Buoni pasto aziendali : Guida completa per l'acquisto e l'utilizzo 2025

I buoni pasto rappresentano un servizio sostitutivo della mensa, offerto ai dipendenti per coprire il costo del pranzo durante l’orario di lavoro. Esistono in forma cartacea o elettronica e possono essere utilizzati presso esercizi convenzionati, come ristoranti, bar e supermercati. Tra i principali vantaggi associati ai buoni pasto ci sono la deducibilità fiscale per l'azienda e un maggiore potere d'acquisto per i dipendenti. Offrendo buoni pasto, un’impresa migliora il benessere dei propri lavoratori, promuove la fidelizzazione e ottimizza i costi.

Come ottenere i buoni pasto per i propri dipendenti? Quali sono le procedure che un’azienda deve compiere per fare un acquisto di buoni pasto? Ci sono delle regole specifiche e una normativa particolare? Come è noto, i buoni pasto servono a pagare al posto dei contanti o della carta bancomat per l’acquisto del pasto. Ma come fare un acquisto di buoni pasto e chi può richiederli?

Buoni pasto: cosa sono e come funzionano

Innanzitutto, prima di capire chi può richiederli, vediamo cosa sono i buoni pasto.

Come sono fatti i buoni pasto

I buoni pasto sono documenti in forma cartacea (chiamati anche ticket restaurant) o elettronica. In genere, chi possiede un buono pasto può esercitare un diritto di sostituzione della mensa e acquistare un pasto presso esercizi convenzionati (mense, ristoranti, supermercati etc.). Il dipendente può così pagare senza ricorrere ad altro strumento (carta di credito o denaro contante) e scegliere fra una vasta gamma di negozi il pasto che più predilige, durante la fascia oraria concordata per la pausa pranzo. Il valore di un buono pasto è piuttosto variabile e la media europea è di circa 7 €.

Vediamo ora come funzionano i buoni pasto in pratica. Nel formato cartaceo, il lavoratore riceve blocchetti di ticket da consegnare direttamente all’esercente.  Nel formato elettronico – sempre più diffuso – i buoni pasto vengono caricati su una card o gestiti tramite app. In entrambi i casi, l'importo non utilizzato non è rimborsabile e se il costo del pasto supera il valore del buono, il dipendente integra la differenza. Con l'evoluzione digitale, i ticket restaurant elettronici permettono una gestione più snella per azienda e dipendente, con tracciabilità e rendicontazione automatica delle spese.

Dove si acquistano i buoni pasto?

In Italia, numerose sono le aziende che emettono buoni pasto cartacei, del valore di 5,29€, e elettronici, del valore di 7€. I servizi offerti e le possibilità dei buoni pasto non cambiano molto da un’azienda all’altra, e bisogna conoscere la rete di locali che accetta i buoni pasto.

Per acquistare buoni pasto per i dipendenti, è possibile rivolgersi direttamente ai principali operatori del settore, come Edenred, Up Day, Sodexo e Pellegrini. Questi fornitori offrono piattaforme online dove un’azienda può scegliere il numero di buoni, il formato e gli importi. Per semplificare la selezione, molti siti comparano offerte diverse per qualità del servizio, commissioni e diffusione della rete convenzionata.

Alcuni dei fornitori più scelti dalle imprese italiane includono:

• Edenred: storico fornitore internazionale, ampio circuito accettazione;
• Up Day: anche per piccole imprese, ottima usabilità dei servizi online;
• Sodexo: adatta a grandi aziende, offre soluzioni customizzabili;
• Pellegrini: copertura nazionale, esperienza ultradecennale.

Ecco una tabella comparativa dei principali fornitori in Italia:

FornitoreFormato buonoValore nominaleCanale acquisto

Questa panoramica mostra come le aziende italiane possano contare su vari canali per acquistare buoni pasto in modo efficace.

Come ottenere i buoni pasto e chi può richiederli

Molte aziende decidono di usufruire dei buoni pasto per i dipendenti che lavorano nella loro azienda, dal momento che non dispongono di una mensa aziendale.

Chi può richiedere i buoni pasto o fare un acquisto di buoni pasto?

I buoni pasto elettronici o cartacei sono destinati a tutti i lavoratori a tempo pieno, part-time, a tutti i tipi di collaboratori e agli stagisti. I buoni pasto sono destinati a queste persone che possono richiederli all’azienda anche se l’orario di lavoro non prevede una pausa pranzo specifica. Il datore di lavoro può ottenere buoni pasto per i dipendenti contattando imprese specializate.

Fanno parte delle categorie che hanno diritto ai buoni pasto aziendali anche i lavoratori a chiamata e coloro che prestano la loro opera con contratti flessibili, purché vi sia tracciabilità delle ore. Alcune aziende estendono il beneficio anche ai collaboratori occasionali, secondo quanto definito nelle policy interne.

Come funzionano e chi può richiederli oltre alle categorie già menzionate?

Ogni buono pasto corrisponde a un giorno lavorativo. Anche i lavoratori autonomi possono farne richiesta per dedurne il costo dall’imponibile come spesa di rappresentanza.

Come funzionano i buoni pasto?

Il buono pasto non viene restituito sotto forma di denaro, se la spesa per il pasto è inferiore all’importo del buono pasto. Se invece l’importo è superiore, il titolare del buono pasto deve aggiungere la differenza.

Quali sono gli obblighi per il datore di lavoro che ha acquistato buoni pasto?

Il datore di lavoro non subisce nessuna imposizione né obbligo di rilasciare dei buoni pasto. La concessione in genere è specificata nel contratto di assunzione. In alcuni casi, il rilascio dei buoni pasto proviene da contrattazioni sindacali.

Tuttavia, è utile conoscere la normativa sui buoni pasto aziendali: se i buoni vengono concessi in modo strutturale, vanno indicati in busta paga. Non rientrano nel calcolo del TFR e, se nel formato elettronico fino a 8 euro al giorno, non sono soggetti a tassazione. La gestione deve rispettare le prescrizioni fiscali previste dalla normativa vigente.

Cosa non è possibile fare con i buoni pasto?

I buoni pasto non possono in ogni caso essere convertiti in denaro, né essere usati per prestazioni diverse dalla ristorazione. Inoltre, non possono essere usati da terzi rispetto al titolare del ticket e nemmeno essere venduti o ceduti. Non si può, infine, utilizzare buoni pasto se giunti a scadenza o se rovinati.

Come scegliere il fornitore giusto di buoni pasto

Quando si decide di acquistare buoni pasto, è fondamentale valutare:

• Ampiezza della rete: quanti esercizi commerciali aderiscono;
• Costi e commissioni: più bassi sono, meno pesa il servizio sull’azienda;
• Flessibilità amministrativa: gestione semplice, digitale e reportistica automatica;
• Formati offerti: se solo cartaceo, solo elettronico o entrambi;
• Servizio clienti: assistenza dedicata in caso di errori o modifiche d’ordine.

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Cosa ricordare

I buoni pasto rappresentano un importante strumento di welfare aziendale che consente di offrire ai dipendenti un beneficio concreto, fiscalmente vantaggioso. Sono flessibili, personalizzabili e semplificano la gestione delle pause pranzo, anche in assenza della mensa aziendale. Le aziende possono acquistare buoni pasto tramite piattaforme online o agenti specializzati, scegliendo i fornitori più adatti alle proprie esigenze. La normativa italiana li tutela, rendendoli uno strumento sempre più strategico nella gestione del personale.

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