Scegliere il fornitore di buoni regalo : Fattori chiave e consigli utili

Sempre più aziende scelgono di utilizzare i buoni regalo come alternativa pratica al denaro contante. Si tratta di uno strumento versatile per premiare i dipendenti, fidelizzare i clienti o ringraziare partner e fornitori.

Prima di decidere quali buoni adottare, è importante conoscere le principali tipologie di fornitori, i servizi offerti e i criteri utili per confrontarli, così da individuare la soluzione più adatta alle proprie esigenze aziendali.

Tipologie di fornitori di buoni regalo

Nel circuito di produzione, di emissione e di riscatto dei premi e degli omaggi, i fornitori di buoni regalo sono essi stessi delle imprese che forniscono questo tipo di beni e di servizi. Più specificamente, i fornitori sono coloro che concretamente emettono alle aziende clienti i buoni che queste erogano in un secondo momento ai loro dipendenti.

Le modalità di relazione con le aziende erogatrici, così come il numero di brand coinvolti nell’emissione e nel riscatto merci, determinano la distinzione tra i cosiddetti fornitori monomarca e fra i fornitori chiamati multimarca.

I fornitori di buoni regalo monomarca

Come dice la parola stessa, si tratta di fornitori che sono essi stessi produttori di beni o servizi di cui beneficeranno i dipendenti delle aziende erogatrici. Per monomarca si deve intendere una gamma di prodotti che appartengono a delle categorie merceologiche diverse, le quali fanno capo ad uno stesso marchio.
Nel caso di grandi piattaforme di e-commerce, i fornitori di un buono regalo monomarca possono includere al loro interno anche più marche, nonché contemplare la presenza di fornitori minori, purché siano convenzionati. I fornitori monomarca forniscono i buoni alle aziende direttamente, senza alcun tipo di mediazione.

Tra questi fornitori, si possono distinguere delle marche generiche, come ad esempio Amazon, Zalando, Ikea, Carrefour, Alì, e anche Coop. Gli stessi buoni Amazon utilizzati in ambito aziendale sono un ottimo esempio di strumenti facilmente scalabili e spendibili, molto richiesti tra le opzioni digitali per premi e incentivi. Ma si possono anche annoverare fra i fornitori monomarca alcune marche più specializzate come Zara, Feltrinelli, Kiko, ecc. Come si può notare, la distinzione tra marche generiche e marche specializzate ricalca in parte quelle delle categorie merceologiche di appartenenza.

Tali marche possono permettere di ottenere sia buoni cartacei, sia buoni regalo online, sia carte regalo.

I fornitori multimarca

A differenza dei precedenti, i fornitori multimarca sono degli specialisti dei buoni regalo che hanno una funzione di intermediazione tra i distributori e le imprese. In altri termini, tali aziende stipulano un contratto con i distributori di beni e servizi e s’interfacciano con le aziende che erogano i buoni ai loro dipendenti, le quali divengono i clienti dei fornitori.

Attualmente sono presenti sul mercato italiano fornitori multimarca come Edenred (Ticket Compliments), Up Day (Cadhoc), Pluxee (Sodexo), BluBe, Pellegrini, Amilon e 360Welfare, tutti con offerte capaci di coprire le esigenze di buoni regalo per aziende italiane anche sotto forma di credito prepagato smart, convertibile in gift card digitali multiple, spendibili su ampi network commerciali.

Valore e costo nella scelta del fornitore di buoni regalo

Le aziende che intendono acquisire dei buoni regalo da erogare ai dipendenti devono prendere in considerazione tutti i costi che un fornitore può esigere rispetto ad alcuni aspetti dei buoni regalo. Per questo è importante fare la distinzione tra il valore del buono e il suo costo. Ai fini IVA , i buoni monouso scontano l’imposta al momento dell’emissione, mentre i buoni multiuso la scontano solo al momento del riscatto presso l’esercente convenzionato (Direttiva UE 2016/1065 recepita con D.Lgs. 141/2018).

Il valore di un buono regalo

Il valore di un buono corrisponde a ciò che effettivamente si può acquistare in termini di beni o servizi. Il valore del buono è anche denominato valore facciale, ovvero quello indicato sul buono stesso o nella documentazione allegata ad esso. Gli importi sono variabili a seconda di ciascun fornitore di buoni e vanno da un minimo di alcuni centesimi ad un massimo di alcune centinaia di euro.

Il costo dei buoni

Il costo di un buono corrisponde invece al prezzo che l’azienda cliente ha pagato per acquistarli, in modo da distribuirli ai propri dipendenti. È in questo caso che l’applicazione dell’Iva potrebbe verificarsi. Al di là di questo aspetto, il costo totale risulta dalla somma del valore del buono con altre spese extra, quali ad esempio spese di spedizione, gestione, personalizzazione, stampa, o per l’uso di piattaforme di gestione. Inoltre, le imprese che scelgono buoni regalo come strumento per incentivare i collaboratori devono considerare l’impatto fiscale previsto per il 2025. 

Nel 2025 i buoni acquisto concessi ai dipendenti come fringe benefit sono esenti da imposte fino a 1.000 € (senza figli a carico) o 2.000 € (con figli a carico), proroga valida fino al 2027 – oltre queste soglie, l’intero importo diventa imponibile. In quest’ottica, molte aziende optano per soluzioni integrate su piattaforme dedicate ai buoni regalo aziendali .

Altri servizi proposti dai fornitori di buoni regalo

Alcuni dei costi che devono sostenere le aziende clienti quando acquistano dei buoni dai loro fornitori corrispondono in effetti all’erogazione di servizi complementari che possono tradursi in vantaggi extra per i beneficiari. Vi sono almeno quattro servizi aggiuntivi proposti dalla maggior parte dei fornitori di buoni regalo.

- La consegna

L’aggiunta di opzioni di sicurezza complementari alle normali modalità di consegna dei buoni più generare dei costi aggiuntivi, solitamente di tipo forfettario.

- La personalizzazione

Molti fornitori possono proporre dei servizi di personalizzazione, quali ad esempio l’aggiunta del nome della società erogatrice sul buono, una gamma cromatica in linea con il logo dell’azienda, dei messaggi personalizzati diretti ai dipendenti o ai partner commerciali, una grafica particolare in occasione di feste o di ricorrenze puntuali. Queste azioni generano dei costi aggiuntivi di realizzazione e di stampa.

- La sostituzione dopo la data di scadenza

Molti buoni hanno una durata limitata, in genere compresa tra uno e due anni. Per offrire un livello di servizio ancora più soddisfacente, alcune imprese fornitrici prevedono la possibilità di sostituire i buoni in scadenza o scaduti da poco con dei nuovi esemplari utilizzabili per la stessa durata, estendendo, e anzi raddoppiando, la durata iniziale degli stessi.

- Il servizio di mailing e digitalizzazione

Si tratta di un servizio rivolto ai beneficiari finali del buono, che consiste in un invio personalizzato. In altre parole, invece di inviare i buoni all’azienda in un unico lotto, l’impresa fornitrice li fa recapitare direttamente a domicilio a ciascuno dei beneficiari. Naturalmente, nel caso di buoni elettronici, l’invio della mail contiene già il coupon sotto forma di codice alfanumerico o di buono da stampare.
Inoltre, le soluzioni più avanzate consentono di integrare i buoni nei wallet digitali  degli utenti, tramite Apple Pay o Google Wallet. I buoni regalo per aziende italiane si stanno gradualmente digitalizzando, aumentando così praticità e tracciabilità nelle campagne di fidelizzazione.

Dove spendere i buoni regalo

I buoni regalo possono essere utilizzati per acquistare un prodotto o un servizio, dunque sono spendibili in tutti i punti vendita convenzionati, che siano essi negozi fisici o online.

A seconda della tipologia di buono esiste una rete dedicata di negozi convenzionati. Il suggerimento è di raccogliere le informazioni relative a dove poterli spendere direttamente presso i siti web delle imprese fornitrici, procedendo secondo area geografica o tipologia di esercizio commerciale.

Il numero e i nomi degli esercizi convenzionati che accettano i buoni rappresentano un vantaggio competitivo fondamentale. La situazione varia sensibilmente a seconda del fatto che il buono sia mono o multimarca.

Un confronto tra alcuni dei principali fornitori di buoni regalo multimarca

I servizi e i vantaggi proposti da queste diverse aziende sono numerosi e in parte simili, poiché tutte devono conformarsi ad alcuni obblighi di legge, tra cui ad esempio l’intera deducibilità dei buoni con un valore complessivo inferiore a 258,23 euro.

Tuttavia, alcuni fornitori si differenziano per completezza del catalogo, canali di distribuzione o spese accessorie. Ad esempio, un’azienda che regala buoni carburante ai dipendenti potrebbe prediligere fornitori con una copertura attiva di stazioni di servizio oppure con pacchetti tematici dedicati alla mobilità sostenibile.

Come scegliere il fornitore giusto

La scelta del fornitore dipende da molteplici fattori strategici per l'impresa. Tra i principali criteri da valutare troviamo:

• Obiettivo del buono: premiare i dipendenti, incentivare vendite, fidelizzare clienti?
• Numero e tipologia di beneficiari: più ampia è la platea, più utile sarà un fornitore con convenzioni capillari.
• Budget: considerando il valore facciale e i costi accessori.
• Esperienza digitale: le aziende che vogliono gestire i buoni in automazione dovrebbero preferire fornitori che offrono integrazione nei wallet e dashboard di monitoraggio.

Cosa ricordare

Nel valutare i fornitori di buoni regalo, ogni azienda dovrebbe bilanciare accessibilità, varietà e convenienza, tenendo conto dell’evoluzione tecnologica e dei cambiamenti normativi. I buoni regalo rappresentano un efficace strumento di gratificazione e fidelizzazione, particolarmente apprezzato nel contesto B2B.
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