Software contabilità semplificata: guida alle funzionalità in accordo con le normative vigenti

Il mondo delle piccole e medie imprese ha assistito negli ultimi anni a numerose modifiche legislative in merito ai regimi di contabilità da seguire e, più particolarmente, a quello della cosiddetta contabilità semplificata che interessa molte aziende. Poiché tali modifiche investono diversi ambiti concreti della contabilità, è sempre più necessario avvalersi di software per contabilità semplificata in grado di gestire automaticamente e rapidamente i dati in armonia con i cambi normativi e gli obblighi di legge.
Prima di tutto è però importante capire quali imprese possono optare per la contabilità semplificata e se sia più conveniente scegliere questo regime oppure restare nel regime della contabilità ordinaria. In questa guida vedremo in che consiste il regime di contabilità semplificata, quali sono gli obblighi e quali funzionalità devono avere i programmi dedicati rispetto ai software contabilità ordinaria.

Software contabilità semplificata e normativa vigente

La contabilità semplificata è disciplinata originariamente dall’art. 18 del DPR 600/1973, che definisce il carattere minore di un’impresa affinché la stessa possa beneficiare del suddetto regime. Tale carattere risulta dal possedimento da parte dell’impresa di due requisiti; di fatto, questi inglobano un gran numero di aziende, sia per classe merceologica, sia per entità del fatturato, investendo un’ingente parte del tessuto produttivo italiano. Vediamo nel dettaglio quali sono questi criteri.

Requisito soggettivo

Il requisito soggettivo ha a che vedere con la forma legale dell’azienda, ovvero il suo statuto. Rientrano dunque in questa categoria le società in nome collettivo, in accomandita semplice, le società di armamento, le società di fatto e le imprese commerciali individuali, quindi tutte le società di persone (S.n.c., S.a.s.), secondo quanto stabilito dall’art. 2195 del codice civile. Rientrano in queste categorie: le attività industriali volte alla produzione di beni e servizi, le attività intermediarie nella circolazione dei beni, quelle di trasporto, le attività bancarie e assicurative e quelle ausiliare alle precedenti, così come quelle fornitrici di serviri purché organizzate sotto forma di impresa.

Requisito oggettivo e software contabilità semplificata professionisti

Un aspetto importante che indirizza nella scelta di software contabilità semplificata è proprio il requisito oggettivo, ovvero l’ammontare massimo dei ricavi, in quanto questo aspetto influisce sulle capacità di integrazione dei diversi programmi, sul tipo di supporto tecnico necessario e sulle eventuali possibilità di personalizzazione.
In particolare, le aziende non devono superare i 400.000 euro nel caso di aziende che erogano servizi, e 700.000 euro nel caso di aziende aventi altre attività. Questi tetti sono stati fissati dal D.L. n. 70 del 13/05/2011, convertito nella L.n. 106 del 12/07/2011.

Aggiornamenti sui ricavi

Alcune modifiche sono intervenute a partire dal 2017 in merito ai tetti stabiliti nel 2011. I due tetti restano infatti invariati, ma ciò che cambia è il criterio di applicazione che passa da quello di competenza a quello di cassa. Ad esempio, un software per contabilità semplificata doveva tenere conto dei ricavi conseguiti, mentre dal 1° gennaio 2017 si tiene conto dei ricavi percepiti.
Anche in questo caso, sarà utile che il programma di gestione della contabilità possa restituire correttamente i dati archiviati in quanto per determinare l’appartenenza al regime semplificato, ci si basa sui ricavi percepiti nel precedente periodo d’imposta (che sia prima o dopo l’entrata in vigore del criterio di cassa).

 

 

Obblighi delle imprese e conseguenze sui software contabilità semplificata

Il regime di contabilità semplificata e il recente criterio di cassa sembrano andare nella direzione di una facilitazione della scrittura contabile, poiché si basa sostanzialmente sulle fatture emesse e ricevute. Tuttavia, quando si andrà a scegliere un software contabilità semplificata professionisti, si dovrà tenere conto di tutti gli obblighi di legge che riguardano la corretta redazione dei registri. Qui si seguito vengono indicati i tipi di scritture contabili e le informazioni da inserire nei registri.

Tipologie di scrittura

Le scritture contabili sono numerose e distinte come segue: il libro inventari (art. 14 D.P.R. 600/3), il libro giornale (art. 14 D.P.R. 600/73), le scritture ausiliare in cui annotare gli elementi patrimoniali e reddituali, il libro dei cespiti ammortizzabili (art 14. D.P.R. 600/73), eventuali scritture di magazzino, i registri IVA (art. 23, 24, 25 D.P.R. 633/72). In particolare, i registri IVA hanno subito delle modifiche legislative nel 2017 congiuntamente all’introduzione del criterio di cassa.

Software per contabilità semplificata: un po’ di chiarezza nei registri

A differenza dei software contabilità ordinaria, i quali, conformemente agli obblighi di legge, possono non contemplare un’interfaccia per i registri IVA, questi ultimi sono obbligatori in regime di contabilità semplificata. Le aziende hanno a disposizione tre alternative nella compilazione dei registri, ovvero:

-        Registri IVA (registro IVA acquisti, registro fatture emesse, registro corrispettivi), in cui si annoteranno, prima della scadenza del termine per la dichiarazione dei redditi, le operazioni che non sono soggette a registrazione IVA e, a fine anno, l’importo complessivo dei mancati incassi e pagamenti, indicando anche le fatture da pagare nell’anno successivo;

-        Registri IVA in regime di cassa virtuale, che non prevede la registrazione di incassi e ricavi in quanto presuppone una coincidenza tra la data di registrazione e quella dell’incasso o del pagamento. Questa opzione è però vincolata per una durata temporale di tre anni. Stesso comportamento invece per l’annotazione delle operazioni non soggette a registrazione IVA;

-        Registri cronologici degli incassi e dei pagamenti, da tenere separati e nei quali inserire rispettivamente i ricavi percepiti, indicandone importo, dati relativi al cliente (generalità, indirizzo o ragione sociale), estremi della fattura, e le spese sostenute, annotando in questo caso i dati del beneficiario del pagamento (nome, indirizzo e/o ragione sociale), estremi della fattura.

Su entrambi i registri bisognerà anche indicare altri elementi positivi o negativi di reddito, come gli ammortamenti, e non si dovrà superare il limite entro il quale presentare la dichiarazione dei redditi.

 

 

Software contabilità semplificata professionisti: le funzionalità indispensabili

Come nel caso più generale dei programmi di gestione della contabilità per le piccole e medie imprese (PMI), anche i software contabilità semplificata devono garantire un tempo di avviamento non superiore ai 6 mesi, un’assistenza tecnica on-line, per telefono e di persona, la possibilità di personalizzare il programma con componenti aggiuntivi in funzione del settore merceologico e la compatibilità con altri programmi aziendali.
In alcuni casi, a fronte di un costo relativamente limitato (circa 300 euro) rispetto ai budget di investimento delle piccole e medie imprese, si possono trovare soluzioni che offrono una licenza illimitata e l’assistenza via mail; con un piccolo supplemento, si può includere anche il supporto telefonico o in via remota. Ad ogni modo, è sempre meglio verificare tutte le condizioni e opzioni presenti nel pacchetto prima di procedere all’acquisto. Alcune tra le seguenti funzionalità non possono mancare all’appello.

Integrazione

Un software per contabilità semplificata deve garantire: la registrazione delle fatture di vendite e acquisti, la redazione dei registri di cassa e/o dei registri IVA con la conseguente elaborazione di liquidazioni in un dato periodo storico (puntuale o annuale).
L’integrazione si applica anche al numero massimo di aziende che è possibile gestire congiuntamente ma separatamente (nel caso di partnership tra imprese minori).

Compatibilità dei software contabilità semplificata con altri programmi

Una volta acquistato uno di questi sistemi bisogna assicurarsi non solo che la versione in proprio possesso sia compatibile con eventuali versioni precedenti, ma soprattutto che vi sia compatibilità con programmi come Excel e Access, in modo da importare dati anagrafici di clienti e fornitori che serviranno per la redazione dei registri.
Allo stesso modo, è fondamentale l’opzione di esportazione di questi stessi dati sempre in formato Excel.

Sicurezza

La gestione, la registrazione e la salvaguardia degli archivi e dei backup sono fondamentali, come abbiamo visto, rispetto ai registri di cassa e alle fatture da pagare nell’anno successivo. È quindi importante che vi siano specifiche modalità di archiviazione, come ad esempio attraverso immagine associata alla registrazione contabile, che gli archivi siano accessibili e installabili su diversi supporti (HD esterno, USB o cartella di rete) e che il backup sia adeguatamente parametrizzato.

Dettagli delle funzioni contabilità

Un buon software contabilità semplificata professionisti deve poter accompagnare l’utente in tutte (o quasi) le operazioni di contabilità. In particolare, deve poter offrire: un accompagnamento nell’inserimento delle registrazioni, la revisione di tutte le registrazioni, la possibilità di stampare i registri bollati, la stesura del bilancio previsionale, la gestione delle ritenute d’acconto.

Dettagli delle funzioni relative all’IVA

Nello specifico dei registri IVA, dovrà essere garantito e semplificato l’accesso e la redazione dell’IVA acquisti e di quella vendite, la redazione dei corrispettivi, la liquidazione su diversi periodi (mensile, trimestrale, riepilogo annuale), l’eventuale ricalcolo della liquidazione in seguito al bilancio di fine anno e la ventilazione.
Inoltre, sarà utile la presenza di moduli integrati o aggiunti come quello per l’invio dei dati fatture dell’anno in corso. In presenza di periodi temporali distinti, sarà conveniente optare per soluzioni che propongono la selezione per periodo nella stampa dei registri IVA. Sempre a proposito delle fatture, sarà utile che la registrazione dei pagamenti e degli incassi delle fatture acquisti e vendite avvenga in modo automatico.
Infine, la presenza di uno scadenziario per i clienti e fornitori agevolerà l’armonizzazione cronologica dei registri. 

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