Scegliere bene l’emettitore dei buoni pasto

Nel contesto lavorativo italiano, i buoni pasto aziendali rappresentano uno dei benefit più apprezzati da dipendenti e datori di lavoro. Offrono vantaggi fiscali , semplificano la gestione amministrativa e migliorano il benessere dei collaboratori.

Tuttavia, scegliere il fornitore giusto può rivelarsi complesso: tra formati cartacei, digitali e carte elettroniche, ogni soluzione presenta costi e condizioni differenti.

In questa guida essenziale scoprirai come confrontare le offerte, valutare i servizi più adatti alla tua impresa e individuare il partner più conveniente per il 2025.

Che cosa sono i buoni pasto?

Buoni pasto aziendali: un benefit essenziale per i dipendenti

I buoni pasto aziendali rappresentano uno strumento fondamentale di welfare aziendale, concepito per migliorare il benessere dei dipendenti e facilitare l'accesso a pasti durante l'orario di lavoro. Questi ticket restaurant, disponibili sia in formato cartaceo che digitale, sono accettati in una vasta rete di esercizi convenzionati, tra cui ristoranti, supermercati, bar e pizzerie.

Oltre a essere un incentivo economico, favoriscono un miglior equilibrio tra vita lavorativa e personale, incrementando la soddisfazione e la motivazione dei dipendenti. Le aziende che includono questi benefit nel proprio pacchetto retributivo registrano spesso una maggiore fidelizzazione del personale e una riduzione del turnover.

In un contesto sempre più orientato alla valorizzazione del capitale umano, i buoni pasto aziendali rappresentano una leva strategica per attrarre e trattenere talenti, oltre a ottimizzare la gestione delle pause pranzo in modo più flessibile ed efficiente.

Definizione e funzione dei ticket restaurant

Essenzialmente, i buoni pasto sono benefit aziendali non monetari che le aziende forniscono ai propri dipendenti. Il loro scopo principale è quello di coprire, parzialmente o totalmente, il costo del pranzo o della pausa pasto durante la giornata lavorativa.

Questo strumento di lavoro incrementa il potere d'acquisto dei dipendenti e promuove una pausa pranzo di qualità.

Evoluzione dal formato cartaceo al digitale

Originariamente, i buoni pasto erano emessi esclusivamente in formato cartaceo. Tuttavia, con l'avanzamento tecnologico, si è assistito a una rapida transizione verso i buoni pasto digitali. Questo formato, gestito tramite carte prepagate o app mobili, offre numerosi vantaggi in termini di praticità, sicurezza e integrazione con servizi digitali innovativi, semplificando sia l'utilizzo per i dipendenti che la gestione amministrativa per le aziende.

La digitalizzazione ha reso più efficiente l’emissione, la distribuzione e il controllo dei titoli di spesa, contribuendo alla riduzione della burocrazia interna.

Le carte prepagate e le app mobili stanno progressivamente sostituendo i blocchetti cartacei, offrendo maggiore trasparenza e tracciabilità, anche se il formato cartaceo resta ancora diffuso tra le piccole imprese.

 Il mercato ha risposto positivamente a questa trasformazione: secondo le ultime stime, oltre 3 milioni di lavoratori in Italia utilizzano regolarmente buoni pasto, con una quota in costante crescita per le soluzioni digitali e contactless. La digitalizzazione dei buoni pasto rappresenta oggi una delle maggiori innovazioni nel campo del welfare aziendale, con un trend in costante crescita favorito anche dalla diffusione di dispositivi mobili e tecnologie contactless.

Buoni pasto digitali vs cartacei: un confronto vantaggioso per le aziende

La scelta tra buoni pasto digitali e buoni pasto cartacei rappresenta una decisione strategica per le aziende che desiderano ottimizzare i benefit aziendali offerti ai propri dipendenti. Sebbene entrambi i formati assolvano alla funzione di agevolare la pausa pranzo, i buoni pasto digitali emergono come la soluzione più efficiente e al passo con i tempi.

Vantaggi chiave dei buoni pasto digitali

I ticket restaurant digitali offrono una serie di vantaggi significativi rispetto alla versione cartacea:

• Maggiore praticità d'Uso: I dipendenti possono utilizzare carte prepagate o app mobili direttamente alla cassa degli esercizi convenzionati, eliminando la necessità di gestire blocchetti di buoni pasto cartacei.
• Efficienza operativa per le aziende: la gestione dei buoni pasto digitali è notevolmente semplificata, riducendo i costi di gestione legati alla produzione, distribuzione fisica e rendicontazione dei ticket restaurant cartacei.
• Sicurezza e tracciabilità avanzate: le carte e le app per i buoni pasto digitali offrono maggiori garanzie contro smarrimento e furto, spesso con funzionalità di blocco e tracciabilità delle transazioni.
• Integrazione con servizi digitali: le piattaforme digitali per i buoni pasto possono integrarsi con altri servizi aziendali, offrendo una gestione più centralizzata dei benefit e una migliore esperienza utente per i dipendenti.
• Sostenibilità ambientale: la riduzione dell'uso della carta contribuisce a una maggiore sostenibilità ambientale, un aspetto sempre più importante per le aziende attente all'impatto ecologico.

In sintesi, il passaggio dai buoni pasto cartacei ai buoni pasto digitali  rappresenta un'evoluzione naturale che porta con sé numerosi vantaggi sia per le aziende che per i dipendenti, migliorando l'efficienza, la sicurezza e la praticità nell'utilizzo di questo importante benefit aziendale.

Andamento del mercato e innovazioni recenti

Il mercato dei buoni pasto in Italia continua a crescere, con un valore stimato di oltre 4 miliardi di euro annui nel 2025, sostenuto dall’adozione massiva dei formati digitali. 

Sono oltre 3 milioni i lavoratori che ogni giorno utilizzano questi strumenti, e più di 150.000 i punti vendita affiliati su tutto il territorio nazionale. Dal 1° settembre 2025 entra in vigore il tetto massimo del 5% sulle commissioni applicate agli esercenti da parte delle società emettitrici di buoni pasto, con un periodo transitorio fino al 31 dicembre 2025 per i contratti già in essere.

La misura mira a rendere più sostenibile la gestione dei buoni pasto per bar, ristoranti e supermercati convenzionati. È in valutazione da parte del Governo un possibile incremento dell’importo detassabile per i buoni pasto digitali, attualmente fissato a 8 euro al giorno, ma nessuna modifica è ancora stata approvata nel 2025.

Leader nel mercato dei buoni pasto aziendali in Italia

Il mercato italiano dei buoni pasto aziendali nel 2025 è guidato da Edenred (Ticket Restaurant®), Gruppo Pellegrini (Pellegrini Card), Up Day e altri operatori come Sodexo e Coverflex, che si distinguono per l’innovazione digitale e la gestione tramite app.

Panoramica dei fornitori chiave

• Edenred (Ticket Restaurant®): leader storico del settore, Edenred, con il suo iconico Ticket Restaurant®, vanta una vastissima rete di esercizi convenzionati. Offre soluzioni sia cartacee che digitali, con una forte attenzione ai servizi aggiuntivi per le aziende, come piattaforme online per la gestione e app dedicate ai dipendenti. La qualità del servizio clienti e l'ampiezza dell'offerta digitale sono i suoi punti di forza.
• Gruppo Pellegrini (Pellegrini Card): il Gruppo Pellegrini, con la sua innovativa Pellegrini Card, si concentra su offerte personalizzate per le aziende, fornendo soluzioni integrate per la gestione dei benefit aziendali. La Pellegrini Card è una carta elettronica che offre flessibilità e una vasta rete di accettazione.
• Gruppo Up (Up Day): il Gruppo Up, con i suoi diversi buoni Day (inclusi i buoni pasto), si impegna a fornire soluzioni su misura per le esigenze delle aziende, con un focus crescente sulle piattaforme digitali e i servizi innovativi per migliorare l'esperienza utente.

Vantaggi fiscali e operativi dei buoni pasto per le aziende

L'adozione dei buoni pasto rappresenta una strategia aziendale vantaggiosa, offrendo significativi benefici fiscali e operativi sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. Integrare i ticket restaurant nel pacchetto retributivo si traduce in un'ottimizzazione dei costi e in un miglioramento del clima lavorativo. La normativa fiscale vigente consente la deduzione totale dei costi fino a determinati valori soglia.

Risparmio fiscale e deducibilità per le aziende

• Deducibilità fiscale: I costi sostenuti per l'acquisto dei buoni pasto sono deducibili dal reddito imponibile dell'azienda, contribuendo a una significativa ottimizzazione fiscale aziendale.
• Vantaggi dei buoni digitali: I buoni pasto digitali mantengono nel 2025 un limite di esenzione fiscale fino a 8 euro al giorno, superiore ai 4 euro previsti per i buoni cartacei, confermando un regime più vantaggioso per le aziende.
• Ottimizzazione dei costi: l'utilizzo dei buoni pasto permette alle aziende di gestire in modo efficiente le spese per la pausa pranzo dei dipendenti, con procedure amministrative semplificate, specialmente con i formati digitali.

Tabella comparativa dei limiti aggiornati e previsti:

Benefici operativi e per i dipendenti

• Miglioramento del Benessere dei Dipendenti: la disponibilità dei buoni pasto incrementa il benessere dei dipendenti, offrendo loro un supporto economico per un pranzo di qualità e contribuendo a un ambiente lavorativo più positivo.
• Aumento della Soddisfazione e della Produttività: dipendenti soddisfatti sono spesso più motivati e produttivi. I buoni pasto sono percepiti come un benefit aziendale apprezzato, che può accrescere l'engagement e la soddisfazione sul lavoro.
• Flessibilità e Scelta: I ticket restaurant offrono ai dipendenti la libertà di scegliere tra una vasta gamma di esercizi convenzionati, garantendo flessibilità nella fruizione del servizio.

Scegliere il fornitore di buoni pasto perfetto per la tua azienda

La scelta del fornitore di buoni pasto ideale è un passo cruciale per massimizzare i benefici di questo importante strumento di welfare aziendale. Le aziende devono valutare attentamente diversi criteri per trovare il partner più adatto alle proprie esigenze e a quelle dei propri dipendenti.

Criteri essenziali per la valutazione dei fornitori

• Commissioni applicate: confrontare attentamente le commissioni richieste dai diversi emettitori di buoni pasto è fondamentale per una gestione finanziaria ottimizzata. Richiedi più preventivi per avere una panoramica completa.
• Rete di affiliati: l'ampiezza e la rilevanza della rete di esercizi convenzionati (ristoranti, supermercati, bar) sono indicatori chiave per garantire la soddisfazione dei dipendenti. Verifica la copertura geografica e le tipologie di locali.
• Servizi aggiuntivi offerti: valuta i servizi aggiuntivi proposti, come piattaforme online per la gestione, app per i dipendenti con funzionalità intuitive (consultazione saldo, storico transazioni), e un efficiente servizio clienti.
• Tecnologia e innovazione: l'adozione di soluzioni digitali avanzate, come carte elettroniche e pagamenti tramite app, semplifica l'utilizzo per i dipendenti e la gestione per l'azienda.
• Scalabilità e flessibilità: assicurati che il fornitore possa adattare le proprie soluzioni alle future esigenze di crescita della tua azienda.

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Cosa ricordare

Investire nei buoni pasto nel 2025 significa rafforzare il welfare aziendale, migliorare il benessere dei dipendenti e ottimizzare la fiscalità d’impresa. I formati digitali offrono maggiore controllo, sostenibilità e integrazione con i sistemi di gestione HR. La scelta del fornitore giusto influenzerà direttamente la qualità del servizio e la soddisfazione interna.

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