Come funzionano i buoni pasto elettronici

I buoni pasto elettronici vengono concepiti per adeguarsi alle esigenze di smaterializzazione delle transazioni dell’era digitale, ma anche per contrastare, tramite la verifica elettronica, la trasparenza delle transazioni stesse. Si tratta di carte plastificate provviste di chip magnetico che contengono l’importo complessivo della somma in buoni pasto concessa dall’azienda pubblica o privata al dipendente. Questi buoni pasto si affiancano a quelli cartacei e hanno le stesse funzionalità.

Come funzionano i buoni pasto elettronici?

Avendo valore individuale come i buoni pasto cartacei , quelli elettronici sono concessi sotto forma di card ai dipendenti del settore pubblico e privato. Generalmente, ci sono delle aziende private o degli enti pubblici che ne garantiscono l’erogazione al fine di garantire il servizio mensa dei dipendenti.

I servizi principali di buoni pasto elettronici

I buoni pasto elettronici mantengono gli stessi vantaggi di quelli cartacei rispetto agli esercizi presso iquali possono essere utilizzati: supermercati, ristoranti, pizzerie, gastronomie, take-away, ecc. La card contenente i buoni pasto elettronici viene usata come un bancomat presso gli esercizi convenzionati

La lettura elettronica

La lettura e quindi l’uso della card sono vincolati alla presenza di lettori POS, i terminali che permettono di convalidare gli acquisti effettuati con le diverse card esistenti in circolazione. Ciascun lettore POS è associato alla rispettiva società emettitrice di buoni pasto, quali: QUI, Postepay lunch, Day, Pluxee precedentemente Sodexo, Pellegrini card ecc.

Al passaggio in cassa della carta, il microchip registra il montante dell’acquisto, il quale viene segnalato in tempo reale alla società emettitrice dei buoni e scalato dall’importo totale di spesa del dipendente.

Limiti e regole di utilizzo

Molti lavoratori si chiedono quali siano i limiti pratici dei buoni pasto elettronici. La normativa italiana prevede che i buoni possano essere utilizzati solo per l’acquisto di alimenti e bevande pronti al consumo o da cucinare. È possibile cumulare più buoni in un’unica transazione, senza limiti di numero giornaliero, a condizione che la spesa avvenga in un esercizio convenzionato.

Inoltre, i buoni pasto elettronici non possono essere ceduti né monetizzati: restano strettamente legati al titolare della card. In caso di furto o smarrimento della carta, molti emettitori offrono servizi di blocco e sostituzione, garantendo così maggiore sicurezza rispetto ai buoni cartacei.

I vantaggi offerti

Le modifiche attuate nel 2015 relative ai buoni pasto elettronici hanno comportato numerosi vantaggi sia per i dipendenti sia per le aziende.

I cambiamenti introdotti

Benché i buoni pasto elettronici non presentino differenze sostanziali nell’uso da parte dei dipendenti, il valore monetario prodotto dalla loro introduzione si aggira negli ultimi due anni attorno al 25-30% sui tre miliardi complessivi generati dall’uso di buoni pasto.

Questa tipologia di buoni pasto permette una maggiore tracciabilità degli acquisti, associata a una maggiore deducibilità dei buoni pasto elettronici. Inoltre, si è rivelata sempre più necessaria una armonizzazione dei terminali POS . Infatti, alcuni esercizi, in particolare piccole attività, hanno assistito a una riduzione dei consumi poiché sprovviste di lettori POS, rispetto ad altre società a con le quali si stipulano delle convenzioni. Questo dato ha aperto un dibattito sulla possibilità di introdurre un POS unico, riducendo gli oneri a carico degli esercizi e uniformando così il formato della transazione elettronica.

Le principali novità

Inoltre, sono da registrare in materia fiscale i principali cambiamenti derivanti dall’introduzione di questo tipo di buoni pasto. Innanzitutto, questi buoni pasto comportano un aumento dell’importo del singolo buono 8 euro (4 euro per i buoni cartacei), con un guadagno potenziale di 1.760 euro da parte del dipendente per gli acquisti alimentari. Inoltre, i buoni pasto garantiscono l’esenzione da INPS e IRPEF per le aziende e la detraibilità dell’IVA, differenziata a seconda che si tratti di aziende IVA al 4%, liberi professionisti o persone giuridiche IRES. Nel primo e nell’ultimo caso, l’IVA è detraibile integralmente, mentre per i liberi professionisti è detraibile al 10%, a cui si aggiunge un tetto del 75% relativo alle spese.

Tendenze future e digitalizzazione

Il mercato dei buoni pasto è in continua evoluzione. L’uso di card elettroniche è destinato a crescere grazie all’integrazione con le app di pagamento e wallet digitali. Molte aziende stanno adottando sistemi di gestione integrata per monitorare in tempo reale il credito residuo, ricevere notifiche di spesa e individuare gli esercizi convenzionati più vicini.

In futuro, si prevede un’ulteriore spinta verso l’interoperabilità dei POS e la smaterializzazione totale: alcuni emettitori stanno già sperimentando buoni pasto virtuali utilizzabili tramite smartphone o QR code, senza necessità di card fisica. Queste innovazioni puntano a semplificare ancora di più l’esperienza d’uso per i dipendenti e a ridurre i costi operativi per le imprese.

A fronte di questa evoluzione digitale, è utile conoscere alcune buone pratiche per sfruttare al meglio i buoni pasto elettronici e gestirli in modo consapevole ed efficiente.

Buone pratiche per utilizzare al meglio i buoni pasto elettronici

Per sfruttare al massimo i vantaggi dei buoni pasto elettronici, è fondamentale seguire alcune buone pratiche che permettono di ottimizzare la spesa, evitare sprechi e garantire sempre la massima trasparenza.

1. Verificare regolarmente il saldo disponibile

Controllare periodicamente il credito residuo sulla propria card aiuta a pianificare meglio le spese settimanali o mensili e a evitare spiacevoli sorprese al momento del pagamento. La maggior parte degli emettitori offre portali online o app mobile per monitorare in tempo reale il saldo e lo storico delle transazioni.

2. Conoscere gli esercizi convenzionati

È consigliabile informarsi in anticipo sugli esercizi commerciali affiliati nella propria zona. Molte società emettitrici mettono a disposizione mappe interattive e motori di ricerca geolocalizzati per trovare ristoranti, supermercati e negozi convenzionati più vicini.

3. Cumulare i buoni in modo strategico

La possibilità di cumulare più buoni in un’unica spesa è un vantaggio importante. Pianificare acquisti più consistenti permette di utilizzare i buoni in modo più efficace, soprattutto per spese alimentari settimanali presso supermercati o gastronomie.

4. Tenere al sicuro la propria card

Trattandosi di uno strumento elettronico equiparabile a una carta di pagamento, è essenziale conservare la card in un luogo sicuro. In caso di smarrimento o furto, è importante bloccarla tempestivamente contattando il servizio clienti dell’emettitore per ottenere una sostituzione.

5. Utilizzare le app di gestione

Sempre più società emettitrici offrono applicazioni per smartphone che consentono di ricevere notifiche di spesa, trovare offerte speciali e gestire comodamente il proprio saldo. Usare queste app può rendere l’esperienza ancora più semplice e immediata.