Carte carburante aziendali: prezzi, vantaggi e come scegliere la soluzione giusta

Le carte carburante rappresentano una soluzione strategica per la gestione efficiente delle spese aziendali legate al carburante. Utilizzate da imprese di ogni dimensione, esse semplificano il processo di rifornimento, ottimizzano il controllo sui consumi e offrono vantaggi importanti in termini di risparmio e automazione contabile.
In questo articolo analizziamo i prezzi delle principali carte carburante, i servizi inclusi, i vantaggi economici e gestionali, oltre a una guida pratica per aiutarti a scegliere la soluzione più adatta alla tua flotta.

Le carte carburante, una questione strategica per le aziende

Se sempre più aziende vengono sedotte dalle carte carburante è soprattutto per i vantaggi che offrono in termini di gestione delle spese di carburante. Ma questi benefici non sono gli unici.

- Vantaggi gestionali, fonti di risparmio

La gestione amministrativa della carta carburante, in particolare in termini di rimborso IVA, è un vero e proprio grattacapo amministrativo e contabile. Più i dipendenti devono viaggiare per motivi di lavoro, più biglietti e richieste di rimborso spese ci sono, più importante diventa il compito del contabile. E una verifica fiscale non perdonerà il minimo errore.

Il primo vantaggio delle carte benzina è che semplificano notevolmente questo onere amministrativo, con un'unica fattura per tutte le carte dell'azienda e la segnalazione completa di tutte le transazioni. Questa semplificazione genera per sé un risparmio in termini di giornate di lavoro amministrativo o contabile risparmiate.

Una carta carburante può ridurre i tempi di gestione delle note spese mediante un sistema di fatturazione unico, semplificando al contempo la dichiarazione dell'IVA tramite l’automatizzazione dei dati raccolti. Inoltre, la scheda carburanti è digitalizzata e integrata nei sistemi ERP aziendali, migliorando ulteriormente la trasparenza e la tracciabilità delle spese.

Ma se le carte carburante sono diventate una scommessa, è anche per migliorare il controllo delle spese relative al carburante. Con una carta carburante, la frode è quasi impossibile. Ciò significa minori perdite economiche.

Inoltre, le funzionalità di fleet management legate alle carte carburante consentono di ottimizzare i consumi di ogni veicolo e autista dell'azienda, al fine di puntare al risparmio sulla fattura carburante complessiva.

- Vantaggi pratici relativi ai servizi inclusi nelle carte carburante

Prima di rappresentare un vantaggio economico, le carte carburante rappresentano una serie di vantaggi pratici per l'azienda e i suoi dipendenti che usano la carta carburante.

Il primo vantaggio è, naturalmente, che il conducente non deve più anticipare le spese di carburante. I guidatori usufruiscono del vantaggio di non dover anticipare i costi grazie alla carta carburante fornita dall’azienda. Ciò migliora la gestione dei rimborsi e riduce i tempi amministrativi per la rendicontazione delle spese.

Ma con i servizi inclusi nelle carte carburante, quasi tutti i costi di viaggio su strada sono coperti:

• Costo del carburante,
• Tariffe di parcheggio,
• Pedaggio autostradale,
• Costi di manutenzione del veicolo (svuotamento, lavaggio, sostituzione dei pezzi di ricambio disponibili nel negozio della stazione di servizio...)

Le carte carburante più avanzate offrono anche il controllo centralizzato delle spese, l'accesso a report personalizzabili e la possibilità di impostare limiti e restrizioni per ogni utilizzatore. Inoltre, alcune carte benzina permettono di consultare in tempo reale le transazioni da app mobile o portale online, offrendo una panoramica precisa delle spese sostenute dalla flotta.

Quest'ultimo punto è in linea con le preoccupazioni dei gestori del parco auto. E la gestione di queste flotte è una posizione ancora più strategica per molte aziende. È quindi logico che alcune società di autonoleggio professionale a lungo termine siano venute a commercializzare le carte carburante. In questo modo è possibile controllare la flotta nella sua globalità, dalla manutenzione ai costi del carburante.

Prezzo e costi delle carte carburante per le aziende

Il prezzo delle carte carburante vale tutti questi vantaggi? Questo prezzo è in realtà una serie di tasse. Oltre a queste tasse, è necessario considerare tutti i costi associati all'uso delle carte carburante per valutarne l'efficienza economica netta.

- Componenti dei prezzi delle carte carburante

I principali emittenti di carte, siano essi compagnie petrolifere o fornitori di servizi indipendenti specializzati, si limitano generalmente a mostrare il prezzo di abbonamento.

L'abbonamento viene solitamente fatturato mensilmente per pochi euro.

Tuttavia, oltre a questa sottoscrizione, possono essere addebitate commissioni di gestione, calcolate su base fissa o, più in generale, in percentuale delle spese medie mensili.

Per le soluzioni post-pagate, cioè quando il carburante è pagato dall'azienda su fattura, spesso è richiesto un deposito cauzionale, che può corrispondere al valore di uno o due mesi di consumo mensile.

Inoltre, alcuni emittenti addebitano ""commissioni di fattura unica"" che sono simili ai commissioni di abbonamento mensile.

Infine, oltre al prezzo delle carte carburante, possono essere applicate tasse di attuazione.

E il prezzo del carburante? Con le carte carburante è possibile ottenere tariffe preferenziali. Lo sconto ""catalogo"" non rappresenta mai più di pochi centesimi al litro, per gli emettitori che ne offrono uno. D'altra parte, alcune marche offrono ai loro grandi clienti sconti negoziati, o una tariffa nazionale indipendentemente dalla stazione di servizio e dalla pompa utilizzata, o una garanzia del prezzo più basso tra questa tariffa nazionale e la tariffa alla pompa, nel caso in cui quest'ultima sia più vantaggiosa.

Esistono anche soluzioni con carta carburante a prezzo fisso, sempre più diffuse tra le flotte aziendali che desiderano pianificare accuratamente i budget. In questo scenario, la carta carburante con miglior prezzo è quella che unisce la stabilità del costo per litro alla capillarità della rete convenzionata.

- Il costo della carta carburante per l'azienda

Oltre a questi prezzi, le carte carburante rappresentano anche una serie di costi per l'azienda:

• L'opzione di telepedaggio è un abbonamento separato, da pagare in aggiunta,
• Esistono commissioni adizionali alle tariffe orarie di parcheggio a cui le tessere possono dare accesso,
• Soprattutto, il metodo di fatturazione cambia la situazione: nel caso di servizio prepagato, non c'è deposito cauzionale. Nel caso di servizi pagati su fattura, può esserci un deposito cauzionale obbligatorio, ma l'azienda guadagna un margine in contanti che è quasi equivalente ad un credito.
• Il maggior costo nascosto delle carte carburante è legato alla copertura della rete delle stazioni di servizio partner. Se è necessario fare una deviazione per trovare una pompa che accetti la carta carburante, il costo aggiuntivo del carburante annulla rapidamente i risparmi realizzati altrove.

- Risparmio stimato con carte carburante

La seguente tabella confronta il risparmio previsto con l'utilizzo delle carte carburante per diverse tipologie di flotte aziendali.

Come si evince, il risparmio cresce in modo proporzionale al numero di veicoli gestiti, rendendo le carte carburante particolarmente vantaggiose per le flotte medio-grandi.

Prezzi delle carte carburante dai principali fornitori

Poiché la maggior parte dei costi menzionati non sono normalmente pubblicati dagli emittenti e i diversi metodi di fatturazione e di addebito possono essere applicati da ciascun fornitore, è essenziale fare richieste online di preventivi per le carte carburante . Strumenti come Companeo rendono questo compito estremamente semplice, permettendoti di ottenere preventivi multipli e chiari e di ottenere tutte le tariffe e i prezzi delle più diffuse gas card presenti sul mercato.

Come scegliere il fornitore giusto

La scelta della carta carburante ideale dipende da vari fattori:

• Copertura della rete: una rete estesa riduce rischi di deviazioni costose;
• Modalità di fatturazione: prezzo fisso o variabile?
• Servizi inclusi: manutenzione, telepedaggio, parcheggio, ecc.;
• Compatibilità con l’ERP aziendale: facilita la contabilizzazione;
• Costi fissi e variabili: canone annuo, commissioni nascosta, ecc.

Alcuni fornitori ideali per ampie flotte potrebbero non essere convenienti per piccole aziende. Un confronto su misura è essenziale per fare la scelta giusta.

Cosa ricordare

Le carte carburante rappresentano uno strumento potente per ottimizzare la gestione delle spese legate alla mobilità aziendale. Grazie ai benefici fiscali, ai servizi aggiuntivi e alle possibilità di sconto o prezzo fisso, ogni impresa può trarne vantaggi concreti. Tuttavia, per massimizzare il risparmio, è indispensabile confrontare le offerte in base alla dimensione della flotta e alle esigenze specifiche.

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