Come valutare un fornitore di sistemi di tracciamento

Scegliere i giusti fornitori di sistemi di tracciamento è fondamentale per garantire un monitoraggio affidabile, sicuro e realmente utile alla gestione della flotta. Nel 2026, le aziende cercano partner in grado di offrire soluzioni scalabili, integrate con i software gestionali e conformi al GDPR e alle regole italiane sul trattamento dei dati e sul controllo a distanza dei lavoratori.
Per evitare errori e costi nascosti, è importante confrontare tecnologia, assistenza e condizioni contrattuali prima di firmare.

Affidabilità e accuratezza del sistema di tracciamento

Continuità operativa e qualità del servizio

Quando si sceglie un fornitore di sistemi di tracciamento per flotte aziendali , l’affidabilità del servizio deve essere un criterio prioritario. In ambito logistica e fleet management, un sistema instabile o con interruzioni frequenti può compromettere la gestione operativa, generare ritardi nelle consegne e aumentare i costi indiretti.

Il fornitore deve quindi garantire una piattaforma sempre accessibile, con aggiornamenti regolari, un’infrastruttura cloud solida e livelli di servizio chiari (SLA).
È altrettanto importante che il sistema funzioni correttamente in contesti reali e complessi: aree industriali, tratte extraurbane, zone con copertura variabile o attività con veicoli che entrano spesso in parcheggi sotterranei o magazzini.

Precisione dei dati e report per decisioni più efficaci

Un sistema di tracciamento non serve solo a vedere dove si trova un veicolo: deve produrre dati precisi e utilizzabili. L’accuratezza della geolocalizzazione, la frequenza di aggiornamento, la qualità dei report e la capacità di rilevare eventi (soste, deviazioni, anomalie, velocità, tempi di inattività) sono elementi decisivi.
In particolare, nella gestione di flotte e merci, la precisione del tracking influisce direttamente su scelte strategiche come ottimizzazione dei percorsi, riduzione dei chilometri superflui, controllo dei tempi di consegna e monitoraggio dei costi di carburante.

Per questo è fondamentale scegliere fornitori che offrano soluzioni aggiornate, affidabili e adatte al contesto operativo dell’azienda, con dashboard chiare e reportistica utile anche per audit interni, controllo di gestione e analisi KPI.

Compatibilità

I sistemi di tracciabilità si trovano spesso a dover comunicare con altri dispositivi esterni per il passaggio dei dati nella catena, come ad esempio QR Code, Data Analytics, Internet of Things e per far in modo che questo passaggio di trattamento di dati tra più sistemi e tra utenti anche diversi da loro non venga danneggiato o peggio, perduto, è necessario andare alla ricerca di fornitori provvisti di sistemi di tracciamento compatibili con i principali sistemi aziendali, tramite API, connettori o integrazioni certificate (ERP, TMS, WMS).

Personalizzazione

Ogni azienda è diversa e richiede che siano diverse le necessità da soddisfare, per questo un altro dei fattori da ricercare risiede anche e soprattutto nella personalizzazione. Esistendo sistemi così avanzati e specializzati in vari settori, compiere la scelta giusta per il proprio ambiente risulterà come un asset vincente per la propria azienda, per il fornitore e per il corretto svolgimento della data analysis.

Ad esempio per un'azienda che si trova a dover lavorare in esterna e a dover coprire alte bande di distanza, sarà opportuno usufruire della tecnologia GPS ideale per utilizzo outdoor; in ambienti interni può risultare meno preciso e spesso viene integrato con tecnologie come UWB, RFID o BLE; o ancora, per un'azienda il cui lavoro principale è svolto da una flotta di carrelli elevatori, l'opportuna tecnologia da utilizzare risulta quella chiamata UWB (Ultra Wide Band), particolarmente adatta per la localizzazione in ambienti interni con alta precisione (es. magazzini, carrelli elevatori).

Sicurezza e protezione dei dati nel sistema di tracciamento

Cifratura, accessi e gestione dei dati sensibili

Quando si parla di sistemi di tracciamento, è impossibile non considerare il tema della sicurezza. Le piattaforme digitali sono un grande vantaggio per la gestione e l’archiviazione dei dati, ma non sono mai sicure al 100% se non vengono adottate misure adeguate. Per questo è fondamentale scegliere un fornitore che garantisca: cifratura dei dati, gestione dei ruoli e degli accessi, log di tracciabilità, backup regolari e policy chiare di conservazione delle informazioni.

Tracking e tracing: continuità e dati sempre verificabili

Un sistema di tracciamento efficace deve garantire sia il monitoraggio in tempo reale sia la ricostruzione storica dei percorsi, con dati sempre accessibili, affidabili e verificabili.

• Tracking (tempo reale): permette di seguire mezzi e merci in diretta, individuare deviazioni, soste anomale o problemi operativi.

• Tracing (storico): consente di ricostruire i percorsi effettuati, utile per audit, contestazioni, analisi KPI e reportistica.

• Continuità operativa: i dati devono restare disponibili anche in caso di guasto, cambio dispositivo o migrazione di piattaforma.

• Dati verificabili: il sistema deve offrire log, storico e report consultabili per dimostrare attività e spostamenti.

• Rischio in caso di perdita dati: senza storico e backup, l’azienda perde sia il controllo in tempo reale sia tutte le informazioni delle spedizioni già effettuate.

Assistenza clienti: un criterio decisivo nella scelta del fornitore

Supporto reattivo e SLA chiari per flotte operative

Per le aziende, l’assistenza clienti è spesso un fattore determinante nella scelta di un fornitore di sistemi di tracciamento. Un supporto tecnico efficiente, con SLA chiari, tempi di risposta garantiti e canali dedicati, diventa essenziale soprattutto per flotte operative e attività logistiche. In caso di malfunzionamento del dispositivo, necessità di sostituzione immediata o aggiornamenti indispensabili, una risposta lenta può compromettere la continuità del servizio e generare costi indiretti. Questo impatta non solo sull’immagine del fornitore, ma anche su quella dell’azienda verso i propri clienti.

Competenze tecniche e problem solving: on-site o da remoto

Un servizio clienti efficace richiede anche un elevato livello di competenza e capacità di problem solving. Che si tratti di interventi sul posto o, più frequentemente, di supporto da remoto via web, è fondamentale che il team tecnico sappia individuare rapidamente la causa del problema e spiegare con chiarezza le azioni necessarie per risolverlo. Questo riduce i tempi di fermo, migliora l’esperienza d’uso e aumenta la fiducia dell’azienda nella soluzione adottata.

Infine, un criterio decisivo nella scelta di un fornitore di sistemi di tracciamento è il costo totale, che non deve essere valutato solo sul prezzo mensile per veicolo .

Nel 2026, le aziende devono ragionare in termini di TCO (Total Cost of Ownership), cioè il costo complessivo della soluzione nel tempo, includendo hardware, software, installazione, assistenza e servizi accessori.

Cosa incide davvero sul prezzo di un sistema di tracciamento

• Numero di veicoli da monitorare (flotta piccola vs multi-sede).

• Tipologia di dispositivo (GPS base, telematica avanzata, OBD/CAN).

• Funzionalità incluse (solo posizione vs consumi, manutenzione, stile guida, geofencing).

• Livello di reportistica e dashboard disponibili (base o personalizzate).

• Supporto e SLA (assistenza standard vs 24/7).

• Integrazioni con software aziendali (ERP, TMS, CRM, gestione logistica).

Attenzione ai costi nascosti

Per evitare sorprese, è fondamentale verificare in anticipo:

• costi di installazione e configurazione iniziale

• eventuali canoni per SIM dati / connettività

• costi di formazione del personale

• tariffe per report avanzati o moduli aggiuntivi

• condizioni di recesso, penali e durata minima del contratto

• clausole di reversibilità e restituzione dei dati

Come confrontare i fornitori in modo corretto

Nel confronto tra fornitori, non è consigliabile basarsi solo sul prezzo: una soluzione più economica ma poco affidabile può generare costi indiretti più elevati (errori operativi, tempi persi, dati incompleti).

Il metodo più efficace è richiedere più preventivi comparabili, verificando per ogni offerta:

• funzionalità incluse

• qualità del supporto

• livello di sicurezza

• conformità GDPR

• possibilità di integrazione con strumenti già utilizzati in azienda

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