in un'unica operazione all'apertura, a volte fino a circa quindici euro per carta

Costi dell’abbonamento

Mensili o annuali. Generalmente gratuito il primo anno, e poi da 1 a 10 € al mese. Possibili differenze di prezzo per gli veicoli pesanti.

Prezzo del carburante

Prezzo alla pompa, prezzo "scala" nazionale, prezzo negoziato o prezzo scontato

Commissione di gestione

Generalmente in percentuale dei consumi

Commissione di fatturazione

Alcuni fornitori fatturano fatture, per ogni edizione della fattura

Richiesta di riemissione di una carta

In seguito a smarrimento o furto, in particolare

Rinnovo della carta

Commissione fissa

Opzioni

Pedaggio elettronico e abbonamento al parcheggio

Di solito una sola stazione per questi due servizi, prezzo per badge, da 1 € a 10 € al mese

Costi di gestione dei pedaggi e parcheggi

In percentuale delle fatture di pedaggio e parcheggio

Richiesta di riemissione di badge

Generalmente superiore a quella per la riemissione di una carta carburante

Abbonamento per l’autolavaggio

Mensile o annuale, generalmente meno di un euro al mese

 

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