Buoni pasto: quali vantaggi fiscali per imprese e dipendenti?

La tassazione dei buoni pasto è un tema centrale per le aziende che vogliono ottimizzare il welfare senza aumentare il costo del lavoro. Se gestiti correttamente, i buoni pasto offrono vantaggi fiscali e contributivi sia per l’impresa sia per i dipendenti.
In questa guida scopri regole, limiti e buone pratiche per massimizzare il beneficio in modo conforme.

Tassazione dei buoni pasto per il dipendente

La disciplina fiscale che riguarda i buoni pasto non è la stessa per il dipendente che riceve i buoni pasto e per l’azienda che invece li acquista per i suoi dipendenti. Vediamo la differenza.

Tassazione dei buoni pasto per il dipendente

I buoni pasto sono una prestazione sostitutiva di mensa (fringe benefit) e non sono convertibili in denaro. Non concorrono al reddito da lavoro dipendente entro i limiti giornalieri previsti; l’eventuale eccedenza diventa imponibile ai fini IRPEF. I buoni pasto non concorrono alla formazione del reddito del lavoratore.

La normativa prevede infatti che le somministrazioni di vitto da parte del datore di lavoro non formano reddito del lavoro dipendente fino a un importo complessivo giornaliero di 10 € (se il buono pasto è elettronico/digitale ) o di 4 € (se cartaceo).
Non essendo imponibile per il dipendente fino a queste soglie, una eventuale eccedenza deve invece essere imponibile ai fini Irpef. Se ad esempio il lavoratore riceve un buono pasto elettronico di 10 €, non c’è imponibile. Se riceve un buono da 12 €, l’imponibile sarà di 2 €.

Direttiva della normativa e diritti

In sintesi, il lavoratore è obbligato a corrispondere le imposte su un importo che si ottiene calcolando la differenza fra il valore facciale (il valore effettivo del buono pasto) e i valori soglia di 7 €/5,29 €. Le soglie di esenzione possono essere modificate dal legislatore con interventi normativi. 

Il riconoscimento del buono pasto dipende da contratti, accordi o policy aziendale; quando previsto, può essere riconosciuto anche ai lavoratori part-time.
Secondo prassi dell’Amministrazione finanziaria, i buoni pasto possono essere riconosciuti anche ai lavoratori part-time, in base alle regole applicate dall’azienda. Inoltre, per usufruire della detassazione, i buoni pasto devono essere rivolti a categorie omogenee di lavoratori o dipendenti.

In ottica 2026, conviene verificare periodicamente le soglie aggiornate e allineare buoni pasto, payroll e policy welfare per evitare errori di imponibile.

Buoni pasto e smart working: regole e limiti in 2026

Buoni pasto in smart working: quando spettano davvero

In 2026, molte aziende italiane continuano a riconoscere i buoni pasto anche ai dipendenti in smart working, ma è fondamentale applicare criteri chiari e coerenti. Il ticket non è “automatico”: deve essere previsto da contratto, accordo aziendale o policy interna, e legato a una giornata lavorativa effettivamente svolta.

In pratica, per evitare contestazioni o errori in busta paga, conviene definire in modo esplicito:

• se il buono spetta anche da remoto

• se è legato alle presenze o al timesheet

• se si applica anche a part-time e turnisti

• come si gestiscono ferie, malattia e permessi

Una gestione corretta permette di mantenere i vantaggi fiscali e ridurre rischi di imponibile non previsto.

Buoni pasto e rimborsi pranzo: attenzione alle sovrapposizioni

Un errore frequente è cumulare buoni pasto con altre forme di benefit, come:

• rimborso pranzo a piè di lista

• indennità sostitutiva mensa

• note spese ricorrenti

In molti casi, queste sovrapposizioni possono generare incoerenze fiscali e aumentare l’imponibile IRPEF, soprattutto se la finalità non è documentata.

La best practice per HR e amministrazione è scegliere un’unica modalità per categoria di lavoratori e renderla stabile nel tempo. Così i buoni pasto elettronici restano uno strumento semplice, scalabile e fiscalmente efficiente, anche in organizzazioni con lavoro ibrido.

Tassazione dei buoni pasto per le aziende

Se un’azienda acquista buoni pasto destinati ai suoi dipendenti, può dedurre il costo che sostiene per competenza ai fini del tipo di imposta diretta, vale a dire Irpef o Ires. Il costo dell’acquisto dei buoni pasto si deduce in riferimento al periodo d’imposta in cui il lavoratore ha usufruito del buono pasto e di norma il costo dei buoni pasto è rilevato in bilancio tra i Costi per servizi (B.7), in coerenza con la natura di servizio sostitutivo di mensa. I buoni pasto, infatti, non rientrano dei costi del personale, ma in quello dei servizi al personale.

Tassazione dei buoni pasto per le aziende: i dettagli

Una circolare dell’Agenzia delle Entrate (n. 6/E/2009) decreta che i buoni pasto forniscono un servizio di sostituzione della mensa, e che per questo la deducibilità non può essere limitata al 75 % come nel caso delle spese di vitto e alloggio.

Disciplina IVA per buoni pasto

Per le aziende è molto importante capire anche quale disciplina IVA si deve applicare all’acquisto dei buoni pasto. Sulla base di alcune modifiche dell’articolo relativo, risalente al 1 settembre 2008, la detraibilità IVA dipende dalla fatturazione e dalla natura dell’operazione (servizio sostitutivo di mensa, commissioni dell’emittente, ecc.). In molti casi l’IVA è detraibile, ma l’aliquota applicata può variare.

Come massimizzare i vantaggi fiscali dei buoni pasto in azienda

Buoni pasto e car policy welfare: errori da evitare

Per ottenere davvero i vantaggi fiscali  dei buoni pasto, non basta acquistare i ticket: serve una gestione coerente tra HR, payroll e amministrazione. In particolare, molte aziende commettono errori che fanno perdere la detassazione o generano imponibile non previsto.

Ecco i più frequenti:

• assegnazione non uniforme (mancato rispetto della generalità o delle categorie omogenee)

• valori nominali non allineati alle soglie (es. superamento del limite dei 10 € elettronici o 4 € cartacei)

• gestione confusa tra buono pasto e altre forme di welfare (rimborso pranzo, indennità sostitutiva, ecc.)

• assenza di una policy interna scritta e condivisa

Una buona regola è definire chiaramente a chi spettano i buoni, in quali giornate, e con quali limiti, così da ridurre contestazioni e incoerenze in busta paga.

Checklist operativa per HR e amministrazione

Per una gestione corretta e “a prova di controllo”, conviene adottare una checklist semplice ma completa:

• definire una policy buoni pasto (criteri, platea, giornate ammesse)

• scegliere il formato più efficiente (in genere buono pasto elettronico)

• verificare l’integrazione con payroll e presenze (smart working incluso)

• controllare periodicamente imponibile ed eccedenze IRPEF

• archiviare contratti, fatture e condizioni con l’emittente

• aggiornare annualmente soglie e regole in base alle novità normative

Con questa impostazione, i buoni pasto diventano uno strumento di welfare stabile, conveniente e facilmente scalabile anche per PMI ed ETI.

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