Gestione contabile facile per PMI e professionisti

Negli ultimi anni, le PMI italiane hanno dovuto adattarsi a varie modifiche legislative in materia di contabilità semplificata. Per gestire correttamente registri, scadenze e obblighi fiscali, è sempre più utile affidarsi a un software gestionale  capace di automatizzare i dati in linea con le normative vigenti.
In questa guida analizziamo chi può adottare questo regime e quali funzioni rendono efficace un programma di contabilità semplificata.

Software contabilità semplificata e normativa vigente

La contabilità semplificata è disciplinata originariamente dall’art. 18 del DPR 600/1973, che definisce il carattere minore di un’impresa affinché la stessa possa beneficiare del suddetto regime. Tale carattere risulta dal possedimento da parte dell’impresa di due requisiti; di fatto, questi inglobano un gran numero di aziende, sia per classe merceologica, sia per entità del fatturato, investendo un’ingente parte del tessuto produttivo italiano. Vediamo nel dettaglio quali sono questi criteri.

I software gestionali ideati in conformità con la normativa sulla contabilità semplificata offrono strumenti operativi in grado di adattarsi alle esigenze delle imprese minori. Grazie alla capacità di aggiornarsi rispetto ai cambiamenti normativi, consentono la gestione autonoma e precisa delle scritture contabili, facilitando il rispetto degli obblighi fiscali.
Tali soluzioni permettono, ad esempio, di produrre i registri necessari e di gestire IVA, fatturazioni, ritenute e importazioni di dati con rapidità ed efficacia. Di conseguenza, i software contabili per il regime semplificato si rivelano alleati strategici per professionisti e piccole imprese che desiderano ottimizzare tempi e risorse dedicati alle attività contabili.

• Requisito soggettivo

Il requisito soggettivo ha a che vedere con la forma legale dell’azienda, ovvero il suo statuto. Rientrano dunque in questa categoria le società in nome collettivo, in accomandita semplice, le società di armamento, le società di fatto e le imprese commerciali individuali, quindi tutte le società di persone (S.n.c., S.a.s.), secondo quanto stabilito dall’art. 2195 del codice civile.
Rientrano in queste categorie: le attività industriali volte alla produzione di beni e servizi, le attività intermediarie nella circolazione dei beni, quelle di trasporto, le attività bancarie e assicurative e quelle ausiliare alle precedenti, così come quelle fornitrici di servizi purché organizzate sotto forma di impresa.

• Requisito oggettivo e software contabilità semplificata professionisti

Un aspetto importante che indirizza nella scelta di software contabilità semplificata è proprio il requisito oggettivo, ovvero l’ammontare massimo dei ricavi, in quanto questo aspetto influisce sulle capacità di integrazione dei diversi programmi, sul tipo di supporto tecnico necessario e sulle eventuali possibilità di personalizzazione.
In particolare, le aziende non devono superare i 400.000 euro nel caso di aziende che erogano servizi, e 700.000 euro nel caso di aziende aventi altre attività. Questi tetti sono stati fissati dal D.L. n. 70 del 13/05/2011, convertito nella L.n. 106 del 12/07/2011.

• Aggiornamenti sui ricavi

Alcune modifiche sono intervenute a partire dal 2017 in merito ai tetti stabiliti nel 2011. I due tetti restano infatti invariati, ma ciò che cambia è il criterio di applicazione che passa da quello di competenza a quello di cassa. Ad esempio, un software per contabilità semplificata doveva tenere conto dei ricavi conseguiti, mentre dal 1° gennaio 2017 si tiene conto dei ricavi percepiti. Anche in questo caso, sarà utile che il programma di gestione della contabilità possa restituire correttamente i dati archiviati in quanto per determinare l’appartenenza al regime semplificato, ci si basa sui ricavi percepiti nel precedente periodo d’imposta (che sia prima o dopo l’entrata in vigore del criterio di cassa).

I software di gestione per il regime semplificato si sono nel tempo evoluti per integrare tempestivamente ogni aggiornamento legislativo. Questa capacità di adeguarsi automaticamente rende tali strumenti particolarmente adatti alle PMI italiane. Le funzionalità di molti gestionali includono l’aggiornamento in tempo reale dei parametri fiscali, migliorando la precisione dei dati elaborati.
Inoltre, numerosi programmi prevedono la sincronizzazione automatica con il sistema dell’Agenzia delle Entrate, assicurando così la conformità in caso di ulteriori aggiornamenti sulla contabilità semplificata.

Questa transizione ha imposto l’adozione di programmi che garantiscano la corretta attribuzione temporale delle operazioni, funzione oggi considerata standard nei software contabili semplificati.

Obblighi delle imprese e conseguenze sui software contabilità semplificata

Il regime di contabilità semplificata e il recente criterio di cassa sembrano andare nella direzione di una facilitazione della scrittura contabile, poiché si basa sostanzialmente sulle fatture emesse e ricevute. Tuttavia, quando si andrà a scegliere un software contabilità semplificata professionisti, si dovrà tenere conto di tutti gli obblighi di legge che riguardano la corretta redazione dei registri. Qui si seguito vengono indicati i tipi di scritture contabili e le informazioni da inserire nei registri.

Tipologie di scrittura

Le scritture contabili sono numerose e distinte come segue: il libro inventari (art. 14 D.P.R. 600/3), il libro giornale (art. 14 D.P.R. 600/73), le scritture ausiliare in cui annotare gli elementi patrimoniali e reddituali, il libro dei cespiti ammortizzabili (art 14. D.P.R. 600/73), eventuali scritture di magazzino, i registri IVA (art. 23, 24, 25 D.P.R. 633/72). In particolare, i registri IVA hanno subito delle modifiche legislative nel 2017 congiuntamente all’introduzione del criterio di cassa.

Software per contabilità semplificata: un po' di chiarezza nei registri

A differenza dei software contabilità ordinaria, i quali, conformemente agli obblighi di legge, possono non contemplare un’interfaccia per i registri IVA, questi ultimi sono obbligatori in regime di contabilità semplificata. Le aziende hanno a disposizione tre alternative nella compilazione dei registri, ovvero:

• Registri IVA (registro IVA acquisti, registro fatture emesse, registro corrispettivi), in cui si annoteranno, prima della scadenza del termine per la dichiarazione dei redditi, le operazioni che non sono soggette a registrazione IVA, e a fine anno l’importo complessivo dei mancati incassi/pagamenti, con dettaglio delle fatture ancora aperte;
• Registri IVA in regime di cassa virtuale, con presunzione di coincidenza tra registrazione e movimento effettivo. Questo regime è vincolato a un periodo minimo di tre anni;
• Registri cronologici degli incassi e pagamenti, con suddivisione per entrate e uscite, riportando tutti i dettagli relativi a fatture, clienti, beneficiari.

Grazie ai moderni strumenti digitali, il software facilita considerevolmente la compilazione automatica di tali documenti. Alcuni programmi offrono template preimpostati oppure moduli interattivi, riducendo gli errori. Inoltre, attraverso dashboard intuitive, l'utente può monitorare in tempo reale lo stato degli incassi e dei pagamenti previsti.

Di seguito, una tabella che confronta le funzionalità relative alla gestione IVA nei software più comuni:

Software contabilità semplificata professionisti: le funzionalità indispensabili

Come nel caso più generale dei programmi di gestione della contabilità per le piccole e medie imprese (PMI), anche i software contabilità semplificata devono garantire un tempo di avviamento non superiore ai 6 mesi, un’assistenza tecnica on-line, per telefono e di persona, la possibilità di personalizzare il programma con componenti aggiuntivi in funzione del settore merceologico e la compatibilità con altri programmi aziendali.

In alcuni casi,a fronte di un  costo relativamente limitato (circa 300 euro) rispetto ai budget di investimento delle piccole e medie imprese, si possono trovare soluzioni che offrono una licenza illimitata e l’assistenza via mail; con un piccolo supplemento, si può includere anche il supporto telefonico o in via remota. Ad ogni modo, è sempre meglio verificare tutte le condizioni e opzioni presenti nel pacchetto prima di procedere all’acquisto. Alcune tra le seguenti funzionalità non possono mancare all’appello.

Particolarmente per i professionisti, il software contabile deve offrire: gestione multiutente, inserimento assistito delle scritture, integrazione con e-fattura, personalizzazione dei moduli e salvataggio criptato delle informazioni sensibili. L’adozione di soluzioni cloud-based con AI integrata consente inoltre notifiche automatiche, alert per scadenze fiscali e reporting dinamico.

Riassumiamo di seguito le principali funzionalità e i benefici associati:

Come scegliere il fornitore giusto

La selezione del giusto software per la contabilità semplificata non dovrebbe avvenire solo in funzione del prezzo. È fondamentale valutare la scalabilità del programma, il tipo di supporto garantito, la capacità di integrazione con altri gestionali già in uso e la sua conformità ai requisiti normativi aggiornati.
Altro aspetto da verificare è la possibilità di installazioni modulari, in modo che il gestionale cresca assieme alle esigenze dell’attività.

Cosa ricordare

La contabilità semplificata rappresenta per molte PMI italiane una scelta vantaggiosa. Grazie all’adozione di strumenti digitali adeguati, è possibile gestire efficacemente registri, fatture e obblighi fiscali riducendo tempi e rischi di errore. I software a supporto si distinguono per flessibilità, aggiornamento normativo automatico e funzionalità costruite su misura per i professionisti.
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