Prezzo software contabilità: come scegliere il miglior rapporto qualità/prezzo

Che si tratti di piccole e medie imprese o di studi commercialisti, che ci si trovi in regime di contabilità ordinaria o semplificata, è indispensabile al giorno d’oggi dotarsi di strumenti integrati e facili d’utilizzo per gestire in modo efficace la propria contabilità. Sul mercato italiano e internazionale sono presenti diverse soluzioni, da quelle più “artigianali” a quelle dedicate ad aziende che operano anche all’estero. In generale, il costo software contabilità dipenderà da un lato dalle possibilità di investimento della singola azienda e, dall’altro, dalle funzionalità del programma. I costi possono infatti variare soprattutto in relazione al prezzo effettivo della licenza e ai moduli inclusi oppure aggiuntivi che offrono in genere servizi supplementari come l’assistenza di persona e alcune opzioni di personalizzazione. Per poter scegliere il software più adatto alle proprie esigenze, si consiglia di testare, ove possibile, i diversi programmi in versione DEMO in prova gratuita limitata normalmente ad una quindicina di giorni, in modo da compararne le funzionalità.

Tariffa software contabilità: elementi per un investimento di qualità

Le soluzioni presenti sul mercato sono diverse e numerose, in particolare quelle di fascia media, che coprono uno spetto che va dai 200 ai 700 euro a pacchetto. Un prezzo software contabilità relativamente basso, ad esempio sotto i 200 euro, non deve ingannare né, da un lato, sulle prestazioni offerte, né, dall’altro sulla convenienza effettiva.
In molti casi, infatti, al prezzo della licenza bisogna aggiungere costi per altri servizi, oppure può essere richiesto un contributo una tantum per l’avviamento relativamente basso (con differenze tra contabilità ordinaria e semplificata), a cui però si sommerà un canone mensile variabile in funzione del numero di documenti protocollati. Esaminiamo il caso di un programma-tipo di fascia media.

Quali funzioni per un costo software contabilità di circa 300 euro?

A questo prezzo è già possibile usufruire di soluzioni modulari integrate e all inclusive. Le funzioni principali riguardano la gestione della contabilità ordinaria e semplificata, i tipi di fatturazione, i dati sulle fatture emesse e ricevute, i cespiti relativi sia ai beni materiali che a quelli immateriali, nonché l’accompagnamento nella redazione dei registri IVA in funzione di diversi regimi, quali quello dei minimi, quello agricoltura e quello margine.

Zoom sui registri IVA

Prendendo ad esempio il caso dei registri IVA, possiamo notare che, a fronte di una tariffa software contabilità come quella sopraindicata, i programmi consentono di svolgere tutte le operazioni relative ad un dato regime. Nel caso di quello dei contribuenti minimi, il software gestisce, tra le varie procedure, il piano dei conti, l’anagrafe di clienti, fornitori e percipienti, le schede contabili, i diritti camerali.              
Nel caso del regime agricoltura, il software gestisce tre tipologie differenti, quella del regime speciale, le attività agricole connesse (art. 34bis D.P.R. 633/2), e l’agriturismo; per ognuna di queste situazioni, il programma è in grado di calcolare l’IVA detraibile secondo le diverse percentuali, e anche di, attraverso specifiche causali IVA, di determinare l’IVA destinata allo Stato in funzione delle normative vigenti.

Soggetti coinvolti

Saranno interessati a questo tipo di soluzioni gli studi commercialisti e di consulenti del lavoro, ma anche le imprese in contabilità ordinaria e/o semplificata, i professionisti, anch’essi in contabilità ordinaria e/o semplificata, i contribuenti minimi e i contribuenti forfettari. I potenziali utenti possono normalmente scaricare il software e provarlo gratuitamente per quindici giorni, con, inclusi durante il periodo di prova, l’assistenza tecnica e commerciale.

Altri servizi inclusi nel prezzo software contabilità

Pur trattandosi di soluzioni di fascia media, il rapporto qualità/prezzo di questo tipo di software è interessante per altri due motivi. Da un lato, le opzioni sono numerose per un prezzo abbastanza accessibile e, dall’altro, gli applicativi e gli altri servizi generalmente compresi nella licenza sono in seguito effettivamente utilizzati dagli utenti. Spesso, infatti, il rischio è quello di investire in programmi altamente avanzati ma con opzioni che di fatto non verranno sfruttate.
In particolare, le soluzioni di costo medio includono, aspetto fondamentale, l’assistenza da parte della casa madre, gli aggiornamenti on-line (che riducono i rischi d’incompatibilità tra versioni), la possibilità di usufruire di postazioni illimitate –una garanzia di efficienza e velocità–, gli import da altri programmi, le funzioni di stampa (importanti per i bollettini), la documentazione formativa all’uso del programma, l’aggiornamento in materia di fiscalità.

 

Le migliori soluzioni ad una tariffa software contabilità low cost

A parità di software a pagamento, esistono altre soluzioni ancora più abbordabili per le piccole e medie imprese o comunque per coloro che hanno budget di spesa leggermente inferiori. Due fattori sono da prendere subito in considerazione, da un lato, il sistema operativo sui cui girano questi programmi, così come quello usato in azienda e, dall’altro, gli eventuali costi supplementari per personalizzare il programma o potersi servire di componenti aggiuntivi non inclusi in licenza. In quest’ultimo caso il costo software contabilità potrebbe raggiungere, quando non superare, quello di programmi di fascia superiore. Il consiglio è sempre quello di valutare come concretamente si utilizzerà il programma e a quali scopi, se si desidera cioè effettuare poche operazioni, oppure se si cerca una soluzione integrata per tutti i processi. Vediamo cosa può offrire un software di questa categoria.

Caratteristiche principali

Un software-tipo di questa categoria è in genere concepito per sistemi windows e per aziende e piccoli studi commerciali. La semplicità d’uso consente di sviluppare soluzioni complete sia per la contabilità ordinaria che per quella semplificata. Inoltre, a differenza di altre soluzioni più ingenti, viene assicurata la gestione di un numero illimitato di contabilità, e in più l’acquisto della licenza dà diritto ad un’installazione multi-posto, il tutto per un prezzo software contabilità che non supera i 200 euro.

Prestazioni e costo software contabilità

Rispetto ad un tale prezzo si può costatare lo sviluppo di un’interfaccia intuitiva che riduce i tempi di avviamento e le possibilità di dover ricorrere all’assistenza. Anche questo tipo di programmi garantisce normalmente gli standard di velocità e un’architettura intelligente per eseguire operazioni complesse, richiamare rapidamente i dati e trattare efficacemente più processi alla volta. Si può infatti caricare rapidamente una registrazione contabile, richiamare e correggere registrazioni precedenti, stampare bilanci, ma anche beneficiare di una guida durante il caricamento dei dati necessari per registrare una fattura, quali il codice IVA, le coordinate del fornitore, la scadenza, ecc.

Strumenti statistici e dichiarazioni

Altro aspetto importante, quale che sia il prezzo software contabilità, è la possibilità di produrre dati statistici rispetto ai bilanci, ovvero visualizzare i dati sia in modo analitico che sintetico.
Questo tipo di programmi offre infatti la possibilità di analizzare i dati secondo gli indici e di effettuare confronti sui dati di diversi esercizi. È anche possibile visualizzare le statistiche graficamente, organizzare il rendiconto finanziario e stampare lo scadenziario di clienti e fornitori. In armonia con le normative vigenti, a partire dalle informazioni registrate nel programma, è ovviamente possibile preparare i moduli per le dichiarazioni dei redditi.

Servizi on-line per un costo software contabilità limitato

Trattandosi di integrazioni con altre soluzioni divenute ormai degli standard nei processi di collaborazione in linea, molte di queste soluzioni sono già predisposte per la condivisione della contabilità interna via Dropbox, oppure via allegato mail. A livello di infrastruttura di rete, è possibile anche condividere e sincronizzare gli archivi contabili tra le diverse postazioni collegate attraverso tunnel VPN, oppure su supporti esterni come HD esterni e USB.

 

Prezzo software contabilità: occhio ai servizi aggiuntivi!

Come accennato prima, l’inconveniente delle soluzioni low cost può essere costituito da spese supplementari per servizi che restano imprescindibili e che, a conti fatti, fanno lievitare il prezzo complessivo. In questo caso è utile vagliare prima dell’acquisto ognuno di questi costi e valutare quali sono le opzioni che verranno effettivamente utilizzate. Facciamo qualche esempio che riguarda in particolar modo l’assistenza e l’aggiornamento.

Costo software contabilità e tipi di assistenza

Vengono proposti in genere pacchetti aventi un costo differente a seconda della durata dell’assistenza. Ad esempio, un abbonamento di un mese può costare circa 90 euro, ovvero quasi la metà dell’intero software. Per l’assistenza trimestrale si sale già a circa 220 euro, il che praticamente raddoppia l’importo finale.
Infine, il servizio di assistenza annuale può arrivare fino a circa 700 euro, ovvero pari al costo di software di contabilità di fascia medio-alta. Questo è un aspetto fondamentale da prendere in considerazione nel proprio budget di spesa, specie se si considera che il tempo di avviamento, e quindi di necessità di supporto tecnico, è di circa 4-6 mesi per le piccole e medie imprese.

Aggiornamenti

Come abbiamo visto, gli aggiornamenti garantiscono la compatibilità con versioni precedenti del software e risolvono eventuali problemi di compatibilità con altre piattaforme, un punto importante quando si collabora on-line e si condividono archivi da sincronizzare. In questo caso, il costo di un aggiornamento (passaggio ad una nuova versione del programma) si aggira attorno ai 200 euro. In altre parole, si moltiplica per due il prezzo software contabilità inizialmente investito.
Sarebbe quindi utile, prima di procedere all’acquisto, informarsi sullo storico delle diverse versioni del programma in questione e soprattutto dirigersi verso soluzioni che, per esempio, distinguono tra aggiornamenti di sicurezza e aggiornamenti maggiori di sistema.

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