I software per contabilità aziendale: approfondimento e tendenze attuali

Al giorno d’oggi la gestione della contabilità, già di per sé molto variegata, s’inserisce in un più vasto ecosistema nel quale si tende a connettere tra loro i diversi settori di un’azienda. Di conseguenza, i software per contabilità aziendale vengono spesso proposti all’interno di sistemi globali di gestione aziendale che possono andare dalla logistica alla produzione, passando per le risorse umane e la manutenzione.
Inoltre, la quantità di dati che deve essere processata, così come l’architettura stessa di questi software, dipendono da molteplici fattori: questi possono essere di natura strutturale, riguardanti cioè la tipologia di azienda, oppure possono essere relativi alla tipologia dei clienti, o, ancora, al determinato regime di contabilità della data azienda. A ciò si aggiunge naturalmente il tipo di investimento specifico da parte di un’azienda per beneficiare di servizi personalizzati e/o aggiuntivi.
In questa guida verranno presentati i diversi tipi di software in relazione ai parametri sopra-indicati in modo da orientale i potenziali fruitori verso la soluzione ottimale rispetto alle proprie esigenze. Ci focalizzeremo sulle funzionalità e sulle differenze dei diversi tipi esistenti attualmente sul mercato nazionale e internazionale.

I software per contabilità aziendale: storia e differenziazione delle soluzioni

In poco meno di trent’anni l’organizzazione aziendale e più in generale l’economia hanno subito delle trasformazioni e delle accelerazioni rapidissime. Tali trasformazioni hanno avuto ovviamente delle conseguenze sulla concezione stessa dei programmi. Infatti, in passato erano presenti sostanzialmente software dedicati alla gestione produzione, ma un altro modello si è progressivamente affermato, fino a diventare lo standard di riferimento attuale.

La svolta degli anni ’90 nei software gestione contabilità

A partire da questo momento appaiono sul mercato i cosiddetti Enterprise Resource Planning (ERP), ovvero software che permettono una gestione integrata di tutti gli aspetti organizzativi di un’azienda legati alla contabilità, quali ad esempio le vendite o le richieste di acquisto (forniture o altre voci di spesa).
La maggior parte dei programmi attualmente esistenti si basa su questo tipo di architettura e si differenzia a seconda della complessità delle soluzioni proposte. Vediamone alcune.

Soluzioni per le piccole aziende

Sin da subito, specie in area italiana, si sono affermati software per contabilità aziendale per realtà piccole e facilmente gestibili. Si tratta di programmi pacchettizzati e pronti all’uso che presentano spesso delle soluzioni ad hoc studiate per il singolo cliente. Quando parliamo di piccole aziende ci riferiamo in questo caso ad una configurazione come la seguente: aziende che non superino i 10 utenti e 5 milioni di fatturato, e con un budget di spesa non superiore ai 15.000 €.
Il vantaggio di questi software è che sono operativi nel giro di qualche giorno, garantendo una gamma di servizi che va dal trattamento delle fatture di vendite e acquisti. L’eventuale inconveniente è costituito dai pochi margini di implementazione di altre funzionalità a causa del contatto indiretto tra l’azienda e il produttore del software.

Soluzioni per la fascia media

In fascia media troviamo le cosiddette PMI (piccole e medie imprese), ovvero le aziende entro i 150 utenti, che possono arrivare ad un fatturato di 100 milioni e con un budget di spesa che va dai 30.000 fino ai 200.000 € (ulteriormente estendibile per alcuni tipi di progetti). In questo caso le soluzioni sono pensate in un’ottica di integrazione maggiore con altri software (ad esempio quelli di gestione dati prodotto), e offrono prestazioni più evolute rispetto alla complessità dei processi da trattare.
Inoltre, questi software gestione contabilità sono più personalizzabili rispetto ai primi in virtù di un contatto diretto tra l’azienda e i produttori, tra i quali si stipulano spesso delle partnership. Tuttavia, la specializzazione di alcuni di questi software può creare delle incompatibilità con altre piattaforme a causa di velocità diverse di sviluppo tecnologico.

Software gestionale contabilità di fascia medio-alta per la fascia media

Nella fascia alta sono comprese le aziende con almeno tra 50 e 100 utenti che operano anche all’estero, il cui fatturato supera i 50 milioni, e con un budget di spesa che si situa tra i 100.000 e addirittura 1 milione di euro per progetti speciali.
Le esigenze andranno nella direzione innanzitutto di sistemi multilingue e che standardizzino il più possibile attività dislocate su più paesi. Tale ottimizzazione deve anche armonizzarsi con sistemi normativi diversi che possono entrare in conflitto tra loro e con i parametri del programma.
Perciò la flessibilità è una delle caratteristiche principali da ricercare, così come la possibilità di avvalersi di un costante supporto tecnico, il che naturalmente aumenta i costi di investimento per questo tipo di software per contabilità aziendale.

 

Le caratteristiche più ricercate dai clienti

Al di là della tipologia di azienda, un buon software gestione contabilità dovrebbe possedere almeno qualcuna tra le seguenti caratteristiche, tra le più richieste dagli utenti finali. Alcune di queste sono già emerse nella sezione precedente e possono essere riassunte in cinque punti essenziali.

Il supporto tecnico

Come abbiamo detto, l’assistenza e il contatto diretto tra produttore e utente sono fondamentali sia nella fase di avviamento che in quella di sviluppo, personalizzazione e implementazione di funzioni. Il supporto può essere on-line, telefonico o personale a seconda del pacchetto scelto.

Aggiornamento e flessibilità del software per contabilità aziendale

Come visto prima, si tratta di un aspetto cruciale per poter ottimizzare la gestione in un dato settore merceologico e per armonizzare sedi internazionali. In particolare, l’aggiornamento deve seguire l’evoluzione delle normative ed è indispensabile conoscere in anticipo quali aggiornamenti sono inclusi nel pacchetto e quali, come spesso accade, sono extra e a pagamento.

Sicurezza dei parametri

È fondamentale poter scegliere soluzioni che dispongono di programmi in grado di automatizzare le diverse operazioni e di standardizzare i parametri per processare i dati; in questo modo si potranno mantenere standard di operatività senza errori.
Un buon software gestione contabilità dovrebbe infatti anticipare o segnalare gli eventuali errori.

Semplicità e velocità d’uso

Una volta passato il tempo di avviamento, l’utente deve poter essere in condizione di effettuare più operazioni in breve tempo, di automatizzarle il più possibile, ovvero di ridurre i passaggi di un intero processo (esempio il data entry), e di integrare al massimo elementi distinti della contabilità (come il bilancio ad esempio).
Soltanto il testing può aiutare nella scelta del tipo più adatto ai propri bisogni

Accessibilità e mobilità

Il software deve essere accessibile dovunque, dall’ufficio o da casa, dal cliente o a distanza o in viaggio. È impensabile un software gestionale contabilità che non sia on-line!

 

Software per contabilità aziendale e normative

In generale, le caratteristiche menzionate sopra si adattano a diversi tipi di normativa in materia di contabilità. Tuttavia, che si tratti di aziende o di commercialisti, possono esserci alcune lievi differenze a seconda che ci si trovi dinanzi al regime di contabilità ordinaria oppure a quello di contabilità semplificata. In particolare, alcuni dei parametri del software gestione contabilità si adegueranno al tipo di regime in vigore. Vediamo alcune delle funzion.

Regime di contabilità ordinaria

Il regime di contabilità ordinaria concerne le società di capitali (ad esempio s.p.a. e s.r.l.), qualsiasi sia il loro volume d’affari e alcune società di persone (s.n.c., s.a.s.) e imprese individuali in funzione del volume di affari e del tipo di prestazioni erogate. Per la prestazione di servizi si arriva a un massimo di 400.000 euro, mentre per altre attività non si supereranno i 700.00 euro.
La contabilità ordinaria implica l’obbligo di tenere alcuni registri, quali il libro giornale, i registri IVA, il libro degli inventari, il libro mastro e il registro dei beni ammortizzabili. In questo caso, il programma dovrà parametrizzare efficacemente i dati dei registri e garantire una buona navigazione tra essi.

Software gestionale contabilità e regime di contabilità semplificata

Possono optare per il regime di contabilità semplificata le società di persone e le imprese individuali che risultino minori in seguito al possedimento di requisiti soggettivi e oggettivi, secondo quanto stabilito dalla legge.
Il requisito oggettivo riguarda la forma legale dell’azienda, ovvero il tipo di attività commerciale svolta: l’attività bancaria e assicurativa, i rappresentanti di commercio, l’attività industriale destinata alla produzione di beni e servizi, l’attività intermediaria nella circolazione dei beni, il trasporto via terra, acqua a aria.
Il requisito oggettivo riguarda invece i ricavi, che non devono essere superiori ai 400.000 euro per la prestazione di servizi e ai 700.000 per altre attività. Anche in questo caso bisogna gestire più registri, quali il registro IVA degli acquisti, il registro IVA delle vendite e il registro cronologico degli incassi e dei pagamenti.
In questo caso il software per contabilità aziendale deve non solo garantire, come nel regime ordinario, una efficace parametrazione dei dati da processare nei diversi registri, ma dovrà assicurare anche l’adeguamento al recente cambio normativo in merito al principio di cassa e, di conseguenza, alle voci di ricavi e costi che sono interessate.
In altre parole, questo tipo di software dovrà essere in grado di guidare l’utente nella transizione tra un sistema e l’altro, garantendo al contempo le altre funzionalità tipiche di questi programmi come la collaborazione in linea, l’assistenza e la chiarezza nelle opzioni aggiuntive e nelle personalizzazioni incluse nel pacchetto.

Iniziate la richiesta di preventivo nella categoria Software contabilità