Carte carburante aziendali: un funzionamento ultra-semplificato per tutti

A differenza del sistema di nota spese, il funzionamento delle carte carburante aziendali è pensato per essere il più semplice possibile per tutti i suoi utenti, dai gestori di flotte ai professionisti itineranti e ai viaggiatori d'affari occasionali.

Tuttavia, occorre seguire attentamente alcune regole per garantire che tutti i beneficiari di questo dispositivo possano beneficiare pienamente dei vantaggi delle carte carburante per i professionisti.

Quali sono le condizioni di uso quotidiano? In quali stazioni di servizio è possibile utilizzare queste carte carburante? Chi sono i potenziali beneficiari autorizzati delle carte carburante professionali? E quali sono i benefici che traggono dal loro uso?

Funzionamento concreto della carta carburante aziendale

Il funzionamento delle carte carburante è regolato da condizioni che dipendono in larga misura dalle autorizzazioni concesse dal gestore della flotta. Indipendentemente da queste condizioni, sapere in quali stazioni le carte possono essere utilizzate è un elemento chiave per godere dei benefici che offrono.

Condizioni di uso

Qualsiasi azienda può beneficiare delle carte carburante, ma non i singoli individui.

Le condizioni di uso delle carte carburante da parte del professionista dipendono principalmente dalle scelte del gestore della flotta dell’azienda che le ha adottate.

In questo modo, il gestore della flotta può limitare il funzionamento delle carte carburante aziendali a :

- Un certo tipo di carburante,

- Un certo tipo di servizio, oltre al pagamento del carburante,

- Una certa area geografica,

- Un certo importo al giorno, alla settimana, al mese o per transazione,

- Un certo numero di litri per transazione.

 

Il gestore può scegliere di rendere totalmente impossibile l'uso della carta carburante aziendale e quindi di pagare le transazioni in caso di superamento di tali limiti, o più semplicemente di ricevere un allarme.

Al di là di queste condizioni, l'utente deve assicurarsi:

- di pagare le transazioni passando la carta a banda magnetica attraverso il lettore del benzinaio o direttamente nel distributore automatico di carburante e firmando la ricevuta,

- Oppure di inserire il codice PIN per le smart card,

- di compilare l'ID del veicolo al momento del pagamento,

- Per alcune carte carburante, si deve anche fornire il chilometraggio del veicolo al momento della transazione.

 

L'estensione della rete di stazioni, parametro essenziale per il corretto funzionamento delle carte carburante aziendali

Ma la prima cosa che un utente deve controllare prima di una transazione, per assicurarsi che la carta carburante che gli è stato affidato funzioni correttamente, è semplicemente che la carta sarà accettata dalla stazione di servizio dove vuole effettuare la transazione.

Le reti aziendali di carte carburante variano notevolmente da un fornitore di carte all'altro, da poche centinaia di punti vendita a diverse migliaia. Alcuni sono limitati ad un unico marchio, altri sono reti multimarca. Il funzionamento delle carte carburante aziendali di alcuni emittenti è esteso a diversi paesi europei, altri limitati all’Italia. Alcune carte carburante funzionano solo su pompe automatiche, altre solo al banco, altre funzionano altrettanto bene con pompe automatiche come al banco.

Fortunatamente, un'applicazione è solitamente disponibile con le carte carburante, che permette all'utente di geolocalizzare le stazioni più vicine che accettano la sua carta.

Carte carburante aziendali

Chi sono i beneficiari e quale sono le prestazioni?

La gestione delle carte carburante aziendali offre una vasta gamma di vantaggi per tutti i beneficiari autorizzati.

I beneficiari potenziali autorizzati

Qualsiasi dipendente di un'azienda autorizzato dal gestore della flotta può beneficiare dell'utilizzo delle carte carburante aziendali.

Tuttavia, mentre la maggior parte delle carte sono attaccate ad un veicolo piuttosto che ad un dipendente, alcune possono essere riservate ad un professionista, o ad una combinazione di veicolo identificato + dipendente specifico.

Inoltre, il funzionamento delle smart card ne limita ovviamente l'uso ai dipendenti che conoscono il codice PIN della carta.

I vantaggi delle carte carburante aziendali per i dipendenti itineranti

Le carte carburante aziendali offrono molti vantaggi per i loro utenti:

- Il primo di questi vantaggi è che non devono più pagare in anticpo i costi del carburante durante le loro missioni,

- Anche la gestione dei documenti giustificativi è notevolmente semplificata: l'emittente della carta carburante invia un'unica fattura al gestore della flotta per tutte le transazioni e le carte carburante aziendali,

- Il titolare di una carta carburante può acquistare altri prodotti e servizi con la sua carta: lavaggio, piccola manutenzione dei veicoli, pedaggi autostradali, parcheggio in centinaia di parcheggi partner, acquisto di materiali di consumo nei negozi delle stazioni di servizio..... Non sono solo i costi del carburante, sono quasi tutte le spese di viaggio che vengono coperte dalla carta e per le quali il dipendente non ha nulla da pagare.

- Inoltre, con alcune carte, i prezzi del carburante sono inferiori a quelli affitti alla pompa. I termini e le condizioni variano notevolmente da un fornitore di carte all'altro.

 

Ma poiché quest'ultimo vantaggio riguarda soprattutto il gestore di flotta, il dipendente che vuole che il suo datore di lavoro semplifichi la gestione dei suoi viaggi d'affari e innumerevoli note spese potrà inviargli un confronto delle carte aziendali.

E per quantificare correttamente il significativo vantaggio economico che la soluzione apporterebbe all'azienda, consigliamo di richiedere il maggior numero possibile di preventivi on-line.

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