Guida ai software di contabilità online: cosa bisogna sapere

Gestire un esercizio commerciale o un’impresa al giorno d’oggi richiede alcune innovazioni importanti. Fra queste, decisamente la più importante è la possibilità di gestire la contabilità con degli strumenti appropriati, veloci, flessibili e sempre disponibili, in modo da controllare in maniera rapida e sicura le evoluzioni del proprio patrimonio, della situazione fiscale, dei propri dati di fatturazione. Per questa ragione, negli ultimi anni sono stati messi a punto e immessi nel mercato alcuni software contabilità online, che hanno rivoluzionato interamente la gestione fiscale di imprese e negozi.

Ma quali sono le caratteristiche di questi software che permettono di gestire online la contabilità?

Quali sono i reali vantaggi che apporta l’uso di questi strumenti rispetto a metodi più tradizionali come block-notes e penna, o come i software installati sul PC in azienda o in negozio? E, soprattutto, quanto costano questi software? Scorrete l’articolo e troverete le informazioni più importanti.

Software contabilità online: cosa è, come funziona e a cosa serve

Grazie ai sistemi di contabilità online, non è più necessario acquistare le applicazioni o i software da installare nei computer dell’impresa o del negozio. Al contrario, tutto ciò che serve per la contabilità online è il pagamento di un canone di locazione mensile dell’applicazione, un qualsiasi dispositivo (computer, tablet, smartphone) e naturalmente una connessione internet. Vediamo nel dettaglio come funzionano questi software.

Software contabilità online: caratteristiche generali

Usare questi software che si occupano di gestire online la contabilità è davvero molto semplice.

Concretamente, bisogna soltanto connettersi al servizio per mezzo di un login e di una password per poi effettuare la propria contabilità sul web. Tutti i dati vengono in genere salvati e archiviati sui server dell’editore dell’applicazione, dotati di sistemi di sicurezza informatica sofisticati. Le modalità di gestione della compatibilità online sono generalmente due: il modo ASP (Application Service Provider) e il modo SaaS (Software as a Service). Se il modello ASP corrisponde a un programma informatico più classico, messo online dall’editore, il modello SaaS è stato invece concepito sin da subito come da usare online. E’ questo modello che tende a imporsi sul mercato oggi, mentre il primo è in via di estinzione.

La gestione contabile in cloud: una vera rivoluzione

Quando parliamo di contabilità online, ci riferiamo a una vera e propria rivoluzione del mercato.

Infatti, insieme ai prodotti software più tradizionali, installati sui computer, la categoria dei software contabilità cloud presentano indubbie novità: non hanno bisogno di download né di istallazione, e presentano un packaging commerciale del tutto nuovo. I pacchetti software che regolano la contabilità cloud sono totalmente online e possono essere usati da ogni azienda. In particolare, oggi hanno trasformato il fashion retail.

Le funzioni più importanti

Cosa consente di fare un gestionale aziendale online? Innanzitutto, grazie a queste applicazioni, diventa possibile collegarsi da ogni luogo, ed esercitare la propria contabilità non solo in negozio o in azienda, ma comodamente persino da casa, o durante un viaggio.

Essendo di facile uso, questi software consentono inoltre un controllo in tempo reale dell’andamento del vostro patrimonio e della vostra situazione fiscale, garantendo così le migliori scelte possibili da prendere nella breve durata. Infine, tutte le applicazioni del settore condividono un certo numero di funzionalità comuni e svolgono rapidamente alcune mansioni. Fra le funzioni elenchiamo qui quelle più importanti:

• La registrazione di fatture e ricevute fiscali;
• Il riconoscimento automatico di fatture e ricevute;
• La sicurezza dei dati ;
• La possibilità di esportare documenti da presentare al commercialista.

L'importanza della contabilità negli affari

È possibile gestire un business senza gli strumenti tecnologici più importanti?

Se l'obiettivo è restare al passo con i principali concorrenti e attirare nuovi clienti, la risposta è no.

I software di contabilità online consentono di risparmiare tempo e denaro, di rispettare più facilmente le indicazioni delle normative in vigore, di migliorare i processi aziendali e di gestire le proprie entrate e uscite in maniera sicura e affidabile. Ma, soprattutto, in un contesto come quello aziendale, misurare è fondamentale.

Senza una corretta misurazione di dati e numeri, nessun miglioramento è possibile: ecco spiegato il motivo per cui la contabilità è così importante!

Quali sono i vantaggi se possediamo questo tipo di applicazioni online per la gestione fiscale?

Se questi software contabilità online mostrano la loro portata rivoluzionaria nell’ambito del mercato della gestione fiscale e finanziaria di aziende e negozi, bisogna andare nel dettaglio per capire la portata effettiva dei vantaggi che apportano.

Vantaggi principali: prime considerazioni generali

• conoscenza approfondita dei costi e del budget. I software di contabilità online consentono di ottenere report dettagliati delle spese sostenute, del budget disponibile per le varie attività in programma, della redditività di ogni singola area dell'azienda. Conoscere tali informazioni consente di applicare eventuali modifiche in corso d'opera e ottimizzare la gestione e il ritorno dei processi aziendali
• ottimizzazione delle spese. Grazie alla reportistica, un software gestionale consente di tagliare le spese di troppo e adeguare il budget alle varie attività in programma. Il risultato di tali operazioni è l'ottimizzazione dei costi e delle uscite
• miglioramento dei processi decisionali. Adeguando le scelte e la politica aziendale, è possibile gestire in maniera più efficiente e lungimirante il budget, migliorando i processi decisionali
• individuare i clienti e i progetti più redditizi. In questo modo, i software di contabilità online aiutano a focalizzare l'attenzione sulle attività che garantiscono i profitti maggiori e a migliorare quelle a rendimento inferiore
• determinare quali sono i dipartimenti aziendali che generano un ROI maggiore. I programmi di contabilità consentono di riorganizzare meglio investimenti e risorse e adottare eventuali correttivi tesi a migliorare il ritorno dell'investimento
• accedere ai propri dati in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo connesso alla rete. In genere, questi software vengono forniti tramite cloud, pertanto i dati sono accessibili 24 ore su 24 da PC, smartphone e tablet
• automazione dei processi. I programmi in questione sono dotati di funzionalità ad hoc, spesso richieste dal cliente stesso. Tra queste figurano funzioni dedicate appositamente all'automazione dei processi, tra cui la creazione delle richieste di ordini di acquisto, l'immissione dei dati nei fogli di calcolo, la registrazione di determinati eventi e così via

I vantaggi dei software contabilità online: la sicurezza dati

Chi possiede un software gestionale che funziona esclusivamente offline può correre il rischio di ritrovarsi in negozio all’improvviso con il PC rotto, e quindi di ritrovarsi senza poter accedere al programma installato solo su quella macchina.

In questi casi, se non si ha effettuato un back up regolare e assiduo di tutti i propri dati (pratica che richiede tempo e attenzione particolare, spesso omessa dalla maggioranza degli utenti), la possibilità di perdere tutti i dati diventa molto concreta.

I software di gestione contabili online, al contrario, non correranno mai questo rischio, perché i dati archiviati sul cloud separano fisicamente il software gestionale dalla macchina e sono custoditi dall’azienda che fornisce il software. L’utente può fare ricorso a un qualunque altro dispositivo e accedere in ogni momento ai propri dati, che sono a totale disposizione dell’utente in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo.

Vantaggi principali: la tecnologia cloud

Forse il primo dei vantaggi di questi software contabilità online è proprio la tecnologia cloud.

In effetti, capita di frequente di non essere presenti fisicamente in azienda e, nonostante la distanza, si ha la necessità di controllare il ritmo delle vendite in tempo reale.

Oppure, si vuole sapere se le merci di cui si aspettava l’arrivo sono state portate dal fornitore, oppure valutare le performance di vendita di un nuovo lavoratore in azienda. Ecco: la tecnologia cloud permette, in sintesi, di rispondere a quest’esigenza primaria di controllo in ogni dove e in ogni tempo. L’utente può collegarsi al proprio punto vendita, ad esempio, o alla propria azienda, dal momento in cui si trova in possesso di un dispositivo elettronico (computer, tablet, smartphone) che sia connesso a internet.

La tecnologia cloud consente un controllo totale del proprio giro di affari, senza obbligo di installazione del software nel computer che si trova fisicamente in azienda.

Gestione in tempo reale

Un software gestionale consente il traffico dati in tempo reale, consentendo di gestire così ad esempio più punti vendita allo stesso tempo, oppure permettendo di controllare trasferimenti di denaro, riassortimento di merci o in generale tutte quelle informazioni che con un software offline non si possono ottenere prima di qualche ora.

Come scegliere un software di contabilità online?

Negli ultimi anni, tantissime imprese italiane hanno investito nel digitale allo scopo di migliorare la gestione aziendale. Prima di scoprire quali sono le soluzioni migliori in commercio è bene sapere come regolarsi nella scelta del software: quali sono le caratteristiche più importanti? Come scegliere il programma più adatto per la propria azienda? Ecco le caratteristiche da considerare e i criteri utili per la selezione.

Dare risalto alle proprie esigenze

Prima di scegliere il software gestionale, è importante definire le esigenze della propria azienda: quali sono le aree che il programma deve gestire? Quali funzionalità deve mettere a disposizione e come devono integrarsi tra loro? Quali reparti bisogna monitorare?

Modularità

Una delle soluzioni più richieste è rappresentata dai cosiddetti software ERP, che hanno il grande pregio di essere modulabili: ciò vuol dire che sono formati da diversi elementi con funzionalità differenti. Ognuno può scegliere le funzioni che fanno al caso proprio creando un sistema gestionale ad hoc, basato sui propri flussi aziendali.

Formazione

Le differenze non sono rappresentate soltanto dal software specifico, ma anche dal partner: assistenza, formazione e personalizzazione sono aspetti di cui tenere conto e che vengono gestiti dall'azienda che fornisce il programma. A tal proposito, è preferibile che il partner abbia una lunga esperienza nel settore informatico e una conoscenza approfondita della gestione d'impresa.

Il software deve essere espandibile

Un buon programma di contabilità online deve sapersi adattare alle rinnovate esigenze di un'azienda. I gestionali espandibili consentono di rimodulare le funzionalità del programma in base alle nuove aree di sviluppo. Pertanto, ogni modulo deve integrarsi alla perfezione con la struttura già esistente.

Quali sono i migliori software di contabilità online?

I software di contabilità online hanno prezzi molto diversi gli uni dagli altri, in relazione alle funzioni offerte e alla tipologia di abbonamento sottoscritta. Tra i migliori in circolazione è necessario citare i seguenti:

• Zucchetti. Dotato di un'interfaccia intuitiva e user-friendly, il gestionale di Zucchetti è tra i migliori in assoluto. Consente di gestire la contabilità, il magazzino, le fatture e gli ordini, di automatizzare diverse operazioni e di abbinarvi ulteriori moduli. Presenta una versione cloud accessibile da qualsiasi dispositivo, acquistabile tramite abbonamento mensile. Zucchetti limita il margine d'errore e offre un eccellente servizio di assistenza clienti
• Xero offre un grado di sicurezza elevato grazie all'autenticazione a due fattori. In questo modo riesce a tenere i dati sensibili al sicuro da occhi indiscreti. Contrariamente a quanto fanno altri software simili, Xero si occupa anche dei libri paga, grazie all'integrazione con altri software. Perfetto per gli utenti alle prime armi, può crescere di pari passo con il business aziendale, essendo in grado di gestire al meglio eventuali integrazioni con programmi esterni
• TeamSystem è apprezzato per la sua semplicità, ma anche per la straordinaria completezza. Il programma permette di occuparsi di contabilità, buste paga, bilanci, dichiarazione dei redditi e tanto altro ancora, nel massimo della sicurezza e da qualsiasi dispositivo. Le soluzioni messe a disposizione da TeamSystem sono tante e perfette per ogni esigenza. Tanto più che il software offre anche un pratico servizio di interazione digitale con fornitori, clienti e banche, pensato per semplificare il lavoro e aumentare la soddisfazione di utenti e partner. Sono disponibili tre tipologie di abbonamento, il cui prezzo varia in base ai servizi offerti
• SAP Business One garantisce un pacchetto completo, trattandosi di un software ERP (Enterprise Resource Planning) capace di integrare tutti i processi aziendali più rilevanti, tra cui la gestione delle risorse, degli ordini e delle vendite, la contabilità, il marketing e tanto altro ancora. Parliamo, quindi, di una piattaforma multifunzionale altamente personalizzabile, capace di soddisfare ogni esigenza

Costi del software contabilità online: convenienza o no?

A livello di spesa, sono davvero convenienti questi software che gestiscono online e su tecnologia cloud la contabilità? Vediamo nel dettaglio. Come accennato prima, l’inconveniente delle soluzioni low cost può essere costituito da spese supplementari per servizi che restano imprescindibili e che, a conti fatti, fanno lievitare il prezzo complessivo. In questo caso è utile vagliare prima dell’acquisto ognuno di questi costi e valutare quali sono le opzioni che verranno effettivamente utilizzate. Facciamo qualche esempio che riguarda in particolar modo l’assistenza e l’aggiornamento.

1) Abbattimento di costi hardware e software :

Con un software di gestione in cloud si risparmia molto sui costi di software e anche di hardware, perché non ci sono problemi di compatibilità fra l’applicazione e il dispositivo informatico. Né spese supplementari di dispositivi, né spese supplementari di server sono infatti richiesti per fare funzionare l’applicazione online, e per conservarei dati, che restano sul cloud a disposizione del cliente, su server dell’azienda fornitrice.

2) Abbattimento costi di personale tecnico :

I software contabilità online permettono di non fare mai ricorso a personale tecnico esterno, che in genere viene chiamato nella risoluzione di problemi relativi a software offline, e il cui lavoro è spesso molto oneroso per le aziende. Nel caso dei gestionali aziendali online, è l’azienda fornitrice a garantire il servizio e la risoluzione dei problemi.

3) Abbattimento costi relativi alla protezione e all’aggiornamento :

Sono due punti importanti. Contrariamente alla protezione dati che avviene sui software offline, che necessitano di anti-virus pesanti e costosi, e che spesso non resistono a furti e cyber-attacchi, i gestionali in cloud risultano i più sicuri in termini di protezione e si affidano a dei sistemisti che monitorano in permanenza i sistemi di protezione. Inoltre, per quanto riguarda gli aggiornamenti, i software contabilità cloud sono invece aggiornati dall’azienda con frequenza regolare per ottimizzare le prestazioni.

4) Quali modelli di gestionali aziendali online sono disponibili :

E’ facile ottenere dei preventivi sui costi di software contabilità online. Un esempio è MagicStore, gestionale in Cloud per negozi (in particolare di abbigliamento e di accessori). Spesso sono proposti ai clienti delle soluzioni interessanti, come un periodo di prova di 30 giorni. I canoni di locazione possono variare, da poche euro al mese a centinaia di euro, secondo le esigenze di personalizzazione, di protezione e di traffico dati, e secondo le esigenze specifiche del cliente. 

I limiti dei software di contabilità online

Quali sono gli svantaggi di un programma di questo tipo?

In verità molto pochi, trattandosi di strumenti eccezionali, utili ad ottimizzare la maggior parte delle attività.

• Tuttavia, conviene scegliere partner affidabili e dotati di una certa esperienza, onde limitare i rischi per la sicurezza dei dati. Questi programmi, infatti, funzionano tramite cloud e archiviano report e informazioni online.
• Per non correre rischi inutili, meglio affidarsi a software house in grado di proporre sistemi di sicurezza efficaci e privi di falle.
• Un altro problema legato ai programmi di contabilità online è costituito dalla complessità di alcune attività, poco intuitive e non adatte a coloro che hanno scarsa esperienza in merito.
• Ecco perché conviene affidarsi sempre a partner che hanno a cuore la formazione del cliente e che propongono corsi ad hoc, erogati sia in presenza che online.
• Infine, vale la pena ricordare che i prezzi degli abbonamenti non sempre sono convenienti. Come accennato in precedenza, i costi variano in relazione a parecchi fattori. Per giunta, gli stessi programmi prevedono diverse fasce di prezzo. Mediamente, un software professionale costa tra i 400 e i 1200 euro all'anno. I programmi che prevedono pagamenti una tantum, invece, hanno prezzi più elevati. Investimenti di questo genere non convengono a tutti e vanno valutati attentamente