I software per contabilità aziendale: approfondimento e tendenze attuali

Al giorno d’oggi la gestione della contabilità, già di per sé molto variegata, s’inserisce in un più vasto ecosistema nel quale si tende a connettere tra loro i diversi settori di un’azienda. Di conseguenza, i software per contabilità aziendale vengono spesso proposti all’interno di sistemi globali di gestione aziendale che possono andare dalla logistica alla produzione, passando per le risorse umane e la manutenzione. Inoltre, la quantità di dati che deve essere processata, così come l’architettura stessa di questi software, dipendono da molteplici fattori: questi possono essere di natura strutturale, riguardanti cioè la tipologia di azienda, oppure possono essere relativi alla tipologia dei clienti, o, ancora, al determinato regime di contabilità della data azienda. A ciò si aggiunge naturalmente il tipo di investimento specifico da parte di un’azienda per beneficiare di servizi personalizzati e/o aggiuntivi. In questa guida verranno presentati i diversi tipi di software in relazione ai parametri sopra-indicati in modo da orientale i potenziali fruitori verso la soluzione ottimale rispetto alle proprie esigenze. Ci focalizzeremo sulle funzionalità e sulle differenze dei diversi tipi esistenti attualmente sul mercato nazionale e internazionale.

I software per contabilità aziendale: storia e differenziazione delle soluzioni

In poco meno di trent’anni l’organizzazione aziendale e più in generale l’economia hanno subito delle trasformazioni e delle accelerazioni rapidissime. Tali trasformazioni hanno avuto ovviamente delle conseguenze sulla concezione stessa dei programmi. Infatti, in passato erano presenti sostanzialmente software dedicati alla gestione produzione, ma un altro modello si è progressivamente affermato, fino a diventare lo standard di riferimento attuale.

La svolta degli anni ’90 nei software gestione contabilità

A partire da questo momento appaiono sul mercato i cosiddetti Enterprise Resource Planning (ERP), ovvero software che permettono una gestione integrata di tutti gli aspetti organizzativi di un’azienda legati alla contabilità, quali ad esempio le vendite o le richieste di acquisto (forniture o altre voci di spesa). La maggior parte dei programmi attualmente esistenti si basa su questo tipo di architettura e si differenzia a seconda della complessità delle soluzioni proposte. Vediamone alcune.

Soluzioni per le piccole aziende

Sin da subito, specie in area italiana, si sono affermati software per contabilità aziendale per realtà piccole e facilmente gestibili. Si tratta di programmi pacchettizzati e pronti all’uso che presentano spesso delle soluzioni ad hoc studiate per il singolo cliente. Quando parliamo di piccole aziende ci riferiamo in questo caso ad una configurazione come la seguente: aziende che non superino i 10 utenti e 5 milioni di fatturato, e con un budget di spesa non superiore ai 15.000 €. Il vantaggio di questi software è che sono operativi nel giro di qualche giorno, garantendo una gamma di servizi che va dal trattamento delle fatture di vendite e acquisti. L’eventuale inconveniente è costituito dai pochi margini di implementazione di altre funzionalità a causa del contatto indiretto tra l’azienda e il produttore del software.

Soluzioni per la fascia media

In fascia media troviamo le cosiddette PMI (piccole e medie imprese), ovvero le aziende entro i 150 utenti, che possono arrivare ad un fatturato di 100 milioni e con un budget di spesa che va dai 30.000 fino ai 200.000 € (ulteriormente estendibile per alcuni tipi di progetti). In questo caso le soluzioni sono pensate in un’ottica di integrazione maggiore con altri software (ad esempio quelli di gestione dati prodotto), e offrono prestazioni più evolute rispetto alla complessità dei processi da trattare. Inoltre, questi software gestione contabilità sono più personalizzabili rispetto ai primi in virtù di un contatto diretto tra l’azienda e i produttori, tra i quali si stipulano spesso delle partnership. Tuttavia, la specializzazione di alcuni di questi software può creare delle incompatibilità con altre piattaforme a causa di velocità diverse di sviluppo tecnologico.

Software gestionale contabilità di fascia medio-alta per la fascia media

Nella fascia alta sono comprese le aziende con almeno tra 50 e 100 utenti che operano anche all’estero, il cui fatturato supera i 50 milioni, e con un budget di spesa che si situa tra i 100.000 e addirittura 1 milione di euro per progetti speciali. Le esigenze andranno nella direzione innanzitutto di sistemi multilingue e che standardizzino il più possibile attività dislocate su più paesi. Tale ottimizzazione deve anche armonizzarsi con sistemi normativi diversi che possono entrare in conflitto tra loro e con i parametri del programma. Perciò la flessibilità è una delle caratteristiche principali da ricercare, così come la possibilità di avvalersi di un costante supporto tecnico, il che naturalmente aumenta i costi di investimento per questo tipo di software per contabilità aziendale.

Le caratteristiche più ricercate dai clienti

Al di là della tipologia di azienda, un buon software gestione contabilità dovrebbe possedere almeno qualcuna tra le seguenti caratteristiche, tra le più richieste dagli utenti finali. Alcune di queste sono già emerse nella sezione precedente e possono essere riassunte in cinque punti essenziali.

Il supporto tecnico

Come abbiamo detto, l’assistenza e il contatto diretto tra produttore e utente sono fondamentali sia nella fase di avviamento che in quella di sviluppo, personalizzazione e implementazione di funzioni. Il supporto può essere on-line, telefonico o personale a seconda del pacchetto scelto.

Aggiornamento e flessibilità del software per contabilità aziendale

Come visto prima, si tratta di un aspetto cruciale per poter ottimizzare la gestione in un dato settore merceologico e per armonizzare sedi internazionali. In particolare, l’aggiornamento deve seguire l’evoluzione delle normative ed è indispensabile conoscere in anticipo quali aggiornamenti sono inclusi nel pacchetto e quali, come spesso accade, sono extra e a pagamento.

Sicurezza dei parametri

È fondamentale poter scegliere soluzioni che dispongono di programmi in grado di automatizzare le diverse operazioni e di standardizzare i parametri per processare i dati; in questo modo si potranno mantenere standard di operatività senza errori. Un buon software gestione contabilità dovrebbe infatti anticipare o segnalare gli eventuali errori.

Semplicità e velocità d’uso

Una volta passato il tempo di avviamento, l’utente deve poter essere in condizione di effettuare più operazioni in breve tempo, di automatizzarle il più possibile, ovvero di ridurre i passaggi di un intero processo (esempio il data entry), e di integrare al massimo elementi distinti della contabilità (come il bilancio ad esempio). Soltanto il testing può aiutare nella scelta del tipo più adatto ai propri bisogni

Accessibilità e mobilità

Il software deve essere accessibile dovunque, dall’ufficio o da casa, dal cliente o a distanza o in viaggio. È impensabile un software gestionale contabilità che non sia on-line!

Software per contabilità aziendale e normative

In generale, le caratteristiche menzionate sopra si adattano a diversi tipi di normativa in materia di contabilità. Tuttavia, che si tratti di aziende o di commercialisti, possono esserci alcune lievi differenze a seconda che ci si trovi dinanzi al regime di contabilità ordinaria oppure a quello di contabilità semplificata. In particolare, alcuni dei parametri del software gestione contabilità si adegueranno al tipo di regime in vigore. Vediamo alcune delle funzion.

Regime di contabilità ordinaria

Il regime di contabilità ordinaria concerne le società di capitali (ad esempio s.p.a. e s.r.l.), qualsiasi sia il loro volume d’affari e alcune società di persone (s.n.c., s.a.s.) e imprese individuali in funzione del volume di affari e del tipo di prestazioni erogate. Per la prestazione di servizi si arriva a un massimo di 400.000 euro, mentre per altre attività non si supereranno i 700.00 euro. La contabilità ordinaria implica l’obbligo di tenere alcuni registri, quali il libro giornale, i registri IVA, il libro degli inventari, il libro mastro e il registro dei beni ammortizzabili. In questo caso, il programma dovrà parametrizzare efficacemente i dati dei registri e garantire una buona navigazione tra essi.

Software gestionale contabilità e regime di contabilità semplificata

Possono optare per il regime di contabilità semplificata le società di persone e le imprese individuali che risultino minori in seguito al possedimento di requisiti soggettivi e oggettivi, secondo quanto stabilito dalla legge. Il requisito oggettivo riguarda la forma legale dell’azienda, ovvero il tipo di attività commerciale svolta: l’attività bancaria e assicurativa, i rappresentanti di commercio, l’attività industriale destinata alla produzione di beni e servizi, l’attività intermediaria nella circolazione dei beni, il trasporto via terra, acqua a aria. Il requisito oggettivo riguarda invece i ricavi, che non devono essere superiori ai 400.000 euro per la prestazione di servizi e ai 700.000 per altre attività. Anche in questo caso bisogna gestire più registri, quali il registro IVA degli acquisti, il registro IVA delle vendite e il registro cronologico degli incassi e dei pagamenti. In questo caso il software per contabilità aziendale deve non solo garantire, come nel regime ordinario, una efficace parametrazione dei dati da processare nei diversi registri, ma dovrà assicurare anche l’adeguamento al recente cambio normativo in merito al principio di cassa e, di conseguenza, alle voci di ricavi e costi che sono interessate. In altre parole, questo tipo di software dovrà essere in grado di guidare l’utente nella transizione tra un sistema e l’altro, garantendo al contempo le altre funzionalità tipiche di questi programmi come la collaborazione in linea, l’assistenza e la chiarezza nelle opzioni aggiuntive e nelle personalizzazioni incluse nel pacchetto.

Identificare le proprie esigenze

Il primo step per capire quale software di contabilità aziendale scegliere è individuare le proprie esigenze. Per effettuare una scelta oculata e consapevole è necessario porsi alcune domande, relative ai propri obiettivi di business, alle dimensioni dell'azienda e alle attività eseguite dall'azienda. E, ancora, sarà opportuno chiedersi anche quali sono le aree che il software deve gestire, quali funzionalità deve avere e in che modo queste devono integrarsi tra loro. Soltanto in seguito a un'approfondita mappatura dei processi, sarà possibile cominciare a valutare le diverse possibilità presenti sul mercato, scartando le soluzioni che non aderiscono perfettamente ai propri flussi.

Quali sono i criteri da prendere in considerazione?

Innanzitutto, è necessario chiedere all'azienda che ha sviluppato il programma quali sono le sue funzionalità principali. Con una lista delle funzioni più importanti sarà più facile comprendere gli obiettivi e i risultati offerti dal software e, in questo modo, capire meglio se questi aderiscono a quelli della propria azienda.

Un altro elemento cui fare attenzione è l'accessibilità del programma, ovvero se funziona tramite cloud e, quindi, è accessibile tramite qualsiasi dispositivo connesso a Internet, oppure se va installato su un apposito PC. In questo caso, il programma potrà essere utilizzato anche offline, ma da una sola postazione.

Naturalmente, tra i criteri fondamentali figura anche la sicurezza dei dati. Il tema della sicurezza è un elemento cui prestare molta attenzione. Dati e informazioni aziendali costituiscono un tesoro di grande importanza e, se gestiti correttamente, possono sortire effetti positivi sull'operatività dell'impresa. Allo stesso modo, una gestione approssimativa dei dati può determinare effetti spiacevoli. Ogni software gestionale contiene dati sensibili, tra cui liste, bilanci, costi e informazioni relative ai conti correnti appartenenti sia ai clienti che ai fornitori. Perdere o mettere a rischio dati di questo genere potrebbe causare grossi problemi, sia dal punto di vista legale che della produttività. Per questo motivo, è fondamentale puntare su soluzioni capaci di garantire la totale sicurezza dei dati.

In fase di scelta, è importante fare attenzione non solo alle caratteristiche tecniche, ma anche a quelle "umane". Tra queste, il supporto clienti è un elemento fondamentale. Per essere sfruttato appieno, un prodotto di qualità deve essere supportato da un team presente e disponibile, in grado di rilevare eventuali problemi e risolverli senza mettere a repentaglio i flussi aziendali. È facile imbattersi in utilizzatori entusiasti di aver scelto prodotti blasonati, che si pentono pochi mesi dopo a causa della difficoltà ravvisate nel contattare l'assistenza. Le linee telefoniche sono spesso gestite da operatori non qualificati e l'helpdesk non garantisce sempre risposte risolutive. Il servizio clienti è un fattore da tenere seriamente in considerazione nella scelta di un software di contabilità aziendale.

Infine, sarà opportuno valutare anche il prezzo del software e gli eventuali costi nascosti. Sì, perché sono diversi gli elementi che formano il costo totale di un software aziendale. Quello più importante è senza dubbio la licenza, che generalmente prevede un abbonamento annuale. Tuttavia, è possibile imbattersi in programmi dotati di licenza perpetua, il cui acquisto richiede il versamento di un pagamento una tantum. I costi nascosti, invece, riguardano l'implementazione delle funzioni personalizzate, l'integrazione con altri sistemi impiegati in azienda e la migrazione dei dati dai sistemi utilizzati in precedenza. Tra i possibili costi figura anche la formazione, che consiste in brevi corsi erogati online o in presenza.

Porsi le giuste domande

Prima di acquistare un software di questo tipo, è fondamentale porsi alcune domande. Quesiti che bisognerà porre a se stessi ma anche al fornitore, allo scopo di individuare, insieme al team preposto, il prodotto più aderente alle proprie necessità. Quanti utenti dovranno accedere al software ogni giorno? È molto importante sapere in anticipo quante persone avranno bisogno di un'area utente privata e quanti accessi in contemporanea dovrà supportare il software.

Ho bisogno o meno di uno spazio di lavoro collaborativo? Se il gestionale offre la possibilità a più persone di accedervi contemporaneamente, meglio optare per un programma che metta a disposizione uno spazio comune, nel quale poter modificare progetti, avanzare proposte e così via.

Ho bisogno di integrare il gestionale con altri software? La possibilità di integrare il software di contabilità aziendale con altre procedure è uno degli aspetti cui non sempre si pone la giusta attenzione al momento della scelta. Va ricordato, però, che i sistemi informatici in azienda sono destinati a diventare asset sempre più imprescindibili. Tutte le aree di un'azienda possono servirsi di PC e software, dalle risorse umane ai vari reparti produttivi, passando per gli addetti alle vendite. Capita, infatti, che con la crescita dell'azienda nasca la necessità di connettere tra loro diverse aree. Puntare su un software capace di integrare al suo interno i dati derivanti da un sito e-commerce, da uno o più magazzini, da software dedicati alla gestione di determinate aree dell'azienda, è una scelta lungimirante, capace di prevenire i classici problemi che possono sorgere in presenza di gestionali troppo rigidi. Al contrario, un software integrabile con altre procedure o moduli dedicati, offre garanzie di sviluppo e la possibilità di future implementazioni.

I vantaggi offerti dai software di contabilità aziendale

I vantaggi garantiti da un buon software di contabilità aziendale sono davvero tanti. Del resto, non è un caso se quasi il 70% delle PMI italiane ha dichiarato di aver incrementato i volumi di vendita grazie all'adozione di un software gestionale. Inoltre, la quasi totalità delle aziende ha confermato l'impatto positivo della tecnologia sulle principali performance aziendali. Tra queste, vale la pena citare:

• una maggiore efficienza rispetto ai costi operativi (che si traduce in una riduzione dei costi del personale, delle giacenze e degli scarti di produzione)
• una riduzione degli errori di gestione, dei tempi necessari per l'accesso ai documenti e alle informazioni, del tempo necessario per processare fatture e documenti amministrativi
• un aumento della marginalità, della qualità della comunicazione con i clienti, della rapidità con cui vengono incassati i debiti e del tasso di conversione
• la dematerializzazione degli archivi, con un guadagno in termini di spazio (non è più necessario adibire spazi appositi per la creazione di un archivio), oltre che economici (evidenti nel risparmio ottenibile dal mancato acquisto di toner, inchiostro, fogli e così via)
• tutti i vantaggi derivanti dall'automazione dei processi. L'uso di un gestionale riduce le possibilità di errore, velocizza la creazione dei preventivi, la movimentazione del magazzino e l'evasione degli ordini
• questi programmi sono in grado di garantire la produzione di report, bilanci d'esercizio e bilanci previsionali dettagliati e in tempo reale. Inoltre, risultano preziosi nella gestione delle scadenze e degli avvisi, dei pagamenti online, dei rapporti con i fornitori

Oltre agli effetti tangibili, molte aziende hanno notato anche vantaggi intangibili, allo stesso modo indispensabili per competere sul mercato attuale. Tra questi, figurano un maggior controllo sulle performance, una maggiore scalabilità del business e una superiore proattività nella risposta ai cambiamenti.