Massimizzare i vantaggi delle carte carburante aziendali

Le carte carburante per le aziende sono ora adottate da migliaia di datori di lavoro in Italia, attratti da una serie di vantaggi legati al loro uso.

Tuttavia, i gestori delle flotte aziendali e gli altri responsabili degli acquisti devono essere consapevoli del fatto che sono necessari alcuni passi per approfittare di questi vantaggi, almeno per ottimizzarli. Con un po' di rigore, e con particolare attenzione ad alcuni punti chiave durante l'implementazione del sistema, le carte carburante dimostrano il loro pieno potenziale per l'azienda.

Quali sono queste regole di buona e sana gestione delle carte carburante da conoscere? Come negoziare l'implementazione del sistema per beneficiare dei vantaggi che offrono in termini di gestione delle spese di carburante? Quali sono i vincoli legati al funzionamento delle carte carburante e quali sono i punti da prendere in considerazione nel rapporto con i fornitori di carte carburante?

Negoziare l'implementazione delle carte carburante aziendali per massimizzarne i benefici

Al fine di beneficiare il più possibile di tutti i vantaggi associati alle carte carburante in azienda, diversi punti dovrebbero essere studiati quando il sistema viene installato.

Il passo fondamentale nell'implementazione delle carte carburante aziendali

Uno dei principali vantaggi delle carte carburante aziendali è che consentono di controllare le spese di carburant.

Sapere chi ha speso quanto, dove e su quale percorso è già un passo avanti, soprattutto in termini di gestione amministrativa in quanto, a differenza delle note spese, la fattura è unica per tutte le carte aziendali e molto più dettagliata.

Ma la vera impresa è quella di ottenere la carta carburante aziendale e questi strumenti di controllo per ridurre i costi del carburante.

Ciò è possibile utilizzando l'intera gamma di strumenti di monitoraggio generalmente associati alle carte, con la possibilità:

- di limitare l'uso della carta ad un tipo specifico di carburante,

- per un volume in litri per transazione predefinita,

- o per limitare questo uso a giorni specifici,

- o anche ad orari definiti,

- e in una determinata area geografica,

- infine, per determinare quali prodotti e servizi possono essere acquistati con la tessera oltre alla benzina (pedaggi autostradali, parcheggi, manutenzione dei veicoli, lavaggio, prodotti venduti presso i distributori di benzina, ecc.)

 

Soprattutto, il gestore della flotta può stabilire gradualmente questi limiti, determinando le soglie che attivano allarme automatiche per posta elettronica e le soglie di blocco totale delle carte per ogni operazione considerata.

Infine, gli strumenti collegati permetteranno di conoscere esattamente le abitudini di guida in modo da affinare ulteriormente l'analisi delle spese di carburante.

Vantaggi gestionali da apprezzare

Una buona gestione della carta carburante consente quindi di beneficiare dei notevoli vantaggi della gestione del parco auto aziendale, soprattutto nel caso di noleggio a lungo termine.

Poiché permettono di tracciare il chilometraggio di ogni veicolo a cui sono associate, le carte permettono di seguirne il percorso:

- per confrontare gli atteggiamenti di guida e i consumi tra conducenti diversi sullo stesso veicolo e per gli stessi percorsi,

- per evitare le penali connesse al superamento dei limiti di chilometraggio contrattuale nel sistema di leasing e anticipare nel modo più accurato possibile le modifiche da apportare a tali contratti,

- per richiedere l'adeguamento degli affitti mensili quando il numero medio di chilometri percorsi per veicolo al mese varia favorevolmente rispetto ai valori previsti dal contratto.

 

Sempre più società di noleggio auto in leasing, oltre all'offerta tradizionale, offrono anche carte carburante aziendali.

Tali vantaggi non devono mettere in ombra i vantaggi intrinseci alla fatturazione delle carte carburante aziendali, in particolare per quanto riguarda il calcolo dell'IVA deducibile, in funzione di ciascun tipo di carburante e di ciascun tipo di veicolo.

 Carte carburante aziendali

Gestire il rapporto con l'emittente e comprendere i vincoli

Il rapporto con l'emittente della carta deve essere ben compreso quando il sistema viene installato. Ma anche prima di questa implementazione, devono essere misurati anche i vincoli relativi all'uso delle carte carburante nelle aziende.

Un rapporto con il fornitore della carta carburante da padroneggiare bene

Il fornitore o l'emittente delle carte carburante può essere di vario tipo.

Potrebbe essere:

- una compagnia petrolifera,

- un gruppo specializzato in carte di servizio,

- o anche la stessa compagnia di noleggio auto a lungo termine.

 

Indipendentemente dal fornitore, è importante sapere che i prezzi delle carte carburante, la loro emissione, gestione e noleggio possono essere oggetto di negoziazione. E come per qualsiasi servizio alle imprese, questa negoziazione si basa principalmente sul volume d'uso.

È quindi particolarmente importante per ogni azienda che desidera abbonarsi ad un dispositivo di carta carburante di fare proiezioni sull'uso della carta. Ciò è tanto più importante in quanto le riduzioni dei prezzi del carburante al litro offerte da alcune reti alle società di carte petrolifere sono proporzionali ai volumi di consumo previsti o osservati.

Inoltre, è possibile ottenere da alcuni emittenti un unico prezzo nazionale al litro per ogni carburante coperto dalle tessere, in modo che l'utente paghi lo stesso prezzo sia in città, in campagna o in una stazione di servizio autostradale.

Infine, anche se questi dati sono importanti al momento della negoziazione iniziale del contratto, non cessano di esserlo una volta iniziato il rapporto commerciale. È quindi altrettanto importante monitorare regolarmente questi dati per poter richiedere una rinegoziazione in caso di cambiamento della situazione.

Vincoli da controllare

Nonostante tutti i loro vantaggi, le carte carburante aziendali hanno ancora alcuni vincoli:

- Il sistema non è semplicemente adatto a strutture più piccole, che preferiscono carte prepagate monouso.

- La rete di stazioni di servizio partner non è mai abbastanza. Anche per le carte carburante multimarca con migliaia di stazioni partner, è essenziale verificare che le stazioni che contano davvero, quelle vicine ai luoghi dove il dipendente deve viaggiare regolarmente, siano effettivamente associate.

- Sarebbe quindi tristemente ironico se i vantaggi economici ottenuti con le carte carburante venissero inghiottiti dal carburante necessario per raggiungere la stazione partner più vicina.

- Non tutte le stazioni di servizio della rete indicata sono necessariamente completamente accessibili... Alcune carte sono accettate solo da distributori automatici di carburante, altre, al contrario, escludono specificamente questi ultimi! E alcune stazioni "low cost" sono di fatto escluse dalle fonti di approvvigionamento disponibili.

- Inoltre, anche se questo costo è minimo rispetto a ciascuna carta, il sistema ha un prezzo, che non si ferma alla tariffa mensile di pochi euro - è anche necessario informarsi sulle spese di gestione.

- Alcuni emittenti richiedono che un importo sia depositato sul conto del cliente a titolo di garanzia, in particolare per i moduli di pagamento del carburante sulle fatture mensili, cioè a credito. Questo importo può essere vicino al valore del consumo di carburante di un mese secondo le previsioni accettate.

- Infine, nonostante tutti gli strumenti, tutti i report, tutti i possibili strumenti di controllo delle spese forniti con le carte carburante aziendali, è possibile controllare il costo del carburante solo con la partecipazione dei dipendenti dell'azienda dotati di queste carte, che le usano quotidianamente per il rifornimento di carburante.

È essenziale renderli consapevoli dell'interesse del sistema e di come funziona. Ma non è sempre facile responsabilizzare qualcuno quando sa che alla fine non pagherà per quello che consuma!

 

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