Software contabilità: Programma contabilità ordinaria: quale scegliere? Panoramica su funzionalità e obblighi di legge

L’evoluzione nel tempo del fatturato, l’aumento e/o la specializzazione del personale in determinati settori o, ancora, il cambio di statuto giuridico di un’azienda si ripercuotono sul tipo di regime di contabilità da adottare. Il legislatore italiano ha stabilito due regimi fondamentali, quello della contabilità ordinaria e quello della contabilità semplificata, che servono sostanzialmente a distinguere tra piccole, medie e grandi imprese sulla base di criteri specifici.

Questa differenziazione di regimi richiede a sua volta un trattamento diverso dei dati contabili in quanto la loro entità, così come il numero delle operazioni da effettuare, sono diversi.

Un buon programma contabilità ordinaria dovrà quindi rispondere efficacemente, intuitivamente e rapidamente alle particolari esigenze di tale regime e dovrà armonizzarsi ai dettagli delle normative in vigore.

Ma come orientarsi nella scelta? In questo articolo vedremo quali imprese sono soggette al regime di contabilità ordinaria e, di conseguenza, quali funzionalità sono richieste per questo tipo di software.

Software contabilità ordinaria e regime ordinario

Trattandosi di un regime che interessa per la maggior parte le società di capitali, la contabilità ordinaria rappresenta di fatto il regime corrente e obbligatorio per un elevato numero di aziende, ma si applica anche a piccole e medie aziende che rispondono a determinati requisiti e che possono, in questo modo, passare dalla contabilità semplificata a quella ordinaria.

Definizione

Il regime di contabilità ordinaria è stato istituito dal D.P.R. 600/1973 (art. 13) ed è disciplinato dalle successive modifiche in base alla L. 296/06 e alla L. 106/2011 che legiferano sui tetti massimi che permettono in passaggio dalla contabilità ordinaria a quella semplificata.

La contabilità ordinaria definisce la tipologia di dati contabili e le modalità del loro rilevamento, della loro registrazione e archiviazione in determinate scritture contabili. In pratica, interessa qualsiasi evento contabile di un’azienda, come ad esempio i pagamenti effettuati e ricevuti, gli acconti pagati e ricevuti dai fornitori, o ancora gli inventari e la contabilità del magazzino.

Programma contabilità ordinaria e tipologie di impresa

Come si può notare, questo regime è abbastanza articolato, proprio perché interessa aziende con considerevoli movimenti contabili.

La normativa stabilisce infatti che sono tenute alla contabilità ordinaria le società:

-  Di capitali, ovvero le S.p.A., S.r.l. ed enti equiparati, nonché gli enti pubblici e privati e, dal 2007, i trust. Queste società sono obbligate sempre alla contabilità ordinaria a prescindere dal volume d’affari;

-  Di persone (S.n.c., S.a.s.), le imprese individuali e gli enti non commerciali a seconda del fatturato annuo. Le attività di prestazione di servizi devono superare un ricavo annuo di 400.000 euro, mentre le attività diverse dai servizi (ad esempio, le vendite) devono superare un ricavo annuo di 700.000 euro.

Come si può facilmente intuire, questa tipologia di aziende prevedrà normalmente un reparto contabile interno all’azienda stessa che dovrà perciò essere formato all’uso di un programma contabilità ordinaria; come vedremo in una successiva sezione di questo articolo, ciò avrà un impatto, nella scelta del buon software, rispetto ai tempi di avviamento del programma, alla possibilità di personalizzazione delle operazioni, alla condivisione del lavoro e, infine, rispetto al supporto tecnico richiesto.  

Obblighi di legge

Le aziende sottoposte alla contabilità ordinaria hanno particolari obblighi di legge che riguardano soprattutto il numero e il tipo di scritture contabili. In particolare, le imprese devono tenere i seguenti registri:

-  il libro inventari;

-  il libro giornale (non obbligatorio in contabilità semplificata);

-  il registro IVA degli acquisti e delle vendite;

-  il registro cespiti ammortizzabili;

-  la contabilità magazzino (scrittura ausiliaria obbligatoria nel caso in cui un’impresa superi per due esercizi consecutivi un ricavo pari a 5.164.568,99 euro e un valore di rimanenze finali di 1.032.913,80 euro);

-  il libro mastro (scrittura ausiliaria che raggruppa in modo omogeneo gli elementi patrimoniali e reddituali).

Stanti questi obblighi, sarà fondamentale che un buon software contabilità ordinaria permetta di redigere facilmente i diversi registri e soprattutto di garantire un facile accesso allo storico dei movimenti (flusso cassa, crediti e debiti, liquidità) in modo da poter pianificare investimenti futuri, forniture, e anche gestione delle risorse umane.

Le scritture contabili: un must have di ogni programma contabilità ordinaria

Esaminando nel dettaglio alcune delle scritture contabili, si può rapidamente costatare che un buon programma contabilità ordinaria deve essere in grado di interpolare tra loro una complessa mole di dati, riducendo al minimo i margini di errore, e, nello stesso tempo, deve poter fornire un vasto spettro di opzioni per redigere i vari tipi di registri. Rispetto a ciò, è fondamentale che i pacchetti includano applicativi intelligenti e che le piattaforme siano sufficientemente flessibili in modo da adeguarsi ai diversi settori merceologici in cui operano le aziende. Vediamo qualche esempio.

Libro giornale

Il libro giornale è una scrittura che possiede due caratteristiche principali: è complessa e cronologica.

È complessa nella misura in cui vengono interpolati tra loro diversi dati riguardanti la totalità della gestione di un’impresa e che permette di determinare il reddito durante l’esercizio e il patrimonio dell’azienda in un momento dato.

È invece cronologica nel senso che deve essere registrare giornalmente le operazioni riguardanti l’esercizio di un’impresa. A tal proposito, la legge (art. 22 D.P.R. 600/73) impone un limite massimo di 60 giorni entro i quali effettuare la registrazione sul libro a mezzo di un supporto informatico. Inoltre, i dati registrati devono obbligatoriamente essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.

Un buon software contabilità ordinaria dovrà in questo caso garantire la possibilità di estrarre i dati per periodo, un buon backup, il trasferimento di dati e archivi su altri supporti (mobili e on line), un’interfaccia semplice per la gestione di un elevato numero di operazioni.

Il libro inventari: un classico per un programma contabilità ordinaria

Il libro inventari è obbligatorio per numerose imprese commerciali, quali le attività che producono beni e servizi, quelle intermediarie nella circolazione di beni, i trasporti via terra, acqua e aria, le attività bancarie e quelle ausiliarie delle precedenti.

Anche nel libro inventari vanno registrati, entro tre mesi dalla decorrenza del termine per la dichiarazione dei redditi, dati di diversa natura:

-  l’inventario iniziale al momento della costituzione dell’impresa, oppure nella fase di passaggio dal regime semplificato a quello ordinario;

-  l’inventario annuale, a chiusura dell’anno di esercizio, redatto in generale alla fine dell’anno solare (31 dicembre);

-  l’indicazione analitica delle attività e passività con la loro relativa valutazione, sia dell’impresa che dell’imprenditore;

-  il bilancio vero e proprio, ovvero lo stato patrimoniale e il conto economico.

Da questo punto di vista, un buon programma contabilità ordinaria dovrà prevedere la possibilità di visualizzare i dati sia in modo analitico che sintetico, l’automazione della numerazione delle pagine e la formattazione dei dati in vista della dichiarazione dei redditi.

Regime e programma contabilità ordinaria: una sintesi

I vantaggi e gli svantaggi del regime di contabilità ordinaria viaggiano in parallelo alle funzionalità dei software che le sono associati. Di conseguenza, la scelta di un software contabilità ordinaria sarà dettata da un lato, dagli obblighi previsti per le aziende che non possono scegliere tra un regime e l’altro, e dall’altro lato, dal confronto tra questo regime e quello di contabilità semplificata per le aziende che possono invece optare tra i due. Riassumiamo alcuni degli aspetti principali.

Vantaggi

Nonostante la complessità di tale regime, i vantaggi della contabilità ordinaria sono numerosi per le aziende obbligate così come nel passaggio da un regime a un altro. Eccone alcuni:

-  Cambio societario: essere in regime ordinario permette un facile transizione verso una società di capitali. Il programma contabilità ordinaria dovrà dunque non solo prevedere la scrittura dei vari registri, ma dovrà soprattutto proporre un’assistenza tecnica inclusa nel pacchetto per accompagnare la transizione.

-  Pianificazione: l’aggiornamento costante dei dati consente di controllare al meglio l’andamento dell’azienda e di adottare strategie a lungo termine. Pianificazione e controllo si traducono nella possibilità di personalizzazione dei programmi e di collaborazione e condivisione multiposto, da remoto e on line dei dati da parte di un team avviato all’uso del software.

Svantaggi del regime e del software contabilità ordinaria

Uno dei principali svantaggi sia del regime che del programma contabilità ordinaria riguarda certamente i costi di gestione al contempo di attività giornaliere e multi-periodo.

Bisognerà quindi valutare prima della scelta le possibilità di investimento e i tempi di avviamento che non devono superare i 4-6 mesi per la formazione del personale addetto. Tuttavia, tali costi possono essere ammortizzati se si tiene conto del risparmio offerto da tali programmi in termini di consulenze esterne.

Altre funzionalità

Qualsiasi programma destinato alla contabilità ordinaria dovrà infine permettere una registrazione puntuale dei dati in modo da segnalare e correggere in breve tempo eventuali errori di scrittura. Inoltre, come abbiamo visto, dato l’elevato numero di libri e registri previsti, il software dovrà garantire un’elevata integrazione tra contabilità analitica e fiscale, e eventualmente prevedere delle scritture automatiche nel caso di registri da aggiornare di frequente. Attualmente, dato che la contabilità ordinaria, a differenza di quella semplificata, non ha subito variazioni di rilievo negli ultimi anni, non è difficile trovare in commercio soluzioni altamente parametrizzabili e automatizzabili. Ancora una volta, l’equilibrio da cercare nel rapporto tra azienda e produttore del servizio, è quello personalizzazione, aggiornamento e compatibilità delle soluzioni con altre piattaforme, in modo che i programmi non divengano rapidamente obsoleti.

Per un confronto con il regime e i software contabilità semplificata, consultare l’articolo relativo della guida.