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Guida ai buoni pasto elettronici: uso, vantaggi e tasse
I buoni pasto elettronici sono un pilastro del welfare aziendale moderno, evoluzione digitale dei buoni cartacei. Introdotti per garantire maggiore tracciabilità e sicurezza nelle transazioni, facilitano l'esperienza del dipendente grazie a carte elettroniche contactless.
Essi offrono vantaggi legati alla digitalizzazione, come la rapidità d'uso e il monitoraggio tramite app, semplificando la vita di aziende e lavoratori.
Come funzionano i buoni pasto elettronici?
I buoni pasto elettronici sono concessi sotto forma di card ai dipendenti del settore pubblico e privato, mantenendo il loro valore individuale. Sono erogati da aziende private o enti pubblici.
Aziende leader come Edenred, Pluxee (ex Sodexo) e Up Day implementano sistemi digitali efficienti e sicuri che semplificano l’erogazione e la gestione di questi benefit.
L’aspetto tecnologico consente transazioni immediate attraverso POS dedicati o terminali mobili, riducendo significativamente il rischio di smarrimento o frode.
Inoltre, l’utilizzo tramite app e wallet digitali ne facilita l’integrazione con strumenti di pagamento già esistenti, offrendo un'esperienza d'uso estremamente comoda.
I servizi principali e l'uso quotidiano
I buoni pasto elettronici possono essere utilizzati presso la vasta rete di esercizi convenzionati, che include supermercati, ristoranti, pizzerie, gastronomie, e take-away. La card viene usata come un bancomat presso i POS degli esercizi.
Un ulteriore vantaggio risiede nella possibilità di includere i buoni pasto nel pacchetto retributivo, garantendo ai lavoratori un valore aggiunto in termini economici pur mantenendo l’esenzione fiscale.
La lettura elettronica e la tracciabilità
L’uso della card è vincolato alla presenza di lettori POS, i terminali che convalidano gli acquisti. La diffusione di terminali multi-emettitore è una tendenza in crescita per ridurre gli oneri. Società emettitrici principali includono Day, Pluxee (ex Sodexo), Pellegrini card, e Up Day.
Al momento del pagamento, il microchip registra l’acquisto, il quale viene segnalato in tempo reale alla società emettitrice e scalato dall’importo totale di spesa del dipendente. Questo sistema assicura un controllo contabile immediato e riduce i tempi di rimborso per l'esercente.
Limiti e regole di utilizzo nel 2025
La normativa italiana prevede che i buoni possano essere utilizzati solo per l’acquisto di alimenti e bevande pronti al consumo o da cucinare, mantenendo la loro funzione sociale. È fondamentale conoscere i limiti pratici di utilizzo:
- Cumulabilità: È possibile cumulare fino a 8 buoni per singola transazione, come previsto dalla normativa vigente (D.M. n. 122 del 2017).
- Incedibilità e non monetizzabilità: I buoni pasto elettronici non possono essere ceduti né monetizzati e restano strettamente legati al titolare della card.
- Sicurezza: In caso di furto o smarrimento della carta, i servizi di blocco e sostituzione rapidi offerti dagli emettitori garantiscono una maggiore sicurezza rispetto al formato cartaceo.
I vantaggi offerti e le novità legislative del 2025
Le novità specifiche del 2025 consolidano il ruolo dei buoni pasto, potenziando i vantaggi per aziende e dipendenti. L'incremento della tracciabilità e la pressione verso l'adozione di terminali multi-emettitore migliorano l'efficienza complessiva del sistema.
Le principali novità fiscali nel 2025
Le novità in materia fiscale per il 2025 vertono sulla conferma dei limiti di esenzione e sull'equità del sistema di rimborso:
- Valore Esente Confermato (2025): Il valore massimo esente da tassazione resta fissato a 8 € al giorno per i buoni elettronici (fino a 1.760 euro annui) e 4 € per quelli cartacei.
- Riforma delle Commissioni (2025): È entrata in vigore la riforma delle commissioni che impone un tetto massimo del 5% sui costi a carico degli esercenti anche per il settore privato, rendendo il sistema più equo e incentivando l’accettazione dei buoni pasto in un maggior numero di esercizi.
Le aziende beneficiano dell’esenzione da INPS e IRPEF e della detraibilità dell’IVA al 4% o della deducibilità del 75% dei costi sostenuti per l'acquisto dei buoni pasto.
| Tipo di buono | Esenzione fiscale giornaliera (2025) | Impatto economico per dipendente |
| Digitale | Fino a 8€/giorno | Massimo valore netto esente da IRPEF/INPS e tracciabilità |
| Cartaceo | Fino a 4€/giorno | Valore compensato (la metà del digitale) e meno controllabile |
Tendenze future e Fornitori Principali
Il mercato è in continua evoluzione verso la virtualizzazione completa. L'integrazione con app di pagamento, wallet digitali e l'uso di QR Code sono le tendenze dominanti, a vantaggio della semplicità operativa, del controllo aziendale e della sostenibilità.
| Fornitore | Vantaggi distintivi | Tecnologie supportate |
| Edenred (Ticket Restaurant®) | App mobile, geolocalizzione precisa, Cerca Locali. Vasta rete di supermercati, ipermercati, discount, alimentari, mercati di quartiere | Carta ricaricabile, app, e-shop, portali web. |
| Pluxee (ex Sodexo) | Ampia rete di esercenti, soluzioni flessibili di welfare. Forte presenza in Europa. | Card, app, integrazione POS multi-emettitore. |
| Up Day (Cadhoc/Buoni Day) | Forte in Italia, soluzioni per PMI, vasta rete e-commerce e punti vendita fisici. | Card, app, portale web. |
| Pellegrini | Offerte personalizzate per PMI, supporto clienti dedicato, piattaforma di welfare integrata. | Card, portale web. |
Come scegliere il fornitore giusto nel 2025
La scelta del fornitore ideale deve considerare l'esperienza d'uso per i dipendenti et les oneri administratifs pour l'entreprise. Oltre alla rete di esercizi convenzionati, i fattori chiave da valutare nel 2025 includono:
- Commissioni applicate: Verificare come il fornitore si adegua al nuovo limite del 5% e se offre condizioni competitive agli esercenti.
- Compatibilità tecnologica: L'integrazione con POS multi-emettitore e wallet digitali.
- Supporto e funzionalità digitali: Qualità del supporto post-vendita e presenza di app evolute per il controllo del saldo, la geolocalizzazione e la reportistica dettagliata.
Buone pratiche per l'utilizzo
Per ottimizzare l'uso dei buoni, i dipendenti dovrebbero:
- Verificare regolarmente il saldo tramite app o portale online per pianificare le spese.
- Conoscere gli esercizi convenzionati nella propria zona (spesso tramite mappe interattive fornite dagli emettitori).
- Cumulare i buoni in modo strategico (fino a 8 per transazione) per acquisti più consistenti (es. spesa al supermercato).
- Tenere al sicuro la card ed effettuare il blocco immediato in caso di smarrimento o furto.
Da ricordare
I buoni pasto elettronici rappresentano una soluzione moderna ed efficace per migliorare il welfare aziendale. Offrono vantaggi tangibili sia per i datori di lavoro – in termini fiscali e gestionali – sia per i dipendenti, grazie alla facilità d’uso e all’aumento del potere d’acquisto esentasse. La spinta alla digitalizzazione e la riforma delle commissioni del 2025 rendono il sistema ancor più equo e conveniente per tutti gli attori coinvolti.
Per scegliere il fornitore più adatto o valutare nuove soluzioni per la tua azienda, ti consigliamo di richiedere un preventivo gratuito e confrontare le migliori offerte disponibili sul mercato.
