Prezzo software di contabilità: come scegliere il migliore per l’azienda

Nel panorama informatico dedicato alle imprese, il prezzo software di contabilità può variare notevolmente da una soluzione all'altra. Per le aziende è fondamentale scegliere un prodotto che riesca a bilanciare costi e benefici per ottimizzare la gestione delle finanze in conformità alla legislazione vigente.

Scegliere un programma di contabilità con un buon rapporto qualità/prezzo garantisce che l'investimento si traduca in una maggiore efficienza e produttività. Solo così è possibile ridurre il carico di lavoro, automatizzare più processi e migliorare la gestione delle complesse finanze aziendali, contribuendo al successo dell'impresa.

Prezzo software di contabilità: il più basso non sempre è il più conveniente

Per valutare il rapporto qualità prezzo di un software di contabilità, è importante considerare diversi aspetti che qui di seguito sono schematizzati per maggiore chiarezza. Si raccomanda di richiedere un preventivo che espliciti tutti i costi correlati per avere un quadro completo delle spese immediate e quelle sul breve e lungo termine, i costi accessori, quelli una tantum e quelli ricorrenti.

Cosa considerare nella scelta di un programma di contabilità:

• Affidabilità del prodotto e del fornitore
• Semplicità d'uso
• Sicurezza e conformità privacy e GDPR
• Ritorno sull'investimento in termini di produttività, efficienza e ottimizzazione dei costi e tempi di lavoro

Caratteristiche e prezzo dei software di contabilità: valutazione completa dei costi

• Costo di licenza
• Costo d'implementazione
• Canone annuale o mensile per gestione e aggiornamento
• Costo dell'hardware o servizio in cloud
• Costi di formazione e assistenza software e supporto

Come valutare il rapporto qualità prezzo di un software di contabilità?

Per valutare il rapporto qualità/prezzo, è importante confrontare i costi complessivi con i benefici ottenuti in termini di efficienza, produttività e conformità normativa. Inoltre, è fondamentale considerare le esigenze specifiche dell'azienda, come il numero di utenti, il settore di appartenenza e i processi aziendali.

Nella valutazione si possono seguire questi passaggi:

• Ricerca: Effettuare ricerche approfondite sui prezzi dei software di contabilità disponibili sul mercato e le loro caratteristiche. Esaminare le recensioni degli utenti, i pareri degli esperti e le classifiche dei migliori software in base alle proprie esigenze.
• Analisi dei costi: Confrontare i costi complessivi dei diversi software, tenendo conto di elementi come il costo delle licenze, l'implementazione, i canoni mensili o annuali, la formazione e l'assistenza tecnica.
• Valutazione dei benefici: Oltre ai costi, è importante valutare i benefici che ciascun software può offrire in termini di efficienza, produttività e conformità normativa. Alcuni fattori da considerare possono essere l'automazione dei processi, l'integrazione con altri sistemi e la facilità d'uso.
• Prove gratuite e demo: La maggior parte dei fornitori di software offre prove gratuite o demo per testare le funzionalità del prodotto. Questa è un'ottima opportunità per verificare se il software soddisfa le esigenze dell'azienda e se è facile da utilizzare.
• Contatto con il fornitore: In caso di dubbi o domande specifiche, non esitate a contattare il fornitore del software per ottenere ulteriori informazioni o chiarimenti.
• Personalizzazione e scalabilità: Valutare la possibilità di personalizzare il software in base alle esigenze dell'azienda e se è in grado di adattarsi alla crescita e all'evoluzione dell'organizzazione nel tempo.

Tipologie di software di contabilità disponibili sul mercato

I vari software di contabilità disponibili sul mercato presentano caratteristiche diverse che possono influenzare la scelta del prodotto migliore in base alle esigenze dell'azienda. Tra le diverse tipologie, si possono individuare i software online, desktop, open source e altri specifici per settore. Ecco un prospetto che li descrive brevemente.

• I programmi online, accessibili da qualsiasi dispositivo con connessione internet, offrono praticità grazie alle funzionalità in cloud e agli aggiornamenti automatici. Tuttavia, presentano anche alcuni svantaggi come la dipendenza dalla connessione internet e potenziali problemi di sicurezza.
• Per quanto riguarda i software desktop, installati su un computer locale, consentono un maggior controllo e sicurezza dei dati. D'altro canto, richiedono aggiornamenti manuali e manutenzione, che possono comportare costi aggiuntivi.
• I software open source, gratuiti e modificabili, offrono un alto grado di flessibilità e personalizzazione. Tuttavia, possono richiedere l'intervento di supporto tecnico esterno per la gestione e la risoluzione di eventuali problemi.
• I software personalizzati e specifici per settore, progettati per rispondere alle esigenze di specifici settori merceologici, offrono funzionalità ad hoc e una maggiore aderenza alle necessità aziendali.
• Questa tipologia di software può però risultare più costosa e meno flessibile rispetto ad altre soluzioni.

Come scegliere il miglior rapporto qualità/prezzo per il tuo software di contabilità

Ecco alcuni consigli per scegliere il software di contabilità che meglio si adatta alle tue esigenze e al tuo budget:

• Valuta le tue esigenze aziendali: considera il numero di utenti, il settore di appartenenza e i processi aziendali specifici.
• Confronta le diverse tipologie di software: analizza i vantaggi e gli svantaggi di ciascun tipo di software in termini di prezzo e qualità.
• Prendi in considerazione il costo totale di possesso: valuta non solo il prezzo del software di contabilità all'acquisto, ma anche i costi di implementazione, manutenzione, aggiornamenti e supporto.
• Verifica la reputazione del fornitore: assicurati che sia affidabile e offra un buon servizio di assistenza e supporto cercando feedback lasciati dai clienti.
• Prova prima di acquistare: sfrutta eventuali versioni demo o periodi di prova gratuiti per testare il software e verificarne l'usabilità e l'adeguatezza alle tue esigenze.

Punti da considerare nella selezione del software di contabilità:

• Funzionalità offerte: assicurati che il software offra le funzionalità di cui hai bisogno, come la gestione delle spese e delle entrate, automazione delle operazioni quotidiane, generazione di report e conformità normativa.
• Accessibilità e scalabilità: verifica che il software sia facilmente accessibile da qualsiasi dispositivo e che possa crescere insieme alla tua azienda.
• Integrazione con altri sistemi: valuta se il software si integra facilmente con altri sistemi e applicazioni utilizzate nella tua azienda, come CRM, sistemi di fatturazione e software di gestione del magazzino.
• Sicurezza e conformità: assicurati che il software garantisca la protezione dei dati e la conformità con le normative sulla privacy e il GDPR.
• Supporto e assistenza: verifica che il fornitore offra un servizio di supporto e assistenza adeguato, per risolvere eventuali problemi e garantire un utilizzo ottimale del software.

L'acquisto di un software di contabilità adatto alle esigenze della propria azienda può migliorare notevolmente l'efficienza e la produttività della tua azienda, riducendo il tempo e lo sforzo necessari per la gestione delle finanze e garantendo la conformità normativa

Che si tratti di piccole e medie imprese o di studi commercialisti, che ci si trovi in regime di contabilità ordinaria o semplificata, è indispensabile al giorno d’oggi dotarsi di strumenti integrati e facili d’utilizzo per gestire in modo efficace la propria contabilità.

Sul mercato italiano e internazionale sono presenti diverse soluzioni, da quelle più “artigianali” a quelle dedicate ad aziende che operano anche all’estero. In generale, il costo software contabilità dipenderà da un lato dalle possibilità di investimento della singola azienda e, dall’altro, dalle funzionalità del programma.

I costi possono infatti variare soprattutto in relazione al prezzo effettivo della licenza e ai moduli inclusi oppure aggiuntivi che offrono in genere servizi supplementari come l’assistenza di persona e alcune opzioni di personalizzazione. Per poter scegliere il software più adatto alle proprie esigenze, si consiglia di testare, ove possibile, i diversi programmi in versione DEMO in prova gratuita limitata normalmente ad una quindicina di giorni, in modo da compararne le funzionalità.

Tariffa software contabilità: elementi per un investimento di qualità

Le soluzioni presenti sul mercato sono diverse e numerose, in particolare quelle di fascia media, che coprono uno spetto che va dai 200 ai 700 euro a pacchetto. Un prezzo software contabilità relativamente basso, ad esempio sotto i 200 euro, non deve ingannare né, da un lato, sulle prestazioni offerte, né, dall’altro sulla convenienza effettiva. In molti casi, infatti, al prezzo della licenza bisogna aggiungere costi per altri servizi, oppure può essere richiesto un contributo una tantum per l’avviamento relativamente basso (con differenze tra contabilità ordinaria e semplificata), a cui però si sommerà un canone mensile variabile in funzione del numero di documenti protocollati. Esaminiamo il caso di un programma-tipo di fascia media.

Quali funzioni per un costo software contabilità di circa 300 euro?

A questo prezzo è già possibile usufruire di soluzioni modulari integrate e all inclusive. Le funzioni principali riguardano la gestione della contabilità ordinaria e semplificata, i tipi di fatturazione, i dati sulle fatture emesse e ricevute, i cespiti relativi sia ai beni materiali che a quelli immateriali, nonché l’accompagnamento nella redazione dei registri IVA in funzione di diversi regimi, quali quello dei minimi, quello agricoltura e quello margine.

Zoom sui registri IVA

Prendendo ad esempio il caso dei registri IVA, possiamo notare che, a fronte di una tariffa software contabilità come quella sopraindicata, i programmi consentono di svolgere tutte le operazioni relative ad un dato regime. Nel caso di quello dei contribuenti minimi, il software gestisce, tra le varie procedure, il piano dei conti, l’anagrafe di clienti, fornitori e percipienti, le schede contabili, i diritti camerali.   Nel caso del regime agricoltura, il software gestisce tre tipologie differenti, quella del regime speciale, le attività agricole connesse (art. 34bis D.P.R. 633/2), e l’agriturismo; per ognuna di queste situazioni, il programma è in grado di calcolare l’IVA detraibile secondo le diverse percentuali, e anche di, attraverso specifiche causali IVA, di determinare l’IVA destinata allo Stato in funzione delle normative vigenti.

Soggetti coinvolti

Saranno interessati a questo tipo di soluzioni gli studi commercialisti e di consulenti del lavoro, ma anche le imprese in contabilità ordinaria e/o semplificata, i professionisti, anch’essi in contabilità ordinaria e/o semplificata, i contribuenti minimi e i contribuenti forfettari. I potenziali utenti possono normalmente scaricare il software e provarlo gratuitamente per quindici giorni, con, inclusi durante il periodo di prova, l’assistenza tecnica e commerciale.

Altri servizi inclusi nel prezzo software contabilità

Pur trattandosi di soluzioni di fascia media, il rapporto qualità/prezzo di questo tipo di software è interessante per altri due motivi. Da un lato, le opzioni sono numerose per un prezzo abbastanza accessibile e, dall’altro, gli applicativi e gli altri servizi generalmente compresi nella licenza sono in seguito effettivamente utilizzati dagli utenti. Spesso, infatti, il rischio è quello di investire in programmi altamente avanzati ma con opzioni che di fatto non verranno sfruttate. In particolare, le soluzioni di costo medio includono, aspetto fondamentale, l’assistenza da parte della casa madre, gli aggiornamenti on-line (che riducono i rischi d’incompatibilità tra versioni), la possibilità di usufruire di postazioni illimitate –una garanzia di efficienza e velocità–, gli import da altri programmi, le funzioni di stampa (importanti per i bollettini), la documentazione formativa all’uso del programma, l’aggiornamento in materia di fiscalità.

Le migliori soluzioni ad una tariffa software contabilità low cost

A parità di software a pagamento, esistono altre soluzioni ancora più abbordabili per le piccole e medie imprese o comunque per coloro che hanno budget di spesa leggermente inferiori. Due fattori sono da prendere subito in considerazione, da un lato, il sistema operativo sui cui girano questi programmi, così come quello usato in azienda e, dall’altro, gli eventuali costi supplementari per personalizzare il programma o potersi servire di componenti aggiuntivi non inclusi in licenza. In quest’ultimo caso il costo software contabilità potrebbe raggiungere, quando non superare, quello di programmi di fascia superiore. Il consiglio è sempre quello di valutare come concretamente si utilizzerà il programma e a quali scopi, se si desidera cioè effettuare poche operazioni, oppure se si cerca una soluzione integrata per tutti i processi. Vediamo cosa può offrire un software di questa categoria.

Caratteristiche principali

Un software-tipo di questa categoria è in genere concepito per sistemi windows e per aziende e piccoli studi commerciali.

La semplicità d’uso consente di sviluppare soluzioni complete sia per la contabilità ordinaria che per quella semplificata. Inoltre, a differenza di altre soluzioni più ingenti, viene assicurata la gestione di un numero illimitato di contabilità, e in più l’acquisto della licenza dà diritto ad un’installazione multi-posto, il tutto per un prezzo software contabilità che non supera i 200 euro.

Prestazioni e costo software contabilità

Rispetto ad un tale prezzo si può costatare lo sviluppo di un’interfaccia intuitiva che riduce i tempi di avviamento e le possibilità di dover ricorrere all’assistenza.

Anche questo tipo di programmi garantisce normalmente gli standard di velocità e un’architettura intelligente per eseguire operazioni complesse, richiamare rapidamente i dati e trattare efficacemente più processi alla volta.

Si può infatti caricare rapidamente una registrazione contabile, richiamare e correggere registrazioni precedenti, stampare bilanci, ma anche beneficiare di una guida durante il caricamento dei dati necessari per registrare una fattura, quali il codice IVA, le coordinate del fornitore, la scadenza, ecc.

Strumenti statistici e dichiarazioni

Altro aspetto importante, quale che sia il prezzo software contabilità, è la possibilità di produrre dati statistici rispetto ai bilanci, ovvero visualizzare i dati sia in modo analitico che sintetico.

Questo tipo di programmi offre infatti la possibilità di analizzare i dati secondo gli indici e di effettuare confronti sui dati di diversi esercizi. È anche possibile visualizzare le statistiche graficamente, organizzare il rendiconto finanziario e stampare lo scadenziario di clienti e fornitori. In armonia con le normative vigenti, a partire dalle informazioni registrate nel programma, è ovviamente possibile preparare i moduli per le dichiarazioni dei redditi.

Servizi on-line per un costo software contabilità limitato

Trattandosi di integrazioni con altre soluzioni divenute ormai degli standard nei processi di collaborazione in linea, molte di queste soluzioni sono già predisposte per la condivisione della contabilità interna via Dropbox, oppure via allegato mail. A livello di infrastruttura di rete, è possibile anche condividere e sincronizzare gli archivi contabili tra le diverse postazioni collegate attraverso tunnel VPN, oppure su supporti esterni come HD esterni e USB.

Prezzo software contabilità: occhio ai servizi aggiuntivi!

Come accennato prima, l’inconveniente delle soluzioni low cost può essere costituito da spese supplementari per servizi che restano imprescindibili e che, a conti fatti, fanno lievitare il prezzo complessivo. In questo caso è utile vagliare prima dell’acquisto ognuno di questi costi e valutare quali sono le opzioni che verranno effettivamente utilizzate. Facciamo qualche esempio che riguarda in particolar modo l’assistenza e l’aggiornamento.

Costo software contabilità e tipi di assistenza

Vengono proposti in genere pacchetti aventi un costo differente a seconda della durata dell’assistenza. Ad esempio, un abbonamento di un mese può costare circa 90 euro, ovvero quasi la metà dell’intero software.

Per l’assistenza trimestrale si sale già a circa 220 euro, il che praticamente raddoppia l’importo finale. Infine, il servizio di assistenza annuale può arrivare fino a circa 700 euro, ovvero pari al costo di software di contabilità di fascia medio-alta. Questo è un aspetto fondamentale da prendere in considerazione nel proprio budget di spesa, specie se si considera che il tempo di avviamento, e quindi di necessità di supporto tecnico, è di circa 4-6 mesi per le piccole e medie imprese.

Aggiornamenti

Come abbiamo visto, gli aggiornamenti garantiscono la compatibilità con versioni precedenti del software e risolvono eventuali problemi di compatibilità con altre piattaforme, un punto importante quando si collabora on-line e si condividono archivi da sincronizzare.

In questo caso, il costo di un aggiornamento (passaggio ad una nuova versione del programma) si aggira attorno ai 200 euro. In altre parole, si moltiplica per due il prezzo software contabilità inizialmente investito. Sarebbe quindi utile, prima di procedere all’acquisto, informarsi sullo storico delle diverse versioni del programma in questione e soprattutto dirigersi verso soluzioni che, per esempio, distinguono tra aggiornamenti di sicurezza e aggiornamenti maggiori di sistema.