Software contabilità

Tutte le aziende italiane devono per legge tenere in ordine e controllare i bilanci delle proprie attività. Ciò essenzialmente per due ragioni: innanzitutto le aziende hanno l’obbligo di presentare allo Stato una contabilità precisa dei loro profitti; inoltre è importante avere i propri conti in ordine, affinché si possa fare una stima della redditività dell’azienda. Se le grandi aziende possono appoggiarsi in genere sulla figura professionale del contabile o del commercialista, per le piccole e medie imprese e per i free-lance la situazione è un po’ diversa. Non solo perché spesso il reclutamento di una risorsa del genere è troppo costosa per l’azienda, ma soprattutto perché lavoratori autonomi e piccole e medie imprese hanno la necessità di gestire la contabilità in parallelo alla fase di produzione. 

Per rispondere a questa necessità, negli ultimi anni si sono sviluppati numerosi software contabilità.

Si tratta di programmi informatici che consentono di gestire la contabilità in modo snello, rapido e in parallelo con l’attività produttiva. La caratteristica principale di questi software è la loro facilità d’uso, che li rende strumenti adatti anche a persone che non hanno particolari competenze nella gestione contabilità. Sono inoltre capaci di processare molte informazioni e molti dati in pochissimo tempo, trasformando in questo modo l’intero ecosistema della contabilità. In questo articolo presenteremo in dettaglio cosa è un programma per la contabilità aziendale e cercheremo di definirne caratteristiche, utilità e costi.

Informazioni di base sui software contabilità: cosa sono, come funzionano e a cosa servono

La contabilità rappresenta senza dubbio l’elemento fondamentale, il vero e proprio pilastro che consente di tenere d’occhio l’avanzamento del proprio stato patrimoniale. Una buona gestione della contabilità consente di prendere decisioni adeguate per la propria azienda, facendo attenzione alle molte variabili che regolano la vita aziendale. Per questo sono necessari strumenti che facilitino al massimo la gestione di tutta la contabilità attraverso il controllo delle risorse.

Software contabilità: presentazione e caratteristiche generali

Intorno agli anni ’90 fanno la comparsa sul mercato i primi programmi informatici che si occupano della gestione integrata dell’intera contabilità aziendale, in tutti i suoi aspetti organizzativi. Si tratta di software di fatturazione, grazie ai quali si possono registrare tutti i tipi di transazioni di un qualche rilievo. I programmi di contabilità consentono di svolgere i compiti di contabilità in modo automatico e veloce, richiedendo pochissimo sforzo. Inoltre, si tratta di sistemi di archiviazione che oggi sono molto potenti. Ciò che occorre per utilizzare un’applicazione di gestione della contabilità è il possesso di un dispositivo che consenta di connettersi ad internet e, naturalmente, avere una connessione.

A cosa servono i gestionali aziendali

I software contabilità assolvono a parecchie funzioni che riguardano l’intero ciclo della gestione risorse. Grazie alla riconciliazione bancaria, questo tipo di software permette innanzitutto la registrazione di entrate e di uscite, che vengono abbinate alle rispettive transazioni oppure alle rispettive fatture. Inoltre, questi software si occupano di registrare anche altri tipi di entrate, come ad esempio tutte le vendite, oppure la maturazione di interessi, la ricezione di altri contanti o i rimborsi dell’IVA. Non va dimenticato infatti che gli acquisti e le fatture rappresentano la base su cui calcolare il conto economico e lo stato patrimoniale, nonché il rapporto IVA: in questo modo, diventa possibile avere una visione d’insieme sullo stato delle proprie risorse. Infine, le applicazioni per la contabilità consentono di svolgere tutte queste funzioni in maniera rapida e molto semplice, consentendo l’archiviazione via web (e cloud) di tutte le informazioni.

Come funzionano

Utilizzare un software contabilità vuol dire non solo semplificare la vita dell’azienda nella gestione delle risorse, ma anche aumentare e guadagnare (o risparmiare) molto più tempo in questa attività. Infatti, se si dispone di una connessione internet, questi software funzionano su qualsiasi dispositivo, e possono essere utilizzati come semplici applicazioni che svolgono gran parte del loro lavoro sul web. In particolare, risulta di grande efficienza la contabilità basata su dei sistemi di archiviazione cloud, di cui si può usufruire semplicemente accendendo a un qualunque browser. La possibilità dell’uso online di tali gestionali informatici, permette all’utente di svolgere la propria contabilità finanziaria dappertutto, accedendo così ai propri dati comodamente, e senza essere vincolato al luogo in cui ci si trova. In questo modo, si possono effettuare direttamente tutte le procedure relative alla gestione dei conti (controllo di bilancio, banking on line etc.).

A chi si indirizzano i gestionali aziendali

Queste applicazioni rappresentano uno strumento importante che facilita un lavoro che è obbligatorio ai fini del rapporto fiscale con lo Stato. I software sono riservati generalmente a tutti i soggetti che hanno necessità di gestione della contabilità.

In particolare si rivolgono a:

-  free-lance;

-  lavoratori autonomi;

-  piccole imprese;

-  medie imprese;

-  imprese che non possono o non vogliono integrare un contabile all’interno del loro organico.

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Funzioni principali dei gestionali aziendali

I software contabilità sono dunque dotati di grande semplicità e possono essere utilizzati da qualunque piccola o media impresa o da qualunque free-lance per la gestione della sua contabilità, senza limiti di tempo o spazio, e possono aiutare nella gestione corretta delle risorse, nella valutazione dello stato economico. Ma quali sono, nel dettaglio, le funzioni di queste applicazioni?

Digitalizzazione e salvataggio di ricevute fiscali

Tutti i software di contabilità aziendale possono con facilità aggiungere e salvare ricevute fiscali. I programmi identificano le informazioni per mezzo di diverse modalità di riconoscimento automatico: in genere si tratta della tecnica di riconoscimento testuale, tramite cui non è più necessario inserire dettagli della fattura per via manuale (per esempio, la somma finali dei conti, o l’ammontare dell’IVA). Il sistema di riconoscimento è molto pratico.

Si possono usare:

-  uno scanner per digitalizzare il documento;

-  uno smartphone per fare foto alle ricevute.

In questo modo, i gestionali aziendali digitalizzano le fatture e trasferiscono i documenti direttamente sull’archivio dell’account personale, salvaguardando i dati in sicurezza.

Tenere un registro di cassa grazie un software di gestione contabile

Uno degli obblighi che lo Stato impone alle aziende è di tenere in corretta forma un registro di cassa. I gestionali aziendali annoverano fra le loro funzionalità, la possibilità di creare un registro di cassa per annotare tutti movimenti di beni in entrata e uscita. L’applicazione ne fornisce une lista, basandosi sulle ricevute fornite, sulle spese di spedizione e sui bonifici bancari, se collegate il servizio di banking online all’applicazione. La funzionalità registro di cassa permette ai software di contabilità di fornire all’istante dei rendiconti relativi al giorno, al mese o all’anno.

Esportare i documenti per il commercialista

I software di contabilità annoverano fra le loro funzioni l’esportazione di documenti, che è possibile presentare al proprio commercialista nel formato standard DATEV della consulenza fiscale. Nel tool di gestione contabile, l’utente troverà la funzione che gli consentirà l’esportazione, sotto forma di documento singolo, oppure avendo cura di esportare una versione più analitica e approfondita della vostra gestione fiscale.

Calcolo dell’eccedenza attiva

Il calcolo dell’eccedenza attiva è la funzione dei gestionali aziendali che consente di valutare la performance economica di un’azienda in un tempo delimitato. Inserendo le date d’inizio e fine del periodo, il software di contabilità estrapolerà un file in formato pdf che permetterà il calcolo automatico di spese e introiti e di conseguenza il valore della produzione netta.

Commercialista e contabile esperto oppure software contabilità?

Non tutte le realtà imprenditoriali possono fare ricorso al reclutamento di contabili esperti. I programmi per la gestione della contabilità possono allora rivelarsi uno strumento molto importante, per risparmiare non solo in termini di tempo, ma anche di denaro. In questa sezione mettiamo un po’ a fuoco qualche differenza fra le applicazioni informatiche di gestione fiscale e il lavoro del commercialista. Poi vediamo i prezzi di questi software e i costi dei modelli più conosciuti.

Sicurezza fiscale: nessuna differenza fra software di gestione fiscale e contabile esperto

Dal punto di vista puramente pratico, non si riscontrano differenze sostanziali fra l’uso dei gestionali aziendali e il lavoro svolto dai commercialisti o contabili esperti. Tuttavia, si può dire che il software di contabilità consente di avere un maggior numero di risultati performanti e una soglia di errore umano di calcolo nettamente inferiore. Un’altra differenza sostanziale, inoltre, riguarda i prezzi. Mentre nel caso di un commercialista esperto, le spese possono essere esose, il caso delle applicazioni aziendali può variare parecchio. Bisogna anche sapere che a volte gli stessi contabili non sono consapevoli dei prezzi dei software che utilizzano.

Costi del software di contabilità

La cosa interessante di queste applicazioni che consentono la gestione fiscale di un’azienda è la variabilità dei prezzi e dei costi, che dipendono non soltanto dai prodotti disponibili sul mercato, ma da molte variabili più o meno influenti. In generale, i prezzi dei software possono variare: ne esistono di gratuiti, altri invece possono arrivare alle migliaia di euro.

Tuttavia, è bene conoscere le variabili più importanti che delimitano il bilancio di spesa per la gestione di queste applicazioni informatiche:

-  installazione e implementazione del software e reclutamento consulenti;

-  formazione degli operatori;

-  personalizzazione del software;

-  altri costi operativi.

Installazione e implementazione del software di contabilità

Se l’emergere dei cloud accounting ha ridotto il costo di acquisto dei software, bisogna fare attenzione perché l’installazione e l’implementazione aziendale del software, al contrario, è tradizionalmente una spesa elevata, poiché l’applicazione deve essere installata su più computer o dispositivi e questo genere di costi non è quasi mai indicato nei preventivi che le aziende fornitrici presentano. Inoltre, spesso bisogna far ricorso a dei veri e propri consulenti specializzati per integrazioni, aggiornamenti e miglioramenti del programma, e non bisogna dimenticare di considerare che il costo di tali consulenze può arrivare fino ad alcune centinaia di euro al giorno. 

Formazione degli operatori

La formazione degli operatori e dei lavoratori all’uso dei software per contabilità è quasi sempre necessaria, perché le applicazioni sono spesso vendute con una esigua guida di base compresa nel pacchetto. Potrebbe essere addirittura necessario reclutare dei formatori speciali inviati dall’azienda fornitrice, non compresi nel prezzo di origine. È una spesa da non sottovalutare.

Personalizzare il software

È possibile che le piccole aziende non ne abbiano bisogno, ma spesso è necessario personalizzare il software e non limitarsi alle funzionalità di base. Bisogna allora tenere a mente che questo tipo di personalizzazione del software può richiedere degli sviluppi ad-hoc, e rivelarsi quindi molto costoso.

Costi operativi

Pur tenendo conto di tutte le variabili appena elencate, una volta in funzione, non bisogna inoltre dimenticare che ci sono altri costi inevitabili legati al software, vale a dire i costi di manutenzione regolare, di aggiornamento e di acquisto di supporto occasionale. Se quindi la contabilità su cloud tipica delle applicazioni per la contabilità si rivela vantaggiosa a livello di acquisto, una serie di altri costi sono da tenere in conto se non si vuole incorrere in brutte sorprese.

Quali sono i modelli di software contabilità più noti?

Diversi modelli e tipi di applicazione, come abbiamo detto, esistono sul mercato: da quelli gratuiti a quelli che costano alcune migliaia di euro. Qui una lista.

Software contabilità gratuita

Esistono molti software adatti alla gestione contabile che sono gratuiti, anche se molti presentano una serie di limitazioni: per esempio il numero di utenti possibili, o il numero di transazioni connesse a un account. Fra i software più popolari e gratuiti menzioniamo Wave, applicazione che si basa e alimenta grazie alla pubblicità.

Applicazioni a costi contenuti  

Alcuni software contabilità rientrano in una categoria di prezzo a canone mensile, come ad esempio Sage One, a un prezzo di circa 7 euro al mese + IVA, oppure Quikbooks, software autonomo allo stesso prezzo. Da segnalare anche l’applicazione Xero, a un prezzo di circa 15 euro al mese, ma che presenta notevoli limitazioni, così come il software di gestione aziendale Freshbooks, che può essere acquistato allo stesso prezzo, ma che ha la grande limitazione di un limite massimo di cinque client attivi. Troviamo inoltre degli altri software per la gestione contabile che oscillano fra 20, 30 e 40 euro al mese. Le aziende fornitrici sono le stesse, ma si tratta di prodotti che presentano delle funzionalità in più, proponendo prodotti di fascia intermedia.

Software di gestione della contabilità di alta qualità

I software che rientrano in queste categorie sono molto più costosi e possono soddisfare ogni tipo di esigenza di revisione e di personalizzazione, anche per le grandi aziende che usano in genere meno questo genere di prodotti. Si tratta di software di gestione della contabilità dal costo che può arrivare sino ad alcune centinaia, se non migliaia, di euro l’anno. Gli utenti di queste applicazioni di fascia alta possono approfittare di pacchetti software ERP estremamente personalizzabili, includendo delle opzioni come Microsoft Dynamics 365 e Oracle Financial Management