Quale stampante professionale scegliere per la tua azienda ?

Come scegliere la stampante professionale giusta per la propria attività? La risposta, ovviamente, non è univoca. Infatti, si tratta di una scelta che va ponderata attentamente, tenendo conto di vari aspetti, come il livello di efficienza, le funzionalità, il prezzo, ecc.

In questo articolo andremo ad analizzare i criteri di scelta e le caratteristiche delle migliori stampanti professionali laser o inkjet, come: velocità di stampa, risoluzione, connettività, costi di mantenimento e tanto altro ancora.

I criteri per la scelta di una stampante professionale

La stampante ideale per ufficio deve rispondere alle esigenze specifiche dell’azienda, offrendo un buon equilibrio tra qualità e prezzo.
Nella scelta, è importante considerare la risoluzione di stampa, soprattutto per i settori creativi e fotografici, la velocità in pagine per minuto, la connettività disponibile — come USB, Wi-Fi o NFC — e le funzionalità integrate, come scanner o stampa fronte/retro automatica.
Per gli usi più professionali legati all’immagine, contano anche la fedeltà cromatica e il supporto a formati di stampa più ampi.

1 - Tecnologia di stampa

Le piccole e medie imprese possono scegliere tra stampanti laser , stampanti a getto d’inchiostro (inkjet) e modelli multifunzione, in base al volume e al tipo di lavoro. Le stampanti laser garantiscono alta velocità e costi ridotti per pagina, ideali per uffici con grandi volumi di documenti. Le inkjet, più economiche e compatte, offrono buona qualità di stampa a colori per attività con volumi moderati.

Le multifunzione combinano stampa, scansione e copia in un solo dispositivo, ottimizzando spazio e produttività. In crescita anche la stampa 3D professionale, ormai diffusa nei settori design, architettura, medicale e automotive per la prototipazione rapida e la produzione personalizzata.

2 - Risoluzione di stampa

Per alcuni settori, la risoluzione di stampa è un plus di primaria importanza. Pensiamo, ad esempio, agli studi fotografici o pubblicitari. Quando l'aspetto grafico è fondamentale, allora la stampante professionale ideale dovrà offrire un'alta risoluzione.

La risoluzione di stampa permette di ottenere il massimo livello qualitativo dell'immagine che si desidera stampare. Ovviamente, se si intendono stampare esclusivamente documenti, come fatture o bolle di accompagnamento, investire in una stampante ad alta risoluzione non ha senso.

3 - Velocità di stampa

La velocità di stampa di una stampante, laser o a getto d’inchiostro, si misura in pagine per minuto o PPM, (acronimo di Pages per Minute). Questo parametro dovrà essere valutato attentamente soprattutto quando, nella propria realtà lavorativa, si ha la necessità di stampare grandi quantità di pagine.

4 - Connettività

Le nuove tecnologie offrono funzionalità sempre più sofisticate in modo da ottimizzare il lavoro in ufficio, anche per quanto riguarda la stampa. Oltre alla classica porta USB, le stampanti professionali moderne includono connessioni Wi-Fi 6, Ethernet, Bluetooth e compatibilità con AirPrint, Mopria o Google Cloud Print per gestire la stampa da remoto o da dispositivi mobili.

Grazie alla connettività wireless, le migliori stampanti professionali sono equipaggiate di tecnologie "device-to-device", come l’NFC (Near Field Communication). Si tratta di una tecnologia che permette la trasmissione di dati contactless tra dispositivi che si trovano vicini.

5 - Funzionalità aggiuntive

Una stampante multifunzione professionale include più funzioni in un solo dispositivo. Infatti, oltre a stampare - in bianco e nero o a colori - può anche fotocopiare, inviare fax e scannerizzare. Inoltre - come già citato precedentemente - in commercio si trovano stampanti Wi-Fi con funzioni wireless, che possono essere configurate in rete e che consentono di inviare le stampe anche da cellulare o tablet.

In alcune stampanti professionali troviamo anche gli alimentatori automatici di documenti (ADF), capaci di gestire più copie in una sola volta e di produrre opuscoli, come stampa duplex, pinzatura, piegatura, ecc.

I costi associati all'acquisto di una stampante professionale

Quando si intende acquistare una stampante professionale bisogna considerare non solo il prezzo della stampante, ma anche quelli che sono i costi dei materiali di consumo e della manutenzione.

Il costo iniziale di acquisto

Nel 2025, i prezzi delle stampanti professionali partono da circa 150-200 € per i modelli base e possono superare i 2.000 € per quelli ad alte prestazioni, a seconda della velocità, del formato e delle funzionalità integrate. Sono tantissime le variabili che determinano tale differenza di prezzo; come tecnologia di stampa, velocità, risoluzione e funzioni incluse all-in-one. Nel settore della stampa 3D professionale, i prezzi variano da circa 2.500 € per i modelli desktop avanzati fino a oltre 80.000 € per soluzioni industriali di grande formato, in base alla tecnologia e ai materiali impiegati.

Il costo dei materiali di consumo

Prima di acquistare una stampante professionale - a colori, laser o a getto d'inchiostro - è bene valutare anche i costi dei consumabili. Ecco perché, sempre più persone scelgono la stampante in base al prezzo di toner e cartucce di ricambio.

Coloro che cercano il risparmio potranno optare per una stampante che monta anche cartucce compatibili con quelle dei brand più popolari, come Epson, Brother , Xerox, ecc. Il toner delle stampanti laser, pur avendo un prezzo più alto rispetto alle cartucce per inkjet, prevede una sostituzione meno frequente.

Il costo della manutenzione

Eventuali interventi di manutenzione ordinaria, come pulizia o sostituzione di alcune sue parti, prevedono dei costi che variano in base a modello, abbonamento e casa produttrice. Il prezzo può variare da una cinquantina a diverse centinaia di euro.

Per facilitare il confronto, ecco una tabella riassuntiva del costo medio di possesso:

Meglio scegliere una stampante monofunzione o multifunzione?

Anche in questo caso, si tratta di una scelta che dovrà essere presa in base alle proprie necessità lavorative. La stampante monofunzione, solitamente economica e user-friendly, potrebbe essere l'opzione più indicata per gli uffici in cui dispositivi come scanner e fotocopiatrici sono già presenti.

La stampante multifunzione, invece, permette di effettuare più operazioni attraverso un unico dispositivo, e di gestire la stampa - e non solo - con funzionalità “smart”.

Stampante monofunzione

La stampante monofunzione presenta la sola funzione di stampa, a colori o in bianco e nero. Solitamente non viene consigliata per uso professionale, proprio perché non possiede altre funzionalità particolarmente utili in ufficio. Tuttavia, in alcune realtà lavorative può essere consigliata.

Stampante multifunzione

Le stampanti multifunzione, oggi si integrano perfettamente in qualsiasi contesto professionale e aziendale. Dotate di molteplici funzioni integrate, permettono di lavorare in Cloud e di interagire, in sicurezza, con altri dispositivi.

Le stampanti multifunzione Wi-Fi di ultima generazione – come i modelli HP Smart Tank , Canon MAXIFY o Kyocera Ecosys – permettono la stampa e la scansione da qualsiasi dispositivo in rete, garantendo produttività e sicurezza anche negli ambienti ibridi. Nel 2025, la compatibilità con app dedicate e piattaforme cloud come Microsoft 365, Google Workspace o Dropbox Print consente di condividere e stampare documenti in tempo reale, anche da smartphone e tablet.

Stampa in bianco e nero o a colori?

Se si utilizza la stampante solo per fatture e documenti non elaborati è consigliato comprare una stampante monocromatica. Ciò permetterà di risparmiare notevolmente sul prezzo di toner o cartucce.

Se invece, oltre ai documenti, si ha la necessità di stampare anche immagini, fotografie, progetti grafici e simili, allora la stampante a colori sarà un must. Laser o inkjet, le stampanti a colori sono disponibili nelle versioni più economiche - come Epson Expression Home - o più performanti e tecnologicamente avanzate, capaci di stampante nel formato maxi (plotter).

Stampante laser o stampante a getto d'inchiostro?

Le stampanti professionali multifunzione possono essere sia laser che inkjet. Entrambe queste due categorie esistono sia a colori che monocromatiche, indicate per la stampa in bianco e nero. La differenza tra stampante laser e stampante a getto d'inchiostro sta principalmente nella velocità di stampa e nella tipologia di consumabili.

- Stampante laser

Le stampanti laser multifunzione sono generalmente più costose rispetto a quelle a getto d'inchiostro, poiché riescono a raggiungere una velocità di stampa elevata e permettono di realizzare grandi quantità di copie in breve tempo. Quelle a getto d'inchiostro, invece, seppure più economiche, risultano essere un po' più lente nel realizzare le stampe.

- Stampante a getto d'inchiostro

Le stampanti inkjet utilizzano cartucce a getto d'inchiostro mentre le stampanti laser adoperano toner e drum stampanti. La tecnologia a getto d'inchiostro permette di ottenere colori più sgargianti e vividi, perciò è indicata per la stampa artistica e fotografica.

Cosa ricordare

Scegliere la stampante professionale giusta richiede una valutazione precisa in base all’attività svolta, al volume delle stampe e alla qualità desiderata. Le opzioni nel 2025 spaziano dai modelli inkjet economici alle stampanti multifunzione laser ad alte prestazioni, fino alle soluzioni 3D professionali per la prototipazione e la produzione su misura.
Non dimenticare di considerare i costi complessivi nel tempo, inclusi materiali di consumo e manutenzione. E se lavori nel settore creativo, valuta attentamente le caratteristiche di una stampante fotografica con qualità professionale o di un sistema 3D dedicato.
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