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Buoni regalo: la guida completa per la tua azienda

La limitazione del potere d’acquisto, la stagnazione dei consumi, la sfiducia verso le imprese, lo sfaldamento dei legami personali in azienda: l’economia contemporanea sembra oggi sconvolta frequentemente da tutti questi problemi, che possono sembrare insormontabili allo stato attuale. Tuttavia, esistono soluzioni di diversa natura e una serie di strumenti economici dinamici, che, al contrario, risultano vantaggiosi per i lavoratori e soprattutto per le aziende. I buoni regalo ne costituiscono un ottimo esempio. Ma se vogliamo davvero usufruire al meglio di tale strumento, è importante sapere con precisione quali sono i soggetti coinvolti e quali sono le regolamentazioni vigenti, quando decidiamo di fare ricorso a questo genere di buoni. Inoltre, bisogna sapere quali sono i vantaggi concreti che possono apportare agli uni e agli altri.

A ciascuno il suo: i buoni regalo e la flessibilità di uno strumento economico moderno

Come suggerisce la parola stessa, i buoni regalo sono in uno strumento di pagamento alternativo. Questi buoni rappresentano in genere il corrispettivo di una somma di denaro grazie alla quale diventa possibile effettuare degli acquisti di varia natura. Di norma, la somma che un buon regalo contiene viene erogata a titolo gratuito da parte di un erogatore verso un beneficiario (tanto nel caso di cittadini privati che nel caso di aziende di qualsiasi settore nei riguardi dei loro dipendenti).

Chi può beneficiare dei buoni regalo?

I destinatari o i beneficiari di questa tipologia di buoni possono essere di natura molto varia. Cittadini normali possono farvi ricorso ad esempio quando mancano tempo e idee per fare un regalo a un caro o un amico in occasione di una festività o di una ricorrenza speciale. Ma i buoni o le carte regalo sono utilizzati di frequente dalle aziende (tanto le piccole che le medie e grandi imprese) che le offrono ai dipendenti in qualità di beneficiari diretti. Tuttavia, possono usufruire di queste forme di regalo anche soggetti diversi, come ad esempio i partner e gli altri collaboratori commerciali, i fornitori, gli stagisti o addirittura i semplici clienti.

Breve zoom sulla regolamentazione per i clienti e i fornitori

Rispetto a tutte queste categorie di soggetti, i buoni regalovengono considerati come un omaggio. Di conseguenza, possono essere dedotti fiscalmente, e la loro deducibilità viene regolamentata in Italia seguendo quanto previsto dalle norme sulle spese di rappresentanza (con particolare riferimento all’art. 108, comma 2 T.U.I.R. e D.M. 19/11/2008). Il limite massimo dell’importo deducibile è di un massimo di 50 € per ciascun partner.

La gratuità e la libertà di attribuzione dei buoni regalo

Ciascuna azienda ha la libertà, vale a dire non è in alcun modo obbligata, di attribuire dei buoni regalo ai propri dipendenti. Inoltre, la scelta aziendale non è mai vincolata da nessun tipo di accordo formale, né di natura sindacale né di natura contrattuale specifica. In questo senso, le ragioni che spingono le aziende a scegliere di utilizzare questi buoni dipendono da alcune strategie precise. Può trattarsi di strategie di gestione delle risorse, del personale o anche di strategie di marketing interno ed esterno. In alcune occasioni, le scelte sono relative alla gestione del rapporto che l’azienda desidera intrattenere con i dipendenti per motivarli. In altri casi può invece trattarsi più semplice di un progetto di valorizzazione dell’immagine dell’azienda stessa. Non bisogna sottovalutare che in quanto strumento economico, le aziende fanno ricordo ai buoni soprattutto in relazione ai calcoli dei vantaggi economici che possono derivarne.

L’azienda può erogare ai suoi dipendenti uno o più buoni durante un anno solare di attività, per un importo totale non superiore ai 258, 23 € a persona.

Costi buoni regalo

Le aziende che offrono dei buoni ai loro dipendenti sono esse stesse clienti delle cosiddette aziende emettitrici, ovvero quelle che forniscono e/o distribuiscono i buoni. Ve ne sono infatti di due tipi, quelle monomarca, che sono a loro volta distributrici anche dei beni servizi da acquistare (Amazon, IKEA, Decathlon, ecc.), e quelle multimarca (Edenred, Cadhoc, Sodexo, ecc.), che emettono esclusivamente dei buoni alle aziende, mediando tra queste e gli esercizi convenzionati. Questi fornitori sono gruppi internazionali e nazionali, presenti sia on-line sia fisicamente sul territorio nazionale attraverso punti vendita specializzati dove acquistare i buoni. I costi relativi all’acquisto di buoni da parte delle imprese, al di là delle esenzioni fiscali, sono rappresentati dai costi di consegna, di stampa eventuale, di personalizzazione e di gestione.

 Buoni regalo

Varietà e vantaggi dei buoni regalo

Come effettuare la scelta migliore nella pletora di offerte di buoni regalo? Per rispondere, è necessario premettere che la scelta dei buoni regalo più appropriati non può che essere relativa alle esigenze di ognuno. Le tipologie di buoni possono infatti essere tra loro molto differenti: la loro durata e la scadenza può variare talvolta in modo significativo. Ma le differenze sono notevoli anche per quanto riguarda l’importo, la tipologia merceologica, nonché il formato, la modalità di acquisto, i negozi e le piattaforme di riferimento che costituiscono i partner essenziali per il buon funzionamento dei buoni. Ognuno di questi criteri mostra diversi vantaggi di questi strumenti.

Il formato

I buoni regalo aziendali possono essere erogati in due formati: un primo formato, più classico, è quello cartaceo. Negli ultimi anni sta prendendo sempre più piede il formato digitale dei buoni. Nel primo caso si tratterà di coupon cartacei del tutto identici ai più noti buoni pasto. Questo tipo di buoni è da considerare equivalente agli importi monetari diversi scelti dal soggetto che intende impiegarli per fare la sua offerta. Nel caso dei buoni dal formato digitale, invece, si otterrà in realtà un codice alfanumerico, che permetterà di fare acquisti on-line, il che rende sicuramente il loro uso più immediato e veloce.

La durata dei buoni regalo

Un aspetto da tenere in conto che è sicuramente importante per quanto riguarda entrambi i tipi di buoni richiamati, è la libertà d’uso rispetto ai tempi di validità. Di norma, tutti buoni hanno una validità che è compresa tra 1 e 2 anni. La cosa molto importante da ricordare al momento dell’acquisto è che il tempo di validità deve essere chiaramente indicato nel momento sul buono stesso. Nel caso in cui la durata dei buoni regalonon è espressa in maniera chiara sul fronte o sul retro del buono, si assume che il diritto a beneficiarne sia di 10 anni dal momento dell’emissione, secondo quanto previsto dalla prescrizione ordinaria. Tuttavia, è consigliabile chiedere ragguagli alla società che emette i buoni, e farsi indicare in maniera non equivoca quanto il bono in questione duri. In effetti, a volte alcuni buoni possono eventualmente presentare la dicitura “senza limite di validità”: questo espediente permette di evitare al beneficiario il fastidioso inconveniente di un rifiuto del buono da parte dell’esercente. In alcuni casi, i fornitori possono proporre di cambiare il buono nel periodo antecedente la data di scadenza, in modo da rinnovare il periodo di validità.

L’importo

Un altro vantaggio concerne l’autonomia nella scelta degli acquisti in relazione al valore dei buoni regalo per dipendenti. Questo è infatti variabile e suddiviso in più pezzi in modo da calibrare gli acquisti in funzione delle proprie esigenze. In genere si possono trovare a seconda dei fornitori, buoni che partono da un minimo di 5 € fino a un massimo di un centinaio di euro, passando per importi intermedi (20 €, 50 €). L’importo totale di ogni buono deve essere speso e non può dare origine a rimborsi o cambi in denaro.

Modalità di acquisto

Le modalità e la varietà dell’acquisto offrono grande libertà di scelta ai beneficiari. In effetti, a seconda del formato cartaceo oppure digitale, i buoni possono essere spesi in negozi convenzionati e sulle piattaforme di e-commerce, a condizione che anch’esse siano convenzionate. La situazione può infatti variare secondo le piattaforme. Ci sono buoni che consentono di poter fare acquisti solo a partire dal catalogo interno della piattaforma in questione. In altri casi, in particolare in quello di piattaforme generali di e-commerce, c’è la possibilità di scegliere tra un maggiore numero cataloghi, che vengono proposti dalle varie marche aderenti all’iniziativa.

 

Un esempio concreto: i buoni regalo Amazon

Per comprendere il funzionamento generale dei buoni, prendiamo i buoni Amazon, che sono un’ottima semplificazione del sistema dei buoni, e in particolare di quelli elettronici. Come abbiamo detto, i buoni elettronici possono essere spesi per l’uso personale, possono essere regalati a terzi (amici, conoscenti, dipendenti, ecc.) altri, oppure possono essere collegati al proprio account.

Formato

I buoni Amazon possono avere tre formati. Un primo formato è quello elettronico, che deve essere stampati in un secondo momento e prima dell’acquisto. Un secondo formato è invece quello digitale vero e proprio, la cui caratteristica principale è la dotazione di un codice alfanumerico. C’è un terzo formato di buoni Amazon che si può trovare sul mercato, e consiste nei buoni offerti o acquistati come carta o cofanetto regalo. Tutti questi formati sono equivalenti in termini di mezzo di pagamento e per il loro funzionamento non c’è necessità dell’uso di carta di credito né del pagobancomat.

Come spendere i buoni regalo

Navigando sul sito di Amazon, è possibile effettuare più acquisti. In questo modo, si procede fino a un progressivo esaurimento dell’importo del buono. Questa spesa progressiva può essere realizza in una sola occasione oppure in più occasioni, perché la spesa del buono è frammentabile. L’importo minimo del buono è di pochi centesimi e può arrivare fino a un massimo di 200 €.

Funzionamento e utilizzo dei buoni via internet

I buoni possono essere attivati dal sito internet di Amazon oppure dalle applicazioni per smartphone e tablet. Il funzionamento generale è pressoché lo stesso.

-        Attivazione via sito.
In questo caso, basta effettuare il login inserendo la propria mail e la password e, successivamente, cliccare su “aggiungi buono regalo” nella rubrica “buoni regalo”. A questo punto, è necessario inserire il codice ricevuto e poi cliccare sul pannello “aggiungi il mio account”, in modo da associarlo al proprio nome utente.

-        Attivazione via app.
Come per il sito, anche sulla app bisogna prima effettuare il login con mail e password; basta poi premere sull’icona del menu (le tre lineette orizzontali del pannello superiore), selezionare il pannello “Hai già un buono regalo?” e quindi scansionare o inserire il codice ricevuto. Infine, si può procedere con l’attivazione premendo su “Aggiungi al mio account”.

Validità e altri dettagli

I buoni Amazon, come riportato chiaramente dall’azienda, hanno una durata decennale dalla data di emissione e sono spendibili unicamente sul dominio nazionale di Amazon Italia. Non possono essere usati per acquistare a propria volta altri buoni e non sono, come i buoni in generale, rimborsabili in denaro.

Buoni regalo: la normativa in vigore e i vantaggi per le aziende

La normativa che regola l’emissione e la circolazione dei buoni offre numerosi vantaggi fiscali sia per le aziende che per i lavoratori. In particolare, vengono stabiliti alcuni oneri e dispense per ogni attore coinvolto.

Emissione e circolazione dei buoni regalo

Bisogna distinguere tra quattro tipi diversi di relazioni tra i soggetti coinvolti, vale a dire tra:

-        La società emittente del buono e gli esercizi convenzionati;

-        La società emittente e l’azienda erogatrice (rispetto ai dipendenti);

-        L’azienda e i soggetti beneficiari;

-        Gli utenti beneficiari e gli esercizi commerciali.

              

Per le aziende, è molto importante sottolineare che i buoni offerti ai dipendenti sono interamente deducibili. Allo stesso modo, non costituiscono fonte di reddito per i beneficiari e non rientrano nella dichiarazione dei redditi.

Regolamentazione dell’IVA

A partire dal 01/01/2019, la normativa concernente l’IVA sostituisce la precedente RM 21/2011 in conformità alle disposizioni presenti nella Direttiva UE 2016/1065. In particolare, i cambiamenti riguardano la definizione stessa del buono e la distinzione tra buoni monouso e multiuso ai fini dell’applicazione dell’IVA. Rispetto al primo punto, si stabilisce chiaramente l’obbligo di accettare il buono come corrispettivo di una cessione di beni o della prestazione di servizi, i quali sono indicati sul buono stesso o nella documentazione che lo accompagna.

Rispetto alla differenza tra monouso e multiuso, solo la cessione dei buoni da parte dell’azienda emittente a quella cliente (che li eroga poi ai suoi dipendenti) è soggetta ad IVA, in quanto sono noti sia l’imposta dovuta sia il luogo dell’operazione. Rispetto agli altri rapporti e ai buoni multiuso, l’erogazione da parte dell’emittente, la distribuzione gratuita da parte dell’azienda, la cessione di beni o la prestazione di servizi da parte dell’esercizio convenzionato, non sono soggette in alcun caso all’applicazione dell’IVA.

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