I software per contabilità aziendale: approfondimento e tendenze attuali

Oggigiorno, la gestione della contabilità aziendale si integra in vasti ecosistemi di gestione globale (come gli ERP). La scelta del software per contabilità aziendale ideale dipende da fattori strutturali come la dimensione, la tipologia di clientela e il regime contabile dell'impresa.

Questa guida presenta i diversi tipi di software e le loro funzionalità per aiutarti a individuare la soluzione ottimale per le tue esigenze specifiche.

Classificazione delle soluzioni: scegliere in base alla dimensione aziendale

Il fattore principale che determina l'architettura, la complessità e il costo di un software di contabilità è la dimensione dell'impresa. Tutti i programmi attuali si basano su un'architettura di tipo integrato (ERP) e si differenziano a seconda della complessità delle soluzioni proposte per le diverse fasce di mercato.

Soluzioni per le piccole aziende (Microimprese)

I software per contabilità aziendale ideati per realtà agili e facilmente gestibili si rivolgono principalmente alle microimprese (massimo 10 utenti, fatturato inferiore a 5 milioni di euro e budget tecnologico sotto i 15.000 euro). Si tratta di pacchetti preconfigurati e pronti all’uso.

Il principale vantaggio risiede nella rapidità di attivazione, spesso possibile in pochi giorni. Tuttavia, le possibilità di integrazione con funzionalità avanzate possono risultare limitate.

Tra i prodotti più diffusi in Italia in questa fascia troviamo:

Questi strumenti costituiscono esempi efficaci di software di contabilità per PMI. Si caratterizzano per usabilità, costi contenuti e possibilità di scalabilità verso moduli aggiuntivi in caso di crescita aziendale.

Soluzioni per la fascia media (PMI)

In fascia media troviamo le cosiddette PMI (piccole e medie imprese), ovvero le aziende entro i 150 utenti, che possono arrivare ad un fatturato di 100 milioni e con un budget di spesa che va dai 30.000 fino ai 200.000 € (ulteriormente estendibile per alcuni tipi di progetti).

In questo caso le soluzioni sono pensate in un’ottica di integrazione maggiore  con altri software (ad esempio quelli di gestione dati prodotto), e offrono prestazioni più evolute rispetto alla complessità dei processi da trattare.

Inoltre, questi software gestione contabilità sono più personalizzabili rispetto ai primi in virtù di un contatto diretto tra l’azienda e i produttori, tra i quali si stipulano spesso delle partnership. Tuttavia, la specializzazione di alcuni di questi software può creare delle incompatibilità con altre piattaforme a causa di velocità diverse di sviluppo tecnologico.

Software gestionale contabilità per la fascia medio-alta (Grandi Imprese/Internazionali)

Nella fascia alta sono comprese le aziende con almeno tra 50 e 100 utenti che operano anche all’estero, il cui fatturato supera i 50 milioni, e con un budget di spesa che si situa tra i 100.000 e addirittura 1 milione di euro per progetti speciali.

Le esigenze andranno nella direzione innanzitutto di sistemi multilingue e che standardizzino il più possibile attività dislocate su più paesi. Tale ottimizzazione deve anche armonizzarsi con sistemi normativi diversi che possono entrare in conflitto tra loro e con i parametri del programma.

Perciò la flessibilità è una delle caratteristiche principali da ricercare, così come la possibilità di avvalersi di un costante supporto tecnico, il che naturalmente aumenta i costi di investimento per questo tipo di software per contabilità aziendale.

Le caratteristiche più ricercate dai clienti

Al di là della tipologia di azienda, un buon strumento per la gestione contabile deve presentare importanti funzionalità, soprattutto in ottica di digitalizzazione contabile e dell’efficientamento dei processi interni. Ecco cinque elementi essenziali individuati dagli utenti.

Il supporto tecnico

Come abbiamo detto, l’assistenza e il contatto diretto tra produttore e utente sono fondamentali sia nella fase di avviamento che in quella di sviluppo, personalizzazione e implementazione di funzioni. Il supporto può essere on-line, telefonico o personale a seconda del pacchetto scelto.

Aggiornamento e flessibilità

Essere aggiornati sulle normative fiscali e garantire l’integrazione con altri moduli operativi è cruciale per un efficace software gestione contabilità aziendale. Un software aggiornato riduce il rischio di sanzioni e semplifica la conformità normativa.

Sicurezza

La sicurezza è un pilastro della digitalizzazione contabile. L’adozione di sistemi crittografici, backup automatici e controllo accessi consente di garantire la protezione dei dati sensibili e la continuità operativa.

Usabilità e automazione

Una buona interfaccia utente aiuta le aziende a ridurre gli errori e velocizzare i flussi. Nella digitalizzazione contabile, il software deve essere in grado di automatizzare operazioni ripetitive come la registrazione delle fatture, offrendo anche dashboard intuitive per l’analisi dei dati.

Accessibilità

Un software per la gestione contabilità aziendale deve essere accessibile anche da remoto, tramite tecnologia cloud, favorendo il lavoro ibrido e la collaborazione a distanza.

La seguente tabella riassume le funzionalità principali e il loro impatto sulla digitalizzazione:

I vantaggi offerti dai software di contabilità aziendale

I vantaggi garantiti da un buon software di contabilità aziendale sono davvero tanti. Del resto, non è un caso se quasi il 70% delle PMI italiane ha dichiarato di aver incrementato i volumi di vendita grazie all'adozione di un software gestionale. Inoltre, la quasi totalità delle aziende ha confermato l'impatto positivo della tecnologia sulle principali performance aziendali. Tra queste, vale la pena citare:

• una maggiore efficienza rispetto ai costi operativi (che si traduce in una riduzione dei costi del personale, delle giacenze e degli scarti di produzione)
• una riduzione degli errori di gestione, dei tempi necessari per l'accesso ai documenti e alle informazioni, del tempo necessario per processare fatture e documenti amministrativi
• un aumento della marginalità, della qualità della comunicazione con i clienti, della rapidità con cui vengono incassati i debiti e del tasso di conversione
• la dematerializzazione degli archivi, con un guadagno in termini di spazio (non è più necessario adibire spazi appositi per la creazione di un archivio), oltre che economici (evidenti nel risparmio ottenibile dal mancato acquisto di toner, inchiostro, fogli e così via)
• tutti i vantaggi derivanti dall'automazione dei processi. L'uso di un gestionale riduce le possibilità di errore, velocizza la creazione dei preventivi, la movimentazione del magazzino e l'evasione degli ordini
• questi programmi sono in grado di garantire la produzione di report, bilanci d'esercizio e bilanci previsionali dettagliati e in tempo reale. Inoltre, risultano preziosi nella gestione delle scadenze e degli avvisi, dei pagamenti online, dei rapporti con i fornitori

Oggi, grazie all’adozione di soluzioni contabili innovative e strumenti ERP specificamente progettati per integrare contabilità, bilancio, magazzino e vendite, le PMI italiane sono in grado di aumentare la velocità decisionale e migliorare l’agilità aziendale.

Secondo l'Osservatorio del Politecnico di Milano 2025, le imprese che hanno implementato un software ERP per la contabilità hanno registrato un incremento medio della produttività del 15%.

Questi dati testimoniano come l’adozione di software ERP per la contabilità sia sempre più considerata una scelta strategica essenziale.

Cosa ricordare

I software per la contabilità aziendale non sono più semplici strumenti di registrazione, ma asset strategici per tutte le imprese. Scegliere il software giusto significa aumentare l'efficienza, garantire la conformità normativa e ridurre il carico amministrativo interno.

Che si tratti di microimpresa o di PMI in crescita, oggi esistono soluzioni scalabili, accessibili anche con budget contenuti, ma capaci di crescere con l'azienda. Non perdere l'occasione di far decollare il tuo business:  richiedi subito un preventivo personalizzato e confronta le offerte in modo semplice e gratuito.