Guida ai software contabilità on line: cosa bisogna sapere

Gestire un esercizio commerciale o un’impresa al giorno d’oggi richiede alcune innovazioni importanti. Fra queste, decisamente la più importante è la possibilità di gestire la contabilità con degli strumenti appropriati, veloci, flessibili e sempre disponibili, in modo da controllare in maniera rapida e sicura le evoluzioni del proprio patrimonio, della situazione fiscale, dei propri dati di fatturazione. Per questa ragione, negli ultimi anni sono stati messi a punto e immessi nel mercato alcuni software contabilità online, che hanno rivoluzionato interamente la gestione fiscale di imprese e negozi. Ma quali sono le caratteristiche di questi software che permettono di gestire online la contabilità? Quali sono i reali vantaggi che apporta l’uso di questi strumenti rispetto a metodi più tradizionali come block-notes e penna, o come i software installati sul PC in azienda o in negozio? E, soprattutto, quanto costano questi software? Scorrete l’articolo e troverete le informazioni più importanti.

Software contabilità online: cosa è, come funziona e a cosa serve

Grazie ai sistemi di contabilità online, non è più necessario acquistare le applicazioni o i software da installare nei computer dell’impresa o del negozio. Al contrario, tutto ciò che serve per la contabilità online è il pagamento di un canone di locazione mensile dell’applicazione, un qualsiasi dispositivo (computer, tablet, smartphone) e naturalmente una connessione internet. Vediamo nel dettaglio come funzionano questi software.

          Software contabilità online: caratteristiche generali

Usare questi software che si occupano di gestire online la contabilità è davvero molto semplice. Concretamente, bisogna soltanto connettersi al servizio per mezzo di un login e di una password per poi effettuare la propria contabilità sul web. Tutti i dati vengono in genere salvati e archiviati sui server dell’editore dell’applicazione, dotati di sistemi di sicurezza informatica sofisticati. Le modalità di gestione della compatibilità online sono generalmente due: il modo ASP (Application Service Provider) e il modo SaaS (Software as a Service). Se il modello ASP corrisponde a un programma informatico più classico, messo online dall’editore, il modello SaaS è stato invece concepito sin da subito come da usare online. E’ questo modello che tende a imporsi sul mercato oggi, mentre il primo è in via di estinzione.

La gestione contabile in cloud: una vera rivoluzione

Quando parliamo di contabilità online, ci riferiamo a una vera e propria rivoluzione del mercato. Infatti, insieme ai prodotti software più tradizionali, installati sui computer, la categoria dei software contabilità cloud presentano indubbie novità: non hanno bisogno di download né di istallazione, e presentano un packaging commerciale del tutto nuovo. I pacchetti software che regolano la contabilità cloud sono totalmente online e possono essere usati da ogni azienda. In particolare, oggi hanno trasformato il fashion retail.

Le funzioni più importanti

Cosa consente di fare un gestionale aziendale online? Innanzitutto, grazie a queste applicazioni, diventa possibile collegarsi da ogni luogo, ed esercitare la propria contabilità non solo in negozio o in azienda, ma comodamente persino da casa, o durante un viaggio. Essendo di facile uso, questi software consentono inoltre un controllo in tempo reale dell’andamento del vostro patrimonio e della vostra situazione fiscale, garantendo così le migliori scelte possibili da prendere nella breve durata. Infine, tutte le applicazioni del settore condividono un certo numero di funzionalità comuni e svolgono rapidamente alcune mansioni. Fra le funzioni elenchiamo qui quelle più importanti:

-        La registrazione di fatture e ricevute fiscali;

-        Il riconoscimento automatico di fatture e ricevute;

-        La sicurezza dei dati ;

-        La possibilità di esportare documenti da presentare al commercialista.

 

Quali sono i vantaggi se possediamo questo tipo di applicazioni online per la gestione fiscale?

Se questi software contabilità online mostrano la loro portata rivoluzionaria nell’ambito del mercato della gestione fiscale e finanziaria di aziende e negozi, bisogna andare nel dettaglio per capire la portata effettiva dei vantaggi che apportano.

Vantaggi principali: prime considerazioni generali

Proviamo in questa sezione a mostrare nel dettaglio quali sono gli indubbi vantaggi, senza trascurare di mostrare gli elementi da non trascurare per calcolare bene e con attenzione i costi e le spese che l’uso di questi software comporta. Come abbiamo già detto, è nel campo della registrazione di fatture e ricevute in tempo reale, nella possibilità di operare in ogni luogo e nella sicurezza dei dati che risultano i punti essenziali di questi software.

In particolare, i software contabilità online si rivelano estremamente vantaggiosi per le piccole imprese, a causa di alcune prime qualità:

-        Il servizio è di facile accesso, disponibile a priori 24 ore su 24 e 7 giorni su 7;

-        L’interfaccia è fluida, non ci sono parametri particolari da mettere in piedi;

-        Il prezzo è vantaggioso, e il pagamento è relativo al consumo;

-        Il sistema è in sicurezza, perché gli aggiornamenti e i salvataggi sono automatici, e i dati vengono criptati dal momento in cui sono trasmessi.

I vantaggi dei software contabilità online: la sicurezza dati

Chi possiede un software gestionale che funziona esclusivamente offline può correre il rischio di ritrovarsi in negozio all’improvviso con il PC rotto, e quindi di ritrovarsi senza poter accedere al programma installato solo su quella macchina. In questi casi, se non si ha effettuato un back up regolare e assiduo di tutti i propri dati (pratica che richiede tempo e attenzione particolare, spesso omessa dalla maggioranza degli utenti), la possibilità di perdere tutti i dati diventa molto concreta. I software di gestione contabili online, al contrario, non correranno mai questo rischio, perché i dati archiviati sul cloud separano fisicamente il software gestionale dalla macchina e sono custoditi dall’azienda che fornisce il software. L’utente può fare ricorso a un qualunque altro dispositivo e accedere in ogni momento ai propri dati, che sono a totale disposizione dell’utente in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo.

Vantaggi principali: la tecnologia cloud

Forse il primo dei vantaggi di questi software contabilità online è proprio la tecnologia cloud. In effetti, capita di frequente di non essere presenti fisicamente in azienda e, nonostante la distanza, si ha la necessità di controllare il ritmo delle vendite in tempo reale. Oppure, si vuole sapere se le merci di cui si aspettava l’arrivo sono state portate dal fornitore, oppure valutare le performance di vendita di un nuovo lavoratore in azienda. Ecco: la tecnologia cloud permette, in sintesi, di rispondere a quest’esigenza primaria di controllo in ogni dove e in ogni tempo. L’utente può collegarsi al proprio punto vendita, ad esempio, o alla propria azienda, dal momento in cui si trova in possesso di un dispositivo elettronico (computer, tablet, smartphone) che sia connesso a internet. La tecnologia cloud consente un controllo totale del proprio giro di affari, senza obbligo di installazione del software nel computer che si trova fisicamente in azienda.

Gestione in tempo reale

Un software gestionale consente il traffico dati in tempo reale, consentendo di gestire così ad esempio più punti vendita allo stesso tempo, oppure permettendo di controllare trasferimenti di denaro, riassortimento di merci o in generale tutte quelle informazioni che con un software offline non si possono ottenere prima di qualche ora.

 

Costi del software contabilità online: convenienza o no?

A livello di spesa, sono davvero convenienti questi software che gestiscono online e su tecnologia cloud la contabilità? Vediamo nel dettaglio. Come accennato prima, l’inconveniente delle soluzioni low cost può essere costituito da spese supplementari per servizi che restano imprescindibili e che, a conti fatti, fanno lievitare il prezzo complessivo. In questo caso è utile vagliare prima dell’acquisto ognuno di questi costi e valutare quali sono le opzioni che verranno effettivamente utilizzate. Facciamo qualche esempio che riguarda in particolar modo l’assistenza e l’aggiornamento.

Abbattimento di costi hardware e software

Con un software di gestione in cloud si risparmia molto sui costi di software e anche di hardware, perché non ci sono problemi di compatibilità fra l’applicazione e il dispositivo informatico. Né spese supplementari di dispositivi, né spese supplementari di server sono infatti richiesti per fare funzionare l’applicazione online, e per conservarei dati, che restano sul cloud a disposizione del cliente, su server dell’azienda fornitrice.

Abbattimento costi di personale tecnico

I software contabilità online permettono di non fare mai ricorso a personale tecnico esterno, che in genere viene chiamato nella risoluzione di problemi relativi a software offline, e il cui lavoro è spesso molto oneroso per le aziende. Nel caso dei gestionali aziendali online, è l’azienda fornitrice a garantire il servizio e la risoluzione dei problemi.

Abbattimento costi relativi alla protezione e all’aggiornamento

Sono due punti importanti. Contrariamente alla protezione dati che avviene sui software offline, che necessitano di anti-virus pesanti e costosi, e che spesso non resistono a furti e cyber-attacchi, i gestionali in cloud risultano i più sicuri in termini di protezione e si affidano a dei sistemisti che monitorano in permanenza i sistemi di protezione. Inoltre, per quanto riguarda gli aggiornamenti, i software contabilità cloud sono invece aggiornati dall’azienda con frequenza regolare per ottimizzare le prestazioni.

Quali modelli di gestionali aziendali online sono disponibili

E’ facile ottenere dei preventivi sui costi di software contabilità online. Un esempio è MagicStore, gestionale in Cloud per negozi (in particolare di abbigliamento e di accessori). Spesso sono proposti ai clienti delle soluzioni interessanti, come un periodo di prova di 30 giorni. I canoni di locazione possono variare, da poche euro al mese a centinaia di euro, secondo le esigenze di personalizzazione, di protezione e di traffico dati, e secondo le esigenze specifiche del cliente. 

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