Software contabilità gratis: caratteristiche e affidabilità senza prezzo

Per i professionisti autonomi, così come per le piccole e medie imprese, l’affidabilità e la presenza di molteplici funzionalità che permetto une gestione integrata della contabilità sono aspetti fondamentali nella scelta di un software.
Sul mercato esistono numerose soluzioni sia a pagamento che gratuite. In particolare i software contabilità gratis professionisti moltiplicano sempre più versioni e soluzioni, e si pongono come diretti concorrenti dei programmi a pagamento. Ma gratuito è sinonimo di affidabile? Se un programma è gratuito, è allora anche open source? Molte di queste soluzioni sono gratuite e affidabili proprio perché offrono versioni differenziate a seconda degli obiettivi di utilizzo (cosa che fa risparmiare l’azienda in caso di opzioni non sfruttate); non tutte le versioni gratuite sono necessariamente open source. Di norma, le soluzioni open source garantiscono un’ottima compatibilità con i diversi sistemi operativi (Windows, Mac, Linux), aprendosi così a un più vasto bacino di utenti. Inoltre, grazie alla presenza di solide comunità di utenti e sviluppatori, il miglioramento dei programmi è costante e deriva da esigenze concrete e condivise.
Esaminiamo gli aspetti e le tipologie principali di questo genere di software.

Software contabilità gratuito: caratteristiche principali

A differenza dei loro concorrenti a pagamento, questi programmi presentano delle interfacce sicuramente semplici da usare, ma non troppo curate sul profilo estetico. Superando questa prima impressione, si scoprono al contrario sistemi completi in fatto di gestione.
In generale, la maggior parte di questi software contabilità open source e non si concentrano essenzialmente sulla gestione delle fatture e/o sulla gestione globale di attività commerciali. Facciamo qualche esempio.

La fatturazione nei software contabilità gratis

Alcuni programmi, come MicroFatture Extra e Fatturaveloce, si occupano esclusivamente della creazione, l’emissione, la stampa e l’archiviazione delle fatture, con possibilità di personalizzazione e di invii multipli a diversi clienti. La compatibilità è garantita in quanto le fatture sono visualizzabili sia dal classico Office di Windows, sia dall’open source LibreOffice.
È inoltre possibile automatizzare l’intero processo di redazione delle fatture a partire dalla registrazione dei dati e di gruppi di destinatari. Nel caso di un programma come Invoicex, siamo invece di fronte ad un vero e proprio software contabilità open source, scritto in Java e gratuito nella versione di base.

Soluzioni di gestione intermedie

Esistono poi programmi che includono altre operazioni di contabilità e affini oltre alla semplice emissione delle fatture. Anche in questo caso bisogna distinguere e capire in fase di testing quali opzioni siano presenti nelle versioni di base e quali invece siano accessibili unicamente nelle versioni a pagamento.
Un’alternativa a costo zero, ma da verificare, è quella appunto di parcellizzare le operazioni svolte dai diversi software contabilità gratis e cercare in seguito delle modalità di passaggio dati da un programma all’altro. In questa categoria rientrano soluzioni come quelle di ErgoSoft Gestionale, che, nella versione standard, offre la creazione non solo di fatture, ma anche di documenti di trasporto, di note di credito e addebito, l’emissione di ricevute fiscali, la gestione dell’inventario e la possibilità di creare e visualizzare statistiche, come un vero e proprio sistema gestionale completo.  
Per quanto riguarda invece FattureServizi, sviluppato in Italia su Access (compatibilità totale con Windows), bisogna notare che non dispone di tutte le funzionalità di programmi professionali, ma è molto semplice da usare. Offre la gestione di database clienti, fornitori e prodotti, può registrare pagamenti e scadenze (utili per la redazione del bilancio) e generare fatture in PDF. L’installazione non è invece totalmente immediata.

Software contabilità gratis professionisti: soluzioni complete

Che si tratti di versioni gratuite o open source, poter gestire su una sola piattaforma l’insieme dei dati contabili sembra essere la soluzione migliore per le piccole e medie imprese, che potrebbero necessitare di un’assistenza costante e più dettagliata.        
Ad ogni modo, anche nel caso di software contabilità open source è possibile non solo usufruire del supporto necessario, ma anche segnalare direttamente agli sviluppatori eventuali errori, modifiche o implementazioni da aggiungere. In questo modo si aggira il problema dei costi di aggiornamento di alcuni programmi a pagamento in quanto si potrà scaricare soltanto l’aggiornamento con la modifica in questione.  
Allo stesso modo, questo tipo di procedura permette una personalizzazione dei programmi più immediata rispetto alle soluzioni paganti, in quanto non vi sono intermediari tra l’utente finale e lo sviluppatore. Vediamo ora quali sono i programmi che propongono delle soluzioni complete di gestione della contabilità.

Software contabilità gratis: un confronto

Quasi tutti i programmi di questo tipo sono open source e scaricabili direttamente in italiano. Questi offrono in linea anche tutta la documentazione relativa all’installazione e ai diversi aggiornamenti.
Troviamo ad esempio Gestionale Open, che permette di controllare non solo la fatturazione, ma tutte le attività di un’azienda, dagli acquisti e le vendite alle attività di magazzino (forniture, inventari).             
Per quanto riguarda Phasis, si tratta di un programma molto apprezzato in ambiente open che funge da gestionale sia contabile che amministrativo, permettendo di registrare dati magazzino, anagrafici di clienti e fornitori, e di stampare fatture.              
Infine, anche Yuza permette di gestire congiuntamente clienti, ordini, prodotti, vendite, di creare fatture da stampare subito o in seguito, note di credito e ricevute.

Altre funzionalità

Benché nelle versioni avanzate, e quindi a pagamento, di un software contabilità gratuito si possa usufruire di funzioni quali l’attivazione di multi-utenti e la collaborazione tra più utenti abilitati su stessi archivi, la creazione di più aziende a partire da una stessa licenza, o la ricerca di ordini a partire dal codice articolo, questi programmi offrono comunque un vasto spettro di operazioni possibili da effettuare.     
Oltre all’esportazione delle stampe in diversi formati e alla possibilità di allegarle via mail, troviamo anche, tra le varie opzioni, la generazione automatica di codici a barre dei prodotti, la possibilità di personalizzare la tabella dei codici IVA, la gestione su più livelli delle categorie merceologiche, la ricerca di codici ABI e CAB e di Comuni a partire da database aggiornati, l’interrogazione sintetica di diversi tipi di documenti, anche su periodi temporali differenti, la generazione automatica delle scadenze attive, la possibilità di ripristino dei documenti archiviati.  

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