Tutto quello che c'è da sapere sulla geolocalizzazione dei veicoli aziendali

Con l'espressione "geolocalizzazione dei veicoli aziendali" si fa riferimento all'attività di monitoraggio delle auto utilizzate dai dipendenti, attraverso l'installazione di apposite apparecchiature satellitari. L'obiettivo è individuare la posizione esatta del veicolo e ricostruirne gli spostamenti, onde ridurre i costi di gestione e supportare il conducente in caso di guasti o imprevisti di varia natura. È possibile tenere traccia della flotta aziendale attraverso l'uso di diverse tipologie di dispositivi. Scopriamo quali.

Le diverse tipologie di geolocalizzazione dei veicoli aziendali

Geolocalizzazione tramite GPS

Il sistema di localizzazione satellitare consente di monitorare spostamenti di veicoli, persone e oggetti appartenenti a un'azienda. I tracker GPS installati a bordo dei veicoli trasmettono le coordinate geografiche con la posizione esatta del mezzo a software in grado di decodificare i dati. Con questo sistema è possibile effettuare il tracciamento del veicolo in tempo reale. I dispositivi GPS impiegati possono offrire diverse funzioni. Ad esempio, sono in grado di tracciare, offrire uno storico degli spostamenti e fornire ulteriori informazioni utili.

Geolocalizzazione via GSM

Sfruttando i dati della rete cellulare e interrogando Google, è possibile determinare la posizione di un veicolo anche usando un semplice modulo GSM. Sebbene abbiano un margine d'errore più ampio, questi geolocalizzatori possono aiutare datori di lavoro e Fleet Manager a capire se il conducente sta seguendo il percorso pianificato o meno.

Geolocalizzazione tramite Wi-Fi

È sufficiente uno smartphone collegato a una rete Wi-Fi per rilevare la posizione esatta di un mezzo. Lo stesso vale per le decine di altri prodotti capaci di connettersi alla rete. Come funziona? Ogni access point, anche se privato, visualizza due dati: il nome della rete, detto SSID (Service Set Identifier), e il MAC Address, ovvero l'indirizzo fisico dell'interfaccia di rete. Se il primo può essere modificato o nascosto, il secondo è legato all'hardware e non cambia mai. Google, Apple e le altre grandi aziende che utilizzano i servizi di localizzazione per vari scopi hanno cominciato, già da diversi anni, a compilare mappe dettagliate con la posizione GPS di tutti gli hotspot nel mondo. Inizialmente, Google lo ha fatto impiegando le auto che mappavano le strade per Google Maps: mentre fotografavano luoghi e strade, segnalavano anche le reti Wi-Fi presenti sul percorso associandole a una posizione GPS. Oggi, invece, sono gli stessi smartphone, ogni volta che il GPS è attivo, ad inviare in maniera anonima l'elenco delle reti Wi-Fi per ogni specifica posizione.

Vantaggi e svantaggi dei vari tipi di geolocalizzazione

Il sistema di localizzazione satellitare offre diversi benefici alle aziende, soprattutto per quel che riguarda la gestione delle flotte. Il vantaggio principale del GPS sta nella sua capacità di tracciamento dei veicoli, che consente di valutare gli spostamenti e le prestazioni dell'auto, ma anche lo stile di guida del conducente. L'integrazione tra localizzatori GPS e nuove tecnologie consente anche di fornire feedback ai guidatori in modo da aiutarli a modificare il proprio stile di guida per una mobilità più sostenibile, sia dal punto di vista ambientale che economico. Il tracciamento tramite GSM prevede un margine d'errore più ampio. Tuttavia, si tratta di un sistema davvero economico. L'acronimo GSM sta per Global System for Mobile, espressione che fa riferimento alla rete di telefonia tradizionale che ognuno di noi utilizza per effettuare le chiamate. Il GSM è in grado di trasmettere informazioni preziose utilizzando una semplice scheda SIM, proprio come quelle presenti negli smartphone. Tutto ciò che occorre è un semplice modulo GSM, reperibile in commercio a prezzi estremamente convenienti. La geolocalizzazione tramite Wi-Fi è sempre più diffusa, in virtù del numero sempre più elevato di reti pubbliche e private presenti sul territorio. Tuttavia, se in città può tornare utile e garantire informazioni abbastanza precise, lo è molto meno quando il mezzo attraversa aree rurali.

I vantaggi della geolocalizzazione dei veicoli aziendali

Quali sono i benefici derivanti dalla geolocalizzazione dei veicoli aziendali?

• Ottimizzazione dei viaggi e della produttività
• Riduzione dei costi per il carburante e la manutenzione ordinaria e straordinaria
• Tempi ammini­strativi ridotti grazie alla minore quantità di telefonate ai conducenti
• Accesso in tempo reale, 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, ai dati relativi alla posizione del veicolo, utili a rilevare eventuali furti o comportamenti non autorizzati
• Maggior sicurezza del conducente e del veicolo

Vantaggi per i clienti

Senza un buon sistema di localizzazione e una gestione efficiente dei trasporti e della flotta aziendale, i tempi di consegna difficilmente verranno rispettati. In questo modo, diventa sensibilmente più complicato gestire i reclami presentati dai clienti finali. La mancanza di un buon sistema di controllo della flotta può, quindi, complicarne la gestione e causare costi più elevati, oltre a determinare la mancata soddisfazione dei clienti, i quali potrebbero rivalersi sull'azienda responsabile del ritardo.

Veicoli aziendali

La gestione della flotta aziendale tramite localizzatori GPS è possibile grazie a una tecnologia collaudata che va oltre la tracciatura su mappa. Immaginiamo di non poter monitorare i veicoli aziendali: senza conoscerne la posizione precisa, sarà necessario ricorrere a diverse congetture. Un sistema di tracciamento GPS, invece, è esattamente ciò di cui un Fleet Manager ha bisogno per migliorare la produttività della flotta, ridurre i costi operativi, ottimizzare l'efficienza dei conducenti e assumere decisioni corrette. Attraverso i report forniti dal software è possibile analizzare i chilometri percorsi, i tempi di percorrenza, lo stile di guida dei conducenti, i consumi di carburante e i tempi di inattività. Tutto ciò contribuisce a rendere i veicoli aziendali più efficienti, a ridurre il rischio di guasti e a minimizzare la necessità di interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria.

I costi

Scegliere un abbonamento permette di limitare l'investimento iniziale e di beneficiare di un sistema di localizzazione completo e funzionante, che include materiali, software e manutenzione. In genere, i prezzi degli abbonamenti variano tra i 16 e i 100 euro al mese per ciascun veicolo.

Geolocalizzazione dei veicoli aziendali: cosa dice la legge?

È possibile geolocalizzare le auto aziendali?

L'installazione di un localizzatore GPS su un'auto aziendale può rispondere a molteplici esigenze: organizzative, di tutela del veicolo, produttive, assicurative. Se in alcuni casi serve un accordo preventivo con il sindacato o l'Ispettorato Nazionale del Lavoro, in altri non è necessario. Quando il tracker GPS è funzionale allo svolgimento dell'attività lavorativa, o addirittura previsto dalla legge (ad esempio in caso di trasporto di valori superiori a 1,5 milioni di euro), non è richiesto nessun genere di accordo. Se, invece, l'installazione del GPS si rende necessaria per esigenze produttive, di sicurezza o assicurative, allora non è possibile prescindere dall'accordo. Il dipendente deve comunque essere informato della presenza del dispositivo di controllo a bordo del mezzo.

È possibile geolocalizzare un veicolo senza informare il dipendente (GPS spy tracker)?

Il Garante della Privacy ha indicato alcuni adempimenti obbligatori per i datori di lavoro. Nel provvedimento n. 370 del 4 ottobre 2011, l'Authority specifica come i veicoli aziendali dotati di localizzatore debbano recare sempre la vetrofania "Veicolo sottoposto a localizzazione". In un provvedimento successivo è stato stabilito che:

• quando la localizzazione è attiva deve essere segnalata al lavoratore con apposita icona
• il tracciamento deve essere disabilitato durante le pause lavorative

In quali sanzioni può incorrere il datore di lavoro che non rispetta la legge?

Qualora il datore di lavoro non dovesse rispettare le indicazioni fornite dal legislatore, allora potrebbe incorrere in sanzioni commisurate alla gravità del reato. Spetta al magistrato stabilire eventuali misure punitive.

Diritti dei lavoratori: cosa dice il GPDR?

I dati forniti dal sistema di localizzazione devono essere utilizzati secondo i principi stabiliti dal legislatore. A tal proposito, il Regolamento UE 2016/679 parla in maniera chiara di trasparenza, liceità, correttezza e minimizzazione. Inoltre, le informazioni ottenute devono essere utilizzate nel rispetto del dipendente e in maniera pertinente alle finalità dell'azienda. I dipendenti devono essere sempre informati preventivamente tramite apposita informativa.

È possibile rifiutarsi di guidare un veicolo geolocalizzato?

La legge nega la possibilità di rifiutare la geolocalizzazione del veicolo se il datore di lavoro opera nel rispetto della legge. Tuttavia, in caso di possibilità di utilizzo promiscuo del veicolo, ai dipendenti è consentito di disattivare temporaneamente il sistema di tracciamento.

Come disattivare il sistema di localizzazione del veicolo?

Cercando tra le impostazioni del sistema è possibile individuare l'opzione per lo spegnimento del GPS. Se il sistema GPS installato sull'auto "comunica" con lo smartphone tramite apposita app, dovrebbe essere possibile disattivarlo accedendo alle impostazioni di quest'ultima.