Guida ai buoni pasto elettronici: uso, vantaggi e tasse

I buoni pasto elettronici vengono concepiti per adeguarsi alle esigenze di smaterializzazione delle transazioni dell’era digitale, ma anche per garantire maggiore tracciabilità e sicurezza nei pagamenti, contrastando l’uso improprio e favorendo la trasparenza nelle operazioni.

Si tratta di carte elettroniche dotate di chip e tecnologia contactless che permettono di accedere in modo digitale al valore dei buoni pasto assegnati dall’azienda pubblica o privata al dipendente. Questi buoni sostituiscono progressivamente quelli cartacei, mantenendone la funzione originaria ma in formato digitale e offrendo vantaggi ulteriori legati alla digitalizzazione, come la rapidità di utilizzo e la possibilità di monitorare saldo e transazioni tramite app dedicate.

Come funzionano i buoni pasto elettronici?

Avendo valore individuale come i buoni pasto cartacei, quelli elettronici sono concessi sotto forma di card ai dipendenti del settore pubblico e privato. Generalmente, ci sono delle aziende private o degli enti pubblici che ne garantiscono l’erogazione al fine di assicurare il servizio mensa ai lavoratori. Aziende leader come Edenred implementano sistemi digitali efficienti e sicuri che semplificano l’erogazione e la gestione di questi benefit.

L’aspetto tecnologico dei buoni pasto elettronici consente transazioni immediate attraverso POS dedicati, riduce il rischio di smarrimento o frode e permette al dipendente di gestire in autonomia e trasparenza le proprie spese alimentari. Inoltre, l’utilizzo tramite app e wallet digitali ne facilita l’integrazione con strumenti di pagamento già esistenti.

I servizi principali di buoni pasto elettronici

I buoni pasto elettronici mantengono gli stessi vantaggi di quelli cartacei rispetto agli esercizi presso i quali possono essere utilizzati: supermercati, ristoranti, pizzerie, gastronomie, take-away, ecc. La card contenente i buoni pasto elettronici viene usata come un bancomat presso gli esercizi convenzionati.

Un ulteriore vantaggio  è rappresentato dalla possibilità di includere i buoni pasto nel pacchetto retributivo: i lavoratori percepiscono il valore dei propri benefit direttamente con la retribuzione accessoria, offrendo un valore aggiunto in termini economici pur mantenendo l’esenzione fiscale. Un esempio noto di servizio diffuso è il Ticket Restaurant, offerto da Pluxee (ex Sodexo).

La lettura elettronica

La lettura e quindi l’uso della card sono vincolati alla presenza di lettori POS, i terminali che permettono di convalidare gli acquisti effettuati con le diverse card esistenti in circolazione. Ciascun lettore POS è associato alla rispettiva società emettitrice di buoni pasto, quali: QUI, Postepay Lunch, Day, Pluxee (ex Sodexo), Pellegrini card, ecc.

Al passaggio in cassa della carta, il microchip registra il montante dell’acquisto, il quale viene segnalato in tempo reale alla società emettitrice dei buoni e scalato dall’importo totale di spesa del dipendente.

Limiti e regole di utilizzo

Molti lavoratori si chiedono quali siano i limiti pratici dei buoni pasto elettronici. La normativa italiana prevede che i buoni possano essere utilizzati solo per l’acquisto di alimenti e bevande pronti al consumo o da cucinare. È possibile cumulare più buoni in un’unica transazione, con un limite massimo di 8 buoni per singola transazione, come previsto dalla normativa vigente, a condizione che la spesa avvenga in un esercizio convenzionato.

Inoltre, i buoni pasto elettronici non possono essere ceduti né monetizzati: restano strettamente legati al titolare della card. In caso di furto o smarrimento della carta, molti emettitori offrono servizi di blocco e sostituzione, garantendo così maggiore sicurezza rispetto ai buoni cartacei.

I vantaggi offerti

Le regole introdotte negli anni precedenti e confermate nel 2025 hanno comportato numerosi vantaggi sia per i dipendenti sia per le aziende.

I cambiamenti introdotti

Benché i buoni pasto elettronici non presentino differenze sostanziali nell’uso da parte dei dipendenti, il valore dei buoni pasto elettronici rappresenta oggi circa un terzo del mercato totale, con una crescita costante grazie alla digitalizzazione generati dall’uso di buoni pasto.

Questa tipologia di buoni pasto permette una maggiore tracciabilità degli acquisti, associata a una maggiore deducibilità. Inoltre, si è rivelata sempre più necessaria una diffusione di terminali POS compatibili con più emettitori, in linea con la riforma 2025.

Infatti, alcuni esercizi, in particolare piccole attività, hanno assistito a una riduzione dei consumi poiché sprovvisti di lettori POS. Questo dato ha aperto un dibattito sulla possibilità di introdurre un POS unico, riducendo gli oneri a carico degli esercizi e uniformando così il formato della transazione elettronica.

Le principali novità

Inoltre, sono da registrare in materia fiscale i principali cambiamenti derivanti dall’introduzione di questo tipo di buoni pasto. Innanzitutto, questi buoni pasto comportano il valore massimo esente da tassazione resta fissato a 8 € al giorno per i buoni elettronici e 4 € per quelli cartacei, con un potenziale guadagno annuo di 1.760 euro per il dipendente.

Dal 1° settembre 2025 è prevista una riforma delle commissioni che impone un tetto massimo del 5% sui costi a carico degli esercenti: una misura che riduce i costi per i negozi e rende più equo l’intero sistema.
Parallelamente, si intensifica la digitalizzazione nei buoni pasto con maggior utilizzo di piattaforme digitali per gestione e controllo. Le aziende continuano a beneficiare dell’esenzione da INPS e IRPEF entro i limiti previsti e della detraibilità dell’IVA secondo la categoria del soggetto (impresa o professionista), che varia in base al soggetto (aziende, professionisti o enti).

Tendenze future e digitalizzazione

Il mercato dei buoni pasto è in continua evoluzione. L’uso di card elettroniche è destinato a crescere grazie all’integrazione con app di pagamento e wallet digitali. Molte aziende stanno adottando sistemi di gestione integrata per monitorare in tempo reale il credito residuo, ricevere notifiche di spesa e individuare gli esercizi convenzionati più vicini.

Nel corso del 2025 si segnala un'accelerazione verso la virtualizzazione completa e i vantaggi digitali dei buoni pasto si fanno via via più evidenti: semplicità operativa, maggiore controllo aziendale, ampliamento dell’uso anche in ambito smart working (rispettando pause e orari). Innovazioni come i QR Code e i wallet digitali stanno progressivamente sostituendo le card fisiche, a vantaggio della sostenibilità.

Come scegliere il fornitore giusto

Per le aziende è fondamentale valutare alcuni aspetti chiave nella scelta del proprio partner per i buoni pasto elettronici. Oltre alla rete di esercizi convenzionati e alla semplicità gestionale, è utile considerare:

• Le commissioni applicate agli esercenti
• La compatibilità con POS multi-emettitore e wallet digitali
• La qualità del supporto post-vendita
• La presenza di funzionalità digitali accessorie (notifiche, app, reportistica)

Un confronto tra i principali operatori può aiutare a identificare il servizio più adatto alle proprie esigenze aziendali e quelle dei dipendenti.

Buone pratiche per utilizzare al meglio i buoni pasto elettronici

Per sfruttare al massimo i vantaggi dei buoni pasto elettronici, è fondamentale seguire alcune buone pratiche che permettono di ottimizzare la spesa, evitare sprechi e garantire sempre la massima trasparenza.

1. Verificare regolarmente il saldo disponibile

Controllare regolarmente il saldo tramite app o portale online aiuta a pianificare meglio le spese settimanali o mensili e a evitare spiacevoli sorprese al momento del pagamento. La maggior parte degli emettitori offre portali online o app mobile per monitorare in tempo reale il saldo e lo storico delle transazioni.

2. Conoscere gli esercizi convenzionati

È consigliabile informarsi in anticipo sugli esercizi commerciali affiliati nella propria zona. Molte società emettitrici mettono a disposizione mappe interattive e motori di ricerca geolocalizzati per trovare ristoranti, supermercati e negozi convenzionati più vicini.

3. Cumulare i buoni in modo strategico

La possibilità di cumulare fino a 8 buoni per transazione rappresenta un vantaggio importante. Pianificare acquisti più consistenti permette di utilizzare i buoni in modo più efficace, soprattutto per spese alimentari settimanali presso supermercati o gastronomie.

4. Tenere al sicuro la propria card

Trattandosi di uno strumento elettronico equiparabile a una carta di pagamento, è essenziale conservare la card in un luogo sicuro. In caso di smarrimento o furto, è importante bloccarla tempestivamente contattando il servizio clienti dell’emettitore per ottenere una sostituzione.

5. Utilizzare le app di gestione

Sempre più società emettitrici offrono applicazioni per smartphone che consentono di ricevere notifiche di spesa, trovare offerte speciali e gestire comodamente il proprio saldo. Usare queste app può rendere l’esperienza ancora più semplice e immediata.

Cosa ricordare

I buoni pasto elettronici rappresentano oggi una delle soluzioni più moderne ed efficaci per migliorare il welfare aziendale. Offrono vantaggi tangibili sia per i datori di lavoro – in termini fiscali e gestionali – sia per i dipendenti, grazie alla facilità d’uso e all’aumento del potere d’acquisto.
Inoltre, con la spinta verso la digitalizzazione e la riforma delle commissioni nel 2025, il sistema risulta ancor più conveniente per tutti gli attori coinvolti.
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