Software contabilità: Programma contabilità PMI: le soluzioni adatte ad ogni misura

Che si tratti di piccole, medie (PMI) o anche grandi imprese, la gestione della contabilità pone l’utente di fronte a scelte che coinvolgono l’integralità della vita produttiva di un’azienda. Queste scelte dipendono dalle possibilità dell’impresa in termini di investimento, dal numero di dipendenti/utenti, e dunque dalla divisione dei compiti, dal regime di contabilità adottato, dal bacino di clienti, dal tipo di attività commerciale svolta, dall’entità delle risorse per la formazione e lo sviluppo e, infine, dalla realtà circostante con cui l’azienda ha a che fare. Inoltre, bisogna considerare la specificità delle piccole e medie imprese in particolare in Italia, che giocano ancora oggi un ruolo fondamentale nel tessuto economico del Paese. Per tutte queste ragioni, è indispensabile scegliere un programma gestione contabilità che sia al contempo efficace, sicuro e che soprattutto faccia da traino all’incremento della produttività di queste realtà, spesso legate ad un più vasto ambiente di attori commerciali ed economici.

Programma gestionale contabilità: il modello ERP

I sistemi ERP, acronimo di Enterprise Resource Planning, si sono affermati a partire dagli anni ’90 in seguito alla necessità di integrare maggiormente tra loro, rispetto alla gestione, i vari settori organizzativi e di business delle aziende. In breve tempo, il modello ERP si è imposto come standard dei programmi contabilità, integrando la produzione, la logistica, la gestione delle risorse umane, ecc. Molti di questi software sono prodotti in ambito italiano, proprio perché sono concepiti per le piccole e medie realtà che caratterizzano il paesaggio economico dell’Italia, senza per questo tralasciare le esigenze di attori che operano anche all’estero.

Aspetti tecnici: commesse e competenze

Uno dei numerosi vantaggi di questo tipo di programma contabilità aziendale è il fatto di poter controllare rapidamente le diverse marginalità delle commesse, ovvero tutti i ricavi e i costi relativi al prodotto commissionato, quali quelli relativi alle materie prime, alle quantità, ma anche i costi relativi alle ore di lavoro dei dipendenti, quelli commerciali e amministrativi. In particolare, questi sistemi permettono l’associazione tra competenze e commesse, armonizzando in questo modo le fatture di un dato periodo.

Programma contabilità PMI: gestione dei costi

Grazie alla gestione integrata delle marginalità di ogni commessa in un determinato periodo, il programma contabilità PMI consente anche di stabilire con precisione il valore delle rimanenze e degli ammortamenti di ogni mensilità. In questo modo, l’utente può monitorare in sicurezza sia i costi e i ricavi diretti su un periodo a propria scelta, sia i costi indiretti di commessa rispetto ad un dato progetto.   Infatti, questi sistemi, dotati di specifici applicativi e driver, consentono di visualizzare i dati sia in maniera sintetica, ovvero accorpati, sia in maniera analitica, ovvero scorporati, e anche di effettuare la transizione da una modalità di visualizzazione all’altra grazie ad un accesso immediato e semplificato a tutta la documentazione.

Prestazioni nella scrittura

Questo tipo di software, in virtù dell’integrazione della gestione della contabilità nell’intero sistema aziendale, è molto performante anche per quel che riguarda la scrittura dei registri contabili, che interessano molte piccole e medie imprese. Si può avere sia una registrazione puntuale che corregge immediatamente alcuni possibili errori avvenuti nelle transazioni, sia l’intero processo di scrittura, completamente automatizzato, che si applica al contempo sulla fattura e sull’importo totale delle spese.   Questo sistema offre numerosi vantaggi alle aziende, in primo luogo, la sicurezza e il monitoraggio costante dei dati processati, in secondo luogo, grazie all’automazione, un considerevole risparmio in termini di tempo e, infine, una notevole riduzione dei costi di implementazione del software stesso a seconda del tipo di configurazione e di opzioni aggiuntive incluse nel pacchetto scelto. Di conseguenza, è possibile per l’azienda risparmiare tempo e risorse da reinvestire in altri settori e aumentare così la sua produttività.

Programma contabilità PMI: dettagli sugli attori coinvolti

Come abbiamo anticipato, la necessità di accrescere le performance dei vari programmi di gestione della contabilità deriva dall’alto impatto sull’intero tessuto produttivo delle PMI, ovvero delle piccole e medie imprese. In Italia, a dispetto di diversi periodi di crisi, le PMI si attestano in questi ultimi due anni in rimonta sia da un punto di vista quantitativo, ritornando a valori precedenti il 2007, sia dal punto di vista dei tassi di crescita e di investimento. È quindi necessario comprendere nel dettaglio i vari tipi di piccole e medie imprese per individuare la soluzione più adatta ad ogni struttura.

PMI e settori merceologici

Nella scelta di un dato programma contabilità aziendale non si dovrà trascurare la varietà dei settori merceologici nei quali operano le piccole e medie imprese. Si va per esempio dall’industria e le costruzioni al commercio (all’ingrosso e al dettaglio), al settore dei trasporti e delle comunicazioni, passando per alberghi e ristoranti, per arrivare alle aziende di servizi, alle attività immobiliari e informatiche. Questa varietà avrà un impatto sul tipo di gestione delle commesse.

Programma gestionale contabilità: tutti i numeri delle PMI

All’interno delle PMI sono comprese aziende con uno spettro quantitativo molto vasto in termini di utenti e soprattutto di fatturato e di budget di spesa. Queste possono andare da un minimo di una ventina di utenti fino ad un massimo di 150 utenti, per una media di una cinquantina di utenti.   A livello di fatturato, si parte da un minimo di almeno 5 milioni fino a un massimo di 100 milioni di euro, con un budget di spesa medio di 50-100.000 euro, compreso tra un minimo di 30.000 e un massimo di 200.000 euro. Anche rispetto a progetti speciali, le cifre possono elevarsi fino a 400.000 euro. In questo quadro, i vari tipi di programma contabilità PMI avranno ad esempio un tempo di avviamento diverso, che può andare da alcune settimane fino a 6 mesi. Le soluzioni sono in genere proposte da piccoli e medi produttori, che a seconda dei numeri dell’azienda, possono o no fornire un supporto e un contatto diretto con gli utenti.

Soluzioni ad hoc nel rapporto utente/produttore

Trattandosi di pacchetti di produzione “artigianale”, o che sono il risultato di partnership tra i fornitori e le aziende, questi programmi hanno costi abbastanza ridotti a fronte tuttavia di una certa flessibilità e, soprattutto, della possibilità di personalizzazione del prodotto rispetto anche all’ambito merceologico dell’impresa. In particolare, viene garantita un’integrazione con altri tipi di software di gestione in modo da automatizzare qualsiasi processo produttivo. Bisogna fare però attenzione ad una eccessiva personalizzazione che non sempre può rapidamente armonizzarsi con gli avanzamenti di altre piattaforme tecnologiche. Inoltre, specie nel caso di software concepiti “artigianalmente”, si consiglia di accertarsi di avere un’assistenza diretta senza l’intermediazione di rivenditori, in modo da essere guidati al meglio per sfruttare tutte le potenzialità dei programmi contabilità.

Programma contabilità aziendale: un caso italiano

In ambito italiano, sono presenti sul mercato soluzioni a tutto tondo in grado di gestire la contabilità, la fatturazione, gli ammortamenti, ecc. Alcune di queste soluzioni sono gratuite (freeware). Inoltre, è possibile anche costituire automaticamente gli elenchi destinati all’Agenzia delle Entrate, come ad esempio liste di clienti e fornitori, o ancora i dati relativi alla dichiarazione dei redditi. In generale, le caratteristiche menzionate sopra si adattano a diversi tipi di normativa in materia di contabilità. Come per ogni programma gestione contabilità, viene offerta un’assistenza completa on-line e, in molti casi, anche la documentazione scaricabile direttamente dal sito. Vediamo nel dettaglio il funzionamento-tipo di questo genere di programmi.

Avvio e esecuzione

Una volta scaricato il programma, si registra il proprio profilo immettendo un nome utente, una password e il codice della propria azienda. Le prime funzioni utilizzabili dal menu sono ad esempio l’emissione delle fatture, facilitata attraverso una varietà di parametri di ricerca dei dati da inserire, per nome del cliente, o per ragione sociale. Naturalmente è previsto anche un primo inserimento manuale di nuovi clienti che viene immediatamente memorizzato nel database.

Programmi contabilità: le fatture

All’interno delle fatture da compilare si possono incrociare e salvare i dati in modo da reperirli in seguito automaticamente, come quando si registrano servizi erogati e prodotti come articoli di magazzino. Quest’operazione consente anche di salvare più fatture alla volta da stampare subito dopo, oppure da salvare su altri supporti per stamparle in seguito. Un’attenzione particolare è data proprio alle modalità e al formato di stampa che è altamente personalizzabile con l’aggiunta di altri elementi, soprattutto file immagine con il logo dell’azienda. La continuità assicurata da questo tipo di programmi è riscontrabile dopo aver emesso le fatture, in quanto queste possono essere immediatamente aggiunte al registro contabile specifico dell’azienda, in modo da costituire una cronologia di tutte le operazioni.

Conti e bilancio

La presentazione del piano dei conti dell’azienda è in genere standardizzata benché personalizzabile. A partire dalla registrazione di note puntuali è possibile accedere al bilancio analitico, nel quale si trovano le diverse voci della contabilità (i conti patrimoniali ed economici) distribuite su due colonne (attivi e passivi), oltre all’indicazione dei costi e dei ricavi. Questi tipi di programma contabilità PMI permettono di visualizzare alla fine gli utili e le perdite, a cui possono successivamente aggiungersi le scritture successive che, nel bilancio di fine anno, potranno modificare questi valori parziali.