Software contabilità: La fatturazione elettronica

Fatturazione elettronica: di cosa si tratta

Come indicato nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018, dall’1 gennaio 2019 tutte le fatture che saranno effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia e saranno emesse a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi, potranno essere solo in formato elettronico.

La fattura elettronica si differenzia da quella cartacea, in generale, per due ragioni: innanzitutto, deve essere necessariamente redatta utilizzando un PC, un tablet o uno smartphone; in secondo luogo, essa deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il c.d. Sistema di Interscambio (SDI); esso si occupa di controllare che la fattura contenga i dati obbligatori ai fini fiscali, così come l’indirizzo telematico al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura e verifica che la partita Iva del fornitore e quella del cliente siano effettivamente esistenti.

Le Fatture si distinguono in quelle emesse verso la PA (Pubblica Amministrazione) e quelle tra privati B2B (emesse da un’impresa verso un’altra impresa).

Obbligatorietà e avvertenze

L’obbligo di fattura elettronica, che é stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, vale sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio sia effettuata tra due operatori Iva (operazioni B2B), sia nel caso in cui venga effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale (operazioni B2C).

L’inosservanza dell’obbligo di fatturazione elettronica tra gli operatori privati ha come conseguenza la non emissione del documento, in quanto l’eventuale emissione della fattura in formato cartaceo viene ritenuta inesistente.

Anche nel caso in cui la fattura venga predisposta ed inviata al cliente in forma diversa da quella XML (eXtensible Markup Language), ovvero con modalità diverse da quelle previste dal Sistema di Interscambio, tale fattura si considera non emessa, provocandone le derivanti sanzioni a carico del fornitore e l’impossibilità di detrazione dell’Iva a carico del cliente.

Sono esonerati dall’emissione della fattura elettronica solo gli operatori (imprese e lavoratori autonomi) che rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio” (Art. 27, commi 1 e 2 del decreto-legge 6 luglio 2011, n. 98, convertito, con modificazioni, dalla legge 15 luglio 2011, n. 111) e quelli che rientrano nel cosiddetto “regime forfettario” (Art. 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, n. 190).

Gli operatori in regime di vantaggio o forfettario possono comunque emettere fatture elettroniche seguendo le disposizioni del provvedimento del 30 aprile 2018.

I vantaggi della fatturazione elettronica

Il principale vantaggio economico proviene dalla completa automazione dei processi tra le parti; questo produce una riduzione e un’ottimizzazione dei costi (di stampa, di spedizione e di conservazione dei documenti), elimina il rischio di falsi e duplicazioni e riduce i tempi medi e gli errori nei pagamenti. L’acquisizione della fattura sotto forma di file XML permette di rendere più veloce il processo di contabilizzazione dei dati contenuti nelle fatture stesse.

Inoltre, viene incrementata l’efficienza nei rapporti commerciali tra clienti e fornitori, poiché non vi é incertezza riguardo la data di emissione e di consegna della fattura, essendo essa trasmessa e consegnata solo tramite SDI.

Ogni operatore o consumatore finale, infine, può consultare e/o acquisire quando desidera una copia delle proprie fatture elettroniche emesse e ricevute, tramite un servizio online semplice e sicuro messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

In conclusione, la Fatturazione Elettronica permetterà una maggiore efficienza dei controlli contro l’evasione fiscale e, conseguentemente, una migliore allocazione delle risorse disponibili per la gestione della spesa pubblica.

Servizi per predisporre le fatture elettroniche

Le norme per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono contenute nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018.

Al fine di supportare gli operatori Iva, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione alcuni servizi gratuiti per poter predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche, o per consultare e acquisire la copia originale delle fatture elettroniche che sono state correttamente emesse e ricevute. In alternativa, é possibile utilizzare software e servizi reperibili sul mercato, purché siano conformi alle specifiche tecniche indicate nel provvedimento sopra citato.

Per compilare una fattura elettronica è necessario disporre di un PC, o un tablet, o uno smartphone, e di un programma (software), il quale consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML.

L’Agenzia delle Entrate prevede tre tipi di procedure gratuite per predisporre le fatture elettroniche:

-  Una procedura web, accessibile tramite il portale denominato “Fatture e Corrispettivi”, presente nel sito internet dell’Agenzia delle Entrate;

-  Un software scaricabile su PC;

-  Una App per tablet e smartphone, denominata “Fatturae”, scaricabile dagli store Android o Apple.

Questi programmi sono rivolti in particolare a quegli operatori che emettono un numero contenuto di fatture e sono soliti predisporle con i programmi di videoscrittura, cioé a dire su modelli prestampati di carta.

Perché scegliere un software per la fatturazione elettronica

La gestione del software per affrontare l’epocale rivoluzione della Fatturazione Elettronica comporta sicuramente un aggravio di costi per le aziende, ma la sua utilità rappresenta un importante sostegno, che andrà a giustificare il maggiore esborso.

Un software per la Fatturazione Elettronica, per poter essere considerato valido e competitivo, deve disporre dei servzi di:

-  Archiviazione digitale dei dati e dei documenti fiscali, per la durata lagale di 10 anni;

-  Firma digitale;

-  Convalida da parte del Sistema di Interscambio;

-  Gestione del ciclo attivo (fatture emesse da un’azienda) e passivo (fatture ricevute da un’azienda) delle fatture.

Qui di seguito, infine, sono elencati i vantaggi del software paragonato alle alternative presenti e sopra citate:

-  Grazie alla preseza di un numero ridotto di utenti rispetto al servizio online messo a disposizione a livello nazionale dall’Agenzia delle Entrate, il software facilita l’operatore o il consumatore nella consultazione o acquisizione della copia delle proprie fatture elettroniche;

-  Garantisce servizi di assistenza e di supporto durante la compilazione delle fatture elettroniche o l’utilizzo del software;

-  É una procedura che può essere utilizzata anche senza una connessione in rete, a differenza dell’App Fatturae e della procedura web messa a disposizione all’interno del sito dell’Agenzia delle Entrate.