I buoni pasto dematerializzati

Dopo quasi 50 anni di fedele servizio, per i buoni pasto, questi moderni assegnati riservati alle spese alimentari dei lavoratori dipendenti, era ormai arrivato il momento di evolvere. Ed è così che, da qualche anno, le soluzioni digitali hanno invaso il mercato. Ma chi ama le tradizioni non ha niente da temere: i buoni pasto cartacei, tagliandi, coupon o voucher, come dir si voglia, sono sempre disponibili sul mercato.

In fondo, l’idea di ticket è associata immediatamente a qualche cosa di cartaceo. La progressiva dematerializzazione dei buoni pasto ha ringiovanito il dispositivo, tanto che ormai si parla di Card, un cambiamento di nome in linea con la direzione in cui si sta muovendo il mercato: la Card Lunch Pass di Sodexo, la Pellegrini Card del Gruppo Pellegrini o la Postepay Lunch delle Poste italiane. Senza parlare delle app dedicate e della diffusione dei servizi di pagamento tramite smartphone. Insomma, quali sono le soluzioni di ultima generazione nel settore dei buoni pasto e come funzionano? Quali sono concretamente i vantaggi e gli inconvenienti rispetto ai tradizionali buoni cartacei?

I diversi tipi di buoni pasto dematerializzati

Oggi esistono vari tipi di soluzioni digitali  per i buoni pasto erogati da diverse società emettitrici. Se le card elettroniche sono ormai proposte da tutti i principali fornitori, il mobile payment resta una novità in costante evoluzione. Questa innovazione ha favorito l'ingresso di nuovi attori che stanno rivoluzionando l’intero settore.

I buoni pasto elettronici: le card

Le card elettroniche sostituiscono i vecchi blocchetti cartacei : sono buoni pasto nominativi che consentono ai lavoratori dipendenti di acquistare esclusivamente pasti o generi alimentari immediatamente consumabili. Si utilizzano in modo analogo alle carte di pagamento, attraverso POS collegati alle piattaforme dei fornitori . Il credito è prepagato dal datore di lavoro, seguendo la logica tradizionale del benefit.

• Edenred ha lanciato il «Ticket Restaurant®» in versione card.
• Il gruppo Up propone sia la Day Card che l’app Buoni Up Day.
• Il Gruppo Pellegrini offre la Pellegrini Card e un'app dedicata con funzionalità avanzate, tipiche dei pacchetti di welfare aziendale.
• Il Gruppo Sodexo emette la Card Lunch Pass, integrata con servizi digitali.

Esistono anche realtà emergenti come EatsReady, che operano esclusivamente attraverso buoni pasto dematerializzati.

Le app

Oltre alle card, le aziende propongono app mobili in grado di gestire l’intero ciclo di utilizzo: dalla localizzazione degli esercizi convenzionati fino al pagamento. Queste applicazioni permettono al lavoratore di controllare l’importo disponibile, scegliere ristoranti in base alla posizione, e in alcuni casi anche pagare direttamente tramite smartphone, usando sistemi come Apple Pay, Google Pay o Samsung Pay. In questo modo, non è più necessario avere con sé la card per effettuare un acquisto.

Funzionamento dei buoni pasto elettronici

I buoni pasto digitali integrano gli stessi principi di base delle versioni cartacee, ma con funzionalità avanzate.

Principi di base

Condividono diversi elementi con i buoni tradizionali:

• Al di là della soglia di esenzione fiscale, versamenti e prelievi sono soggetti a oneri.
• I costi di emissione e gestione restano a carico dell’azienda.
• I buoni hanno validità limitata nel tempo.
• I buoni pasto sono nominativi e non trasferibili.
• Sono accettati solo da esercizi convenzionati, ristoranti, supermercati, alimentari.
• L'importo di utilizzo è giornaliero e non cumulativo.
• Non valgono nei periodi di ferie e nei giorni festivi.

Caratteristiche specifiche rispetto ai buoni cartacei

Con i buoni digitali, si aggiungono nuove funzionalità tecnologiche:

• PIN richiesto per la conferma del pagamento, proprio come una carta di credito.
• Compatibilità con Apple Pay/Samsung Pay/Google Pay per pagamenti contactless.
• Possibilità di effettuare ordini tramite piattaforme online.
• Ricarica automatica e remota da parte del datore di lavoro.
• I rimborsi ai commercianti sono gestiti in modo automatizzato e veloce.

L’introduzione dell’intelligenza artificiale in alcune piattaforme consente inoltre un'elaborazione più rapida dei rimborsi e un monitoraggio più preciso dell’utilizzo, riducendo inesattezze e abusi. Rispetto al buono pasto cartaceo, i nuovi sistemi digitali garantiscono tracciabilità, sicurezza e semplificazione della gestione.

Vantaggi e inconvenienti delle card e di altre soluzioni dematerializzate per i buoni pasto

Le soluzioni digitali per i buoni pasto offrono numerose opportunità tanto per i dipendenti quanto per le imprese e gli esercizi partner.

Vantaggi per i dipendenti, aziende, commercianti

Esistono numerosi vantaggi per i dipendenti, per le aziende e per gli esercizi commerciali convenzionati. Per quanto riguarda i dipendenti:

• La somma esatta è prelevata automaticamente, evitando problemi di resto durante i pagamenti, frequenti con i ticket cartacei.
• Si possono effettuare ordini anche online, risparmiando tempo durante la pausa pranzo.
• La card è comoda, discreta e facilmente sostituibile in caso di smarrimento.
• Il sistema è protetto e i fondi sono bloccabili, riducendo i rischi di furto.

Per le aziende, la dematerializzazione dei buoni pasto semplifica la gestione: il caricamento da remoto elimina qualsiasi logistica cartacea, consentendo all’ufficio HR una gestione più agile e centralizzata. Infine, gli esercenti godono di tempi più rapidi nei rimborsi da parte dei fornitori . Alcune testimonianze parlano di tempi ridotti fino al 50%, grazie all'automazione delle transazioni e alla tracciabilità digitale.

Secondo dati recenti (fonte Edenred e Satispay), oltre l’80% delle aziende adotta soluzioni digitali, con un risparmio medio del 25% sul tempo di gestione annuale del ticket rispetto al cartaceo.

Inconvenienti e limiti dei buoni pasto digitali

Nonostante tutto, è doveroso menzionare alcuni inconvenienti legati ai buoni pasto dematerializzati.

• Gli utenti non possono più contare sulla flessibilità di alcuni commercianti nell’accettazione e nell'arrotondamento, come avviene ancora con i buoni cartacei.
• Essendo i buoni digitali nominativi, salvo la comunicazione del PIN identificativo, non possono essere ceduti a familiari in caso di necessità, riducendo la flessibilità d’uso.
• In alcune circostanze, come nei momenti di punta nei ristoranti, i tempi di connessione al server possono rallentare i pagamenti. È importante informarsi su come massimizzare l'efficienza, ad esempio aggiornando costantemente le app e utilizzando connessioni solide nei dispositivi di pagamento.

Come scegliere il fornitore di buoni pasto digitali

Per le aziende, scegliere il fornitore giusto è un passo cruciale. Occorre valutare i costi di commissione, la disponibilità degli esercenti convenzionati nella propria zona, la facilità d’uso delle app da parte dei dipendenti e la velocità nei rimborsi.

Ecco una tabella comparativa dei principali operatori del settore in Italia:

È consigliabile richiedere più preventivi contestuali e analizzare in base alle esigenze aziendali e alla distribuzione geografica dei dipendenti.

Cosa ricordare

I buoni pasto dematerializzati rappresentano oggi una soluzione intelligente, sicura e moderna per offrire un servizio di welfare aziendale efficiente e tracciabile. I vantaggi sono numerosi: dalla semplificazione gestionale per le imprese, alla comodità per il lavoratore, fino alla rapidità nei rimborsi per gli esercenti.

Le soluzioni digitali stanno superando quelle cartacee, come dimostra la loro adozione maggioritaria (+80% nel 2023). Per scegliere il fornitore migliore e ottimizzare il proprio sistema, è fondamentale confrontare offerte e servizi.

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