Buoni pasto vs buoni acquisto: quale conviene davvero alla tua azienda?

La scelta tra buoni pasto e buoni acquisto è un punto cruciale per qualsiasi azienda che voglia ottimizzare il proprio piano di welfare. Oltre a rappresentare un benefit apprezzato dai dipendenti, queste due soluzioni presentano differenze significative in termini di vantaggi fiscali, gestione e impatto sulla motivazione del personale.

Questa guida analizza in dettaglio ogni aspetto per aiutarti a capire quale opzione conviene di più alla tua impresa.

Vantaggi fiscali a confronto: buoni pasto vs. buoni acquisto

Qual è il vantaggio fiscale dei buoni pasto digitali rispetto ai cartacei?

I buoni pasto elettronici offrono importanti agevolazioni fiscali rispetto alla versione cartacea, con soglie esentasse stabilite per legge. In Italia, i buoni pasto digitali sono esenti da contributi fiscali e previdenziali fino a una soglia superiore (€8-€10 al giorno a seconda della normativa applicabile) rispetto a quelli cartacei, il cui limite è significativamente inferiore (€4).

Questo significa che un’azienda che distribuisce buoni elettronici può riconoscere un beneficio giornaliero più elevato ai dipendenti senza incorrere in costi contributivi. Se si considera un anno lavorativo standard (circa 220 giorni), il vantaggio fiscale netto annuo è massimizzato con il formato digitale.

Rispetto alle altre opzioni di buoni aziendali, i buoni pasto digitali consentono una deducibilità integrale fino al limite previsto, rendendoli fiscalmente molto vantaggiosi per la copertura del fabbisogno alimentare quotidiano.

Quali sono i benefici fiscali per le aziende che scelgono buoni acquisto?

Le aziende che optano per i buoni acquisto come forma di incentivazione godono di vantaggi specifici in quanto assimilabili ai fringe benefits. Nello specifico, per l'anno 2025 questi strumenti, insieme ai rimborsi per utenze domestiche, affitto e mutuo della prima casa, sono esenti da imposte:

• Fino al tetto massimo stabilito per legge per dipendente (senza figli a carico).
• Fino al doppio di tale tetto massimo per dipendente (con figli fiscalmente a carico).

Le opzioni orientate ai buoni acquisto aziendali sono particolarmente efficaci per la flessibilità d’uso che offrono, spaziando da spese per tecnologia a prodotti alimentari. Rispetto ai buoni pasto, che sono vincolati all’alimentazione, i buoni acquisto consentono una varietà più ampia di utilizzo, con un tetto annuo considerevolmente superiore per il dipendente. Per l'azienda, la deducibilità totale (come liberalità) è soggetta alle specifiche soglie fiscali se l’importo supera i limiti di esenzione previsti per il dipendente.

Tuttavia, se ben integrati nel piano di welfare , possono rappresentare un’efficace leva di motivazione con un’impronta fiscale contenuta.

La digitalizzazione e la gestione dei benefit aziendali

Quali sono i vantaggi della digitalizzazione per i dipendenti e l'azienda?

L’adozione dei buoni pasto elettronici sta rivoluzionando la gestione interna dei benefit. Dal lato del personale HR, la digitalizzazione dei buoni pasto  consente un controllo centralizzato, eliminando la gestione manuale dei tagliandi cartacei.

Dal lato del dipendente, invece, l’utilizzo di una card digitale o di un’app migliora significativamente l’esperienza d’uso. La maggior parte dei lavoratori intervistati dichiara infatti un livello superiore di soddisfazione utilizzando strumenti digitali rispetto ai voucher tradizionali.

La rapida tracciabilità, la gestione semplificata in caso di smarrimento e la comodità d'uso sono solo alcuni dei vantaggi. Questi elementi si traducono in una gestione aziendale più snella ed efficiente, con impatti diretti sull'ottimizzazione dei processi interni.

Come le app e le piattaforme migliorano la gestione dei buoni aziendali?

Le nuove tecnologie stanno guidando l’evoluzione nella distribuzione e nell’uso dei benefit aziendali. I principali trend nella digitalizzazione dei buoni aziendali riguardano l’utilizzo di app dedicate e piattaforme web per la configurazione, assegnazione e rendicontazione dei buoni.

Tramite queste soluzioni, i dipendenti possono consultare il saldo in tempo reale, individuare esercizi convenzionati e utilizzare i buoni tramite smartphone con modalità contactless. Per l’azienda, questo si traduce in tracciabilità completa, riduzione dei costi di gestione e automazione dei processi contabili.

Inoltre, il passaggio dalla gestione cartacea a quella digitale riduce costi di stampa, logistica e amministrazione. Che si tratti di buoni pasto o altre opzioni, l’utilizzo di soluzioni digitali contribuisce a semplificare i processi e ad aumentare la compliance normativa.

Costo netto e benefici sulla retribuzione

Come calcolare il costo netto aziendale dei buoni pasto?

Confronto tra buoni pasto e aumento diretto degli stipendi

Offrire buoni pasto rappresenta una soluzione economicamente più vantaggiosa rispetto a un aumento della retribuzione. In termini di confronto tra buoni pasto e stipendi, il primo consente all’azienda di riconoscere un benefit concreto esente da imposte fino alla soglia stabilita, limitando anche i costi accessori come le commissioni di servizio.

Un aumento salariale genera invece un incremento significativo del costo lordo per l’azienda, dato l’impatto di imposte e contributi. Inoltre, l’adozione di buoni pasto o strumenti simili contribuisce a migliorare la qualità della vita del dipendente, offrendo un valore percepito maggiore rispetto a un incremento netto in busta paga equivalente.

Per l’impresa, è un modo efficace per valorizzare i propri collaboratori senza incrementare eccessivamente il costo del lavoro.

L'impatto dei buoni pasto sul benessere e la retention

Quali testimonianze esistono sull'impatto dei buoni pasto sui dipendenti?

I casi aziendali dimostrano che, a seguito dell’introduzione dei buoni pasto digitali, si osserva generalmente:

• Un miglioramento dell’indice di gradimento interno e una potenziale diminuzione del tasso di turnover.
• Una maggiore soddisfazione dei dipendenti grazie alla flessibilità d’uso dei buoni, incrementando la retention aziendale.
• Una riduzione dell’assenteismo, segnalando un miglioramento nella soddisfazione dei dipendenti tramite i buoni pasto e nel clima aziendale.
• Un aumento dell’engagement interno, con una maggiore partecipazione dei lavoratori nella definizione dei benefit.

Quali strategie adottare per migliorare il welfare aziendale tramite i buoni pasto?

Per sfruttare al meglio le potenzialità offerte dai buoni pasto all'interno di un programma di welfare aziendale, è necessario adottare approcci mirati.

Primo, occorre definire una policy chiara e coerente che integri i bisogni aziendali con quelli del personale.

In secondo luogo, è utile segmentare i benefit in base ai profili lavorativi, prevedendo combinazioni tra buoni pasto e altre forme di fringe benefits per massimizzare l’efficacia. L’adozione di soluzioni digitali gioca un ruolo fondamentale: facilita la distribuzione e personalizzazione dei voucher.

Infine, è consigliabile monitorare costantemente l’efficacia delle scelte con survey interni e analisi degli indici di soddisfazione per ottimizzare le strategie welfare. In questo modo, i buoni pasto diventano veri alleati per attrarre e trattenere talenti in azienda.

Da ricordare

• I buoni pasto digitali offrono un vantaggio fiscale maggiore (soglia di esenzione più alta) rispetto a quelli cartacei, con un notevole risparmio per l'azienda.
• I buoni acquisto hanno un tetto massimo di esenzione annuo per il dipendente stabilito dalla normativa sui fringe benefits, ma offrono maggiore flessibilità di utilizzo e possono coprire anche rimborsi per utenze domestiche.
• La digitalizzazione semplifica la gestione, elimina i costi operativi e migliora l'esperienza d'uso per i dipendenti.
• I buoni pasto sono più vantaggiosi di un aumento salariale diretto, poiché il loro costo per l'azienda è minore e contribuiscono a migliorare il benessere e la retention dei dipendenti.
• Per massimizzare l'efficacia, è essenziale integrare i buoni in una strategia di welfare coerente e monitorarne l'impatto.