Come diventare un negozio convenzionato per buoni pasto?

Per un'azienda, stipulare una convenzione per buoni pasto è un passo strategico per offrire un benefit apprezzato ai propri dipendenti, godendo al contempo di significativi vantaggi fiscali. Il processo è piuttosto semplice e si articola in poche fasi chiave.

1. Scegliere la società emettitrice

Il primo passo è selezionare un fornitore di buoni pasto . Sul mercato italiano operano diverse società specializzate (come Edenred, Pluxee, Up Day, Pellegrini, Coverflex, Satispay), ognuna con le proprie caratteristiche, rete di esercizi convenzionati, e offerte commerciali.

Vi consigliamo di valutare i seguenti aspetti:

• Tipologia di buoni: Preferite i buoni pasto dematerializzati (su card o app), che offrono maggiori vantaggi fiscali (esenzione fino a 8 euro) e comodità, o i tradizionali buoni cartacei?

• Rete di esercizi convenzionati: Verificate che la rete di ristoranti, bar, supermercati e negozi affiliati sia ampia e ben distribuita, soprattutto nelle vicinanze delle sedi della vostra azienda e delle residenze dei vostri dipendenti.

• Servizi aggiuntivi: Alcuni fornitori offrono piattaforme online per la gestione degli ordini, l'assistenza dedicata e app per i dipendenti, che facilitano l'utilizzo e il monitoraggio.

• Condizioni economiche: Chiedete preventivi dettagliati, confrontando non solo il costo del buono in sé, ma anche le commissioni applicate dalla società emettitrice e le eventuali spese di spedizione (per i cartacei).

2. Contattare il fornitore e richiedere un preventivo

Una volta individuata una o più società di vostro interesse, il passaggio successivo è contattarle. Potete farlo tramite i loro siti web, compilando i moduli di richiesta informazioni, o direttamente per telefono.

Fornirete loro i dati della vostra azienda e il numero stimato di dipendenti a cui intendete erogare il benefit. Sulla base di queste informazioni, riceverete un'offerta personalizzata.

3. Stipulare il contratto di fornitura

Se l'offerta è di vostro gradimento, si procede alla stipula del contratto di fornitura. Questo documento regolerà i termini del servizio, il valore facciale dei buoni, le modalità di ordine, consegna (se cartacei) o ricarica (se dematerializzati), i termini di fatturazione e le condizioni di pagamento.

4. Distribuzione e utilizzo

Una volta che il contratto è attivo:

• Per i buoni dematerializzati: Le carte saranno inviate ai vostri dipendenti, o i buoni accreditati direttamente sulle loro app. Sarà vostra cura informare i dipendenti su come attivare e utilizzare la card/app, inclusa la consultazione del saldo e la ricerca degli esercizi convenzionati.

• Per i buoni cartacei: Riceverete i blocchetti di buoni e dovrete provvedere alla loro distribuzione ai dipendenti.

In entrambi i casi, i dipendenti potranno poi utilizzare i buoni presso la rete di esercizi convenzionati per la loro pausa pranzo o per l'acquisto di generi alimentari, secondo le normative vigenti.

Stipulare una convenzione per i buoni pasto è un processo relativamente semplice che, se ben gestito, porta vantaggi concreti sia all'azienda che ai lavoratori.