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Guida completa alla scelta di una carta carburante per le imprese

Nel contesto aziendale moderno, dove l'efficienza operativa e la gestione dei costi giocano un ruolo fondamentale, l'utilizzo di una carta carburante per professionisti si rivela una soluzione imprescindibile. Questa innovazione, che semplifica l'approvvigionamento di carburante e la gestione delle spese, è una risorsa preziosa per le aziende di ogni dimensione. In questo articolo esploreremo in dettaglio come una carta carburante può ottimizzare i costi, migliorare l'efficienza e facilitare la gestione della flotta aziendale.

Sommario +

🔍 Che cos'è una carta carburante per le imprese?

La carta carburante per professionisti è uno strumento di pagamento utilizzato dalle aziende per rifornire i veicoli della propria flotta presso stazioni di servizio affiliate. Tuttavia, la sua utilità va oltre il semplice rifornimento: grazie alla tracciabilità delle spese, alla fatturazione unificata e ad altre funzionalità avanzate, una carta carburante consente una gestione integrata delle spese di viaggio e dei consumi di carburante.

Molte grandi catene di distribuzione di carburante offrono carte dedicate, come ad esempio le carte carburante Eni, Total, Shell o Q8, mentre esistono anche soluzioni multi-brand che permettono di fare rifornimento in un'ampia rete di distributori differenti.

📊 Vantaggi di una carta carburante per professionisti

Le carte carburante per le aziende offrono numerosi vantaggi. Di seguito, elenchiamo i principali con dettagli e cifre che mostrano come questa soluzione possa fare la differenza nella gestione delle flotte aziendali.

Risparmio di tempo e denaro
Le carte carburante consentono alle imprese di risparmiare tempo prezioso in quanto eliminano la necessità di rimborsi manuali e permettono di evitare le spese anticipate da parte dei dipendenti.

-Fatturazione unica mensile: Invece di gestire una miriade di scontrini e note spese, le carte carburante offrono una fatturazione mensile unica, semplificando notevolmente la contabilità aziendale.

-Riduzione del rischio di frode: Con una carta carburante, è possibile limitare l'uso della carta ai soli acquisti di carburante, riducendo le spese non autorizzate e le potenziali frodi.

-Prezzi agevolati: Alcune carte offrono sconti sul prezzo alla pompa o tariffe agevolate per i clienti aziendali. Ad esempio, molte aziende riescono a risparmiare fino al 10-15% sul costo totale del carburante grazie a convenzioni con specifiche stazioni di servizio.
Monitoraggio e controllo delle spese
Le carte carburante permettono un controllo centralizzato e dettagliato delle spese, grazie ai report settimanali o mensili che forniscono informazioni sui consumi.

-Report dettagliati: Le aziende ricevono report precisi che mostrano quando e dove ogni veicolo ha fatto rifornimento, permettendo di tracciare e ottimizzare i consumi.

-Prevenzione dell'uso improprio: Grazie alla possibilità di impostare limiti di utilizzo, come il massimo giornaliero o settimanale di spesa, è possibile ridurre significativamente l'uso non autorizzato delle carte carburante.
Semplificazione della gestione della flotta
Per chi gestisce una flotta aziendale, la logistica rappresenta una delle sfide maggiori. Tuttavia, le carte carburante permettono di:

-Ottimizzare i percorsi: Alcune carte sono associate a sistemi di tracciamento GPS, che consentono di scegliere le stazioni di servizio più vicine e convenienti lungo i percorsi aziendali.

-Gestire meglio i costi: Grazie a una visione completa e centralizzata dei consumi, è possibile individuare inefficienze nella gestione dei veicoli e ottimizzare l'uso del carburante.
Vantaggi fiscali e agevolazioni
In molti paesi, il costo del carburante è deducibile fiscalmente quando utilizzato a fini aziendali.

-Deducibilità fiscale: In Italia, ad esempio, i costi di carburante sostenuti da un'azienda possono essere dedotti fino al 100% a seconda della tipologia del veicolo e dell'uso, purché vengano rispettate le normative fiscali vigenti.

-Gestione dell'IVA: Le carte carburante semplificano anche la gestione dell'IVA, poiché la fattura mensile consente di recuperare l'imposta senza dover conservare singoli scontrini.

💼 Come scegliere la carta carburante ideale per la tua azienda

La scelta della carta carburante giusta dipende da diversi fattori, come il numero di veicoli, i percorsi abituali della flotta e le esigenze specifiche dell'azienda. Vediamo insieme alcune delle principali caratteristiche da considerare

Rete di distributori affiliati
-Rete mono-brand: Alcune carte sono emesse da un singolo fornitore di carburante e consentono di fare rifornimento solo presso le stazioni di servizio della rete (ad esempio, Eni o Q8). Queste carte possono offrire sconti maggiori presso le stazioni del marchio, ma limitano la flessibilità.
-Rete multi-brand: Le carte multi-brand (ad esempio, DKV o UTA) permettono di fare rifornimento in un'ampia gamma di stazioni di servizio diverse, garantendo una maggiore libertà e flessibilità. Queste carte sono particolarmente utili per le aziende che operano su scala nazionale o internazionale.
Flessibilità d'uso
La flessibilità delle carte carburante varia a seconda delle funzionalità offerte:

-Servizi aggiuntivi: Alcune carte consentono di pagare anche per altri servizi legati alla manutenzione del veicolo, come il lavaggio o il pedaggio autostradale.
-Geolocalizzazione delle stazioni di servizio: Molte carte offrono app o strumenti online che consentono di individuare facilmente le stazioni di servizio convenzionate lungo il tragitto, ottimizzando così i percorsi e riducendo i tempi morti.
Sicurezza e prevenzione delle frodi
Grazie ai limiti configurabili e ai sistemi di autorizzazione avanzati, le carte carburante garantiscono una maggiore sicurezza rispetto all'uso delle carte di credito o dei contanti.
-PIN personalizzabili: Ogni dipendente o veicolo può essere associato a un PIN unico, rendendo così più sicuro l'utilizzo della carta.
-Autorizzazioni in tempo reale: Alcune carte inviano notifiche in tempo reale quando viene effettuata una transazione, permettendo ai manager di monitorare immediatamente l'utilizzo e prevenire frodi o utilizzi non autorizzati.
Costi e commissioni
Sebbene l'uso delle carte carburante porti a numerosi vantaggi, è essenziale valutare anche i costi associati.
-Spese di attivazione e gestione: Alcune carte prevedono commissioni di attivazione o di gestione annuale, che variano a seconda del provider e del pacchetto scelto.
-Commissioni per rifornimento: In alcuni casi, potrebbero essere applicate delle commissioni aggiuntive per i rifornimenti effettuati fuori dalla rete principale del fornitore.

📈 Studi e statistiche sull'uso delle carte carburante

L'utilizzo delle carte carburante è in costante crescita. Secondo uno studio del Frost & Sullivan, il mercato delle carte carburante in Europa dovrebbe raggiungere un valore di 27,5 miliardi di euro entro il 2027, con un tasso di crescita annuale composto (CAGR) del 6,8%. Questo incremento è dovuto principalmente alla crescente necessità delle aziende di digitalizzare i processi e gestire in modo più efficiente le spese di carburante.

Un altro studio condotto da Fleet Europe ha rilevato che le aziende che adottano carte carburante risparmiano in media tra il 5% e il 15% sui costi operativi legati alla gestione della flotta. Le stesse aziende riportano una riduzione del 30% nel tempo speso per la gestione delle note spese, grazie alla fatturazione unificata e automatizzata.

💡 Buono a sapersi: la digitalizzazione nella gestione del carburante

Con la digitalizzazione in continua evoluzione, le carte carburante stanno diventando sempre più integrate con soluzioni digitali avanzate. Ad esempio:

App mobile per il monitoraggio dei consumi: Molti provider di carte carburante offrono applicazioni mobili che permettono di monitorare i consumi in tempo reale, geolocalizzare le stazioni di servizio e gestire le transazioni direttamente dallo smartphone.
Integrazione con sistemi di gestione flotte: Le carte carburante possono essere integrate con software di gestione flotte per un'analisi più completa e dettagliata dei costi operativi.
Pagamenti contactless: Alcune carte offrono la possibilità di effettuare pagamenti contactless, rendendo il processo di rifornimento ancora più rapido e sicuro.

In conclusione, la scelta di una carta carburante adeguata può portare notevoli vantaggi in termini di efficienza, risparmio e controllo dei costi per le aziende di ogni dimensione. Valutando attentamente le proprie esigenze e le opzioni disponibili sul mercato, è possibile trovare la soluzione ideale per ottimizzare la gestione della propria flotta aziendale.

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