Buoni pasto digitali: Come ottenerli e quali vantaggi fiscali aspettarsi nel 2025

Dopo quasi 50 anni di onorato servizio, i buoni pasto erano pronti a fare un passo avanti. Da qualche anno, infatti, le versioni digitali si sono diffuse rapidamente, senza però far sparire del tutto i tradizionali buoni pasto cartacei: per chi è affezionato ai tagliandi o coupon di carta, niente paura, sono ancora disponibili.

Oggi l’idea di ticket si associa ancora alla carta, ma la digitalizzazione ha portato tante novità: carte elettroniche come la Lunch Pass di Pluxee (ex Sodexo), la Pellegrini Card o la Postepay Lunch di Poste Italiane, fino alle app dedicate e ai pagamenti via smartphone.

Quali sono le soluzioni più moderne per i buoni pasto? E quali vantaggi o svantaggi hanno rispetto ai buoni cartacei di una volta?

I diversi tipi di buoni pasto dematerializzati

Oggi esistono vari tipi di soluzioni digitali  per i buoni pasto erogati da diverse società emettitrici.

Se le card elettroniche sono ormai proposte da tutti i principali fornitori, il mobile payment resta una novità in costante evoluzione. Questa innovazione ha favorito l'ingresso di nuovi attori che stanno rivoluzionando l’intero settore grazie ai buoni pasto elettronici completamente gestibili via app.

Tra i leader del mercato spicca Edenred, con le sue soluzioni Ticket Restaurant® digitali, note per l'affidabilità e la capillarità degli esercizi convenzionati. Un altro attore di riferimento è Pellegrini, che ha digitalizzato l’esperienza con le Pellegrini card e buoni pasto elettronici integrati in app intuitive e sistemi cloud.

I buoni pasto elettronici: le card

Le card elettroniche sostituiscono i vecchi blocchetti cartacei: sono buoni pasto nominativi che consentono ai lavoratori dipendenti di acquistare esclusivamente pasti o generi alimentari immediatamente consumabili.

Si utilizzano in modo analogo alle carte di pagamento, attraverso POS collegati alle piattaforme dei fornitori . Il credito è prepagato dal datore di lavoro, seguendo la logica tradizionale del benefit.

• Edenred ha lanciato il «Ticket Restaurant®» in versione card, compatibile con tutti i circuiti POS e app integrate con portafogli digitali.
• Il gruppo Up propone sia la Day Card che l’app Buoni Up Day.
• Il Gruppo Pellegrini offre la Pellegrini Card e un'app dedicata con funzionalità avanzate, tipiche dei pacchetti di welfare aziendale.
• Il gruppo Pluxee (ex Sodexo) emette la Card Lunch Pass, integrata con servizi digitali evoluti.

Esistono anche realtà emergenti come EatsReady, che operano esclusivamente attraverso buoni pasto elettronici, offrendo soluzioni mobile-first per ambienti di lavoro agili.

Le app

Oltre alle card, le aziende propongono app mobili in grado di gestire l’intero ciclo di utilizzo: dalla localizzazione degli esercizi convenzionati fino al pagamento.

Queste applicazioni permettono al lavoratore di controllare l’importo disponibile, scegliere ristoranti in base alla posizione (grazie alla geolocalizzazione), e in alcuni casi anche pagare direttamente tramite smartphone, usando sistemi come Apple Pay, Google Pay o Samsung Pay. In questo modo, non è più necessario avere con sé la card per effettuare un acquisto.

Funzionamento dei buoni pasto elettronici

I buoni pasto digitali integrano gli stessi principi di base delle versioni cartacee, ma con funzionalità avanzate.

Principi di base

Condividono diversi elementi con i buoni tradizionali:

• Al di là della soglia di esenzione fiscale, versamenti e prelievi sono soggetti a oneri.
• I costi di emissione e gestione restano a carico dell’azienda.
• I buoni hanno validità limitata nel tempo.
• I buoni pasto sono nominativi e non trasferibili.
• Sono accettati solo da esercizi convenzionati, ristoranti, supermercati, alimentari.
• L'importo di utilizzo è giornaliero e non cumulativo.
• Non valgono nei periodi di ferie e nei giorni festivi.

Caratteristiche specifiche rispetto ai buoni cartacei

Con i buoni digitali, si aggiungono nuove funzionalità tecnologiche:

• PIN richiesto per la conferma del pagamento, proprio come una carta di credito.
• Compatibilità con Apple Pay/Samsung Pay/Google Pay per pagamenti contactless.
• Possibilità di effettuare ordini tramite piattaforme online.
• Ricarica automatica e remota da parte del datore di lavoro.
• I rimborsi ai commercianti sono gestiti in modo automatizzato e veloce.

La modalità con cui funzionano i buoni pasto digitali semplifica i processi e migliora la sicurezza: con le app di Sodexo, ad esempio, l'interazione tra smartphone e POS consente di effettuare il pagamento con un semplice tap e monitorare tutte le transazioni in tempo reale, migliorando la trasparenza fiscale e il controllo dei benefit.

Novità normative 2025 sui buoni pasto

Dal 1° settembre 2025 sono entrate in vigore nuove regole che influenzano l'intero mercato dei benefit digitali:

Inoltre, si discute un possibile innalzamento del valore esentasse a 10 € dal 2026, per compensare l’inflazione e rafforzare il potere d’acquisto dei lavoratori.

Vantaggi e inconvenienti delle card e di altre soluzioni dematerializzate per i buoni pasto

Le soluzioni digitali per i buoni pasto offrono numerose opportunità tanto per i dipendenti quanto per le imprese e gli esercizi partner.

Vantaggi per i dipendenti, aziende, commercianti

Esistono numerosi vantaggi per i dipendenti, per le aziende e per gli esercizi commerciali convenzionati. Per quanto riguarda i dipendenti:

• La somma esatta è prelevata automaticamente, evitando problemi di resto durante i pagamenti, frequenti con i ticket cartacei.
• Si possono effettuare ordini anche online, risparmiando tempo durante la pausa pranzo.
• La card è comoda, discreta e facilmente sostituibile in caso di smarrimento.
• Il sistema è protetto e i fondi sono bloccabili, riducendo i rischi di furto.

Per le aziende, la dematerializzazione dei buoni pasto semplifica la gestione: il caricamento da remoto elimina qualsiasi logistica cartacea, consentendo all’ufficio HR una gestione più agile e centralizzata. In questo ambito, Ticket Restaurant di Edenred si distingue per l’integrazione avanzata con software di payroll e gestione presenze, migliorando l'efficienza del welfare aziendale.

Secondo Edenred, oltre l’80% delle aziende italiane ha adottato soluzioni digitali, ottenendo un risparmio medio del 25% nella gestione annuale e contribuendo alla sostenibilità del sistema.

Inconvenienti e limiti dei buoni pasto digitali

Nonostante tutto, è doveroso menzionare alcuni inconvenienti legati ai buoni pasto dematerializzati.

• Gli utenti non possono più contare sulla flessibilità di alcuni commercianti nell’accettazione e nell'arrotondamento, come avviene ancora con i buoni cartacei.
• Essendo i buoni digitali nominativi, salvo la comunicazione del PIN identificativo, non possono essere ceduti a familiari in caso di necessità, riducendo la flessibilità d’uso.
• In alcune circostanze, come nei momenti di punta nei ristoranti, i tempi di connessione al server possono rallentare i pagamenti. È importante informarsi su come massimizzare l'efficienza, ad esempio aggiornando costantemente le app e utilizzando connessioni solide nei dispositivi di pagamento.

Come scegliere il fornitore di buoni pasto digitali

Per le aziende, scegliere il fornitore giusto è un passo cruciale. Occorre valutare i costi di commissione, la disponibilità degli esercenti convenzionati nella propria zona, la facilità d’uso delle app da parte dei dipendenti e la velocità nei rimborsi. Considerare anche i vantaggi fiscali legati al buono pasto elettronico, che nel 2025 gode di una soglia di esenzione fino a 8 € per ogni day use.

Soluzioni come i buoni pasto elettronici di Pellegrini offrono funzionalità orientate al welfare aziendale , integrando il benefit con piattaforme di gestione del personale e dashboard analitiche. Inoltre, la personalizzazione del servizio e il supporto dedicato fanno la differenza per le PMI.

È consigliabile richiedere più preventivi contestuali e analizzare in base alle esigenze aziendali e alla distribuzione geografica dei dipendenti.

Cosa ricordare

I buoni pasto dematerializzati rappresentano oggi una soluzione intelligente, sicura e moderna per offrire un servizio di welfare aziendale efficiente e tracciabile. I vantaggi sono numerosi: dalla semplificazione gestionale per le imprese, alla comodità per il lavoratore, fino alla rapidità nei rimborsi per gli esercenti.

Le soluzioni digitali stanno superando quelle cartacee, come dimostra la loro adozione maggioritaria nel 2024-2025. Per scegliere il fornitore migliore e ottimizzare il proprio sistema, è fondamentale confrontare offerte e servizi.

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