Buoni pasto: cosa cambia con la nuova regolamentazione

La recente riforma dei ticket restaurant o buoni pasto consegna nelle mani dei lavoratori i buoni pasto in formato cartaceo o elettronico, per un massimo di 7 euro al giorno.

La nuova normativa sui buoni pasto

I buoni pasto sono spendibili al supermercato per fare la spesa, al ristorante ed in pizzeria. Perché? La nuova normativa sui buoni pasto ha come obiettivo principale l’adeguamento agli standard europei, con un tetto medio esente da imposte di circa 7 euro, e introduce criteri più stringenti per migliorare l'efficienza fiscale e garantire trasparenza.

Questa regolamentazione dei buoni pasto è parte di una strategia più ampia che mira anche a incentivare la digitalizzazione del mercato, tramite il passaggio sempre più diffuso ai buoni pasto elettronici, più sicuri e tracciabili. L’utilizzo dei buoni digitali consente infatti una gestione semplificata per le aziende, una rilevazione puntuale sull’uso da parte dei dipendenti e una riduzione del rischio di frodi o utilizzo illecito.

L'introduzione di questa normativa migliora l’armonizzazione del sistema italiano con le normative fiscali europee e supporta l'equità nel trattamento dei lavoratori. Secondo dati recenti, oltre il 70% dei lavoratori italiani preferisce il digitale, spingendo sempre più aziende e commercianti verso l'adozione di questo sistema.

- Tabella: confronto tra buoni pasto cartacei ed elettronici

Come evidenzia la tabella, scegliere l'opzione elettronica porta numerosi benefici sia in termini di adempimenti normativi che di praticità gestionale.

Gli obiettivi della normativa sui buoni pasto

Le nuove regole per i buoni pasto elettronici presentano un certo numero di cambiamenti.

A norma di legge, i ticket non sono, cedibili e convertibili in denaro (non danno diritto al resto in denaro). Il buono pasto elettronico può essere utilizzato dal beneficiario anche al di fuori della giornata lavorativa, e soprattutto prevede la possibilità di cumulare i buoni e usarne fino a 8 contemporaneamente (per singola transazione e al giorno). Se fino ad oggi i controlli erano stati carenti, con l’avvento della tracciabilità del ticket elettronico sarà più semplice per le società erogatrici fornire alle aziende i dati sull’uso che ne fanno i clienti.

- Il formato dei buoni pasto e come funziona il pagamento

Per tutte le società fornitrici, il formato sarà in formato card. Le aziende avranno una card da consegnare ai dipendenti, che costituirà il supporto di un “carnet virtuale” mensile a disposizione del dipendente. La card contiene i buoni pasto in formato elettronico, caricati ogni mese sulla base degli ordini dell’azienda. Il lavoratore usufruisce del pasto e effettua il pagamento con la card, mediante il POS a disposizione dell’esercente.

Dopo aver inserito la card nel POS, l’esercente domanda al lavoratore il valore del buono e conferma l’operazione. Se il costo del pasto è superiore al ticket, bisogna saldare in contanti l’importo residuo e l’esercente dovrà in seguito rilasciare uno scontrino, aggiornando i buoni pasto residui.

Tracciabilità e detassazione: i vantaggi che la normativa sui buoni pasto permette alle aziende

Il pagamento dei prodotti alimentari tramite buono pasto elettronico è tracciabile: di conseguenza, risulta evidente un eventuale utilizzo diverso o scorretto. La tracciabilità si realizza attraverso sistemi digitali monitorati via cloud, grazie all’uso di POS registrati e registri elettronici degli esercenti affiliati. Questo consente alle aziende di verificare quando, dove e come vengono utilizzati i buoni, riducendo drasticamente i margini di errore o abuso.

Per il lavoratore, questo si traduce in un “contro” significativo, rispetto al “pro” legato alla più alta soglia di detassazione. Il vantaggio finale, in estrema sintesi, è maggiore di sicuro per il datore di lavoro, che può comunque fruire della maggiore defiscalizzazione senza venire impattato dalle nuove regole di utilizzo.

- Detassazione

Se il ticket cartaceo consente una certa flessibilità, il buono pasto elettronico rende più rigida l’applicazione della normativa sui buoni pasto. Dunque, per compensare questo “disincentivo” alla smaterializzazione, il legislatore ha previsto un maggiore vantaggio fiscale, che potrà rendere più appetibile – soprattutto per le aziende – la scelta dei ticket restaurant digitali.

Le imprese beneficiano di esenzioni contributive e fiscali fino a 8 euro per ogni buono elettronico offerto, in confronto ai 4 euro per quelli cartacei. Questo permette una drastica ottimizzazione dei costi del personale. Inoltre, anche a livello individuale, i lavoratori possono usufruire di vantaggi fiscali concreti grazie all’esclusione di questa voce dal reddito imponibile.

- Tabella: confronto vantaggi fiscali buoni pasto cartacei vs elettronici

I vantaggi per le aziende

A far festa saranno soprattutto le aziende: non devono investire nella costruzione di una struttura interna da adibire a mensa, deducono i costi del servizio, come quelli inerenti alla gestione del personale, e risparmiano sugli oneri previdenziali. Se l’azienda fornisce un buono di importo superiore a quello stabilito, non ha alcun vantaggio fiscale nella parte eccedente.

Tuttavia, i vantaggi fiscali legati ai buoni pasto digitali sono significativi: la fiscalità agevolata fino a 8 € al giorno consente di contenere i costi del lavoro senza incidere sulle retribuzioni nette dei dipendenti. Inoltre, la digitalizzazione dei buoni pasto riduce le spese operative amministrative, ottimizzando le registrazioni contabili e le pratiche HR collegate alla distribuzione di benefit.

Come scegliere il fornitore giusto di buoni pasto

La scelta del fornitore di buoni pasto richiede un’attenta valutazione. È fondamentale considerare l’ampiezza della rete di esercenti convenzionati, la trasparenza delle condizioni contrattuali, i costi di gestione e l'affidabilità dei sistemi di tracciamento. I leader di mercato come Edenred, Pellegrini, Satispay o Up Day offrono soluzioni affidabili con piattaforme digitali intuitive e integrate.

Le aziende dovrebbero valutare anche l’assistenza al cliente e la flessibilità nei servizi offerti, in particolare se attive nel settore pubblico o con lavoratori in smart working. Un buon fornitore favorisce non solo la compliance normativa ma anche un significativo risparmio operativo.

Cosa ricordare

I recenti adeguamenti alle regole sui buoni pasto e la crescente diffusione dei buoni pasto elettronici portano benefici tangibili per aziende e lavoratori: dalla maggiore tracciabilità e sicurezza nell’utilizzo alla possibilità di accedere a vantaggi fiscali più ampi. Le aziende possono ridurre costi di gestione e oneri contributivi, migliorando al contempo l’attrattiva del proprio pacchetto retributivo.

I lavoratori, dal canto loro, beneficiano di strumenti flessibili, digitali e immediati nell’utilizzo quotidiano. Considerata l’evoluzione della normativa e l’incremento delle soluzioni digitali disponibili, questo è il momento ideale per rivedere la propria strategia benefit.

Confronta ora le soluzioni migliori e richiedi un preventivo personalizzato per valorizzare i vantaggi fiscali offerti dai buoni pasto elettronici.