Acquistare o noleggiare copiatrici multifunzione? Qual è la scelta migliore?

Nell'era degli uffici digitalizzati, le copiatrici multifunzione sono essenziali per l'efficienza dei flussi di lavoro. La scelta tra acquisto o noleggio è cruciale. Il noleggio è in forte crescita nel mercato italiano (stimata tra il 5% e il 10% annuo) perché offre flessibilità operativa e l'accesso a dispositivi sempre aggiornati in cambio di un canone fisso. Questa formula riduce l'onere sulla gestione IT interna, includendo spesso supporto e consumabili.

Nelle prossime righe, analizzeremo in dettaglio le diverse opzioni disponibili (compravendita, noleggio con riscatto o restituzione) per aiutarvi a identificare la soluzione più adatta alle vostre esigenze strategiche.

Copiatrici multifunzione in modalità di acquisto

Optare per  l'acquisto di una copiatrice multifunzione offre controllo e flessibilità unici, a fronte del solo investimento iniziale.

I vantaggi chiave

La compravendita è strategica per la libertà che offre, senza vincoli contrattuali o canoni fissi:

• Massima personalizzazione: L'azienda ha il pieno controllo per customizzare le funzionalità, cambiando le impostazioni quando vuole.

• Gestione centralizzata: Si implementano facilmente politiche interne coerenti con privacy e sicurezza aziendale.

• Asset proprio: Si evita di gravare sul patrimonio aziendale e si conserva il valore dell'asset.

Convenienza economica e volumi

L'acquisto è la soluzione più conveniente per realtà ben precise:

• Bassi volumi: Studi o piccole realtà (meno di 500 stampe/mese) ammortizzano l'investimento in pochi anni, risparmiando sui costi periodici di un noleggio.

• Grandi aziende: Si beneficia di economie di scala sull'acquisto di più dispositivi e sulle forniture, risultando più vantaggioso nel lungo periodo.

Per chi ha un'infrastruttura IT dedicata, gestire internamente gli aggiornamenti tecnologici (cloud, AI) garantisce più controllo strategico rispetto al noleggio .

Noleggio di una fotocopiatrice multifunzione

Prima di esaminare i vantaggi, è bene capire come funziona: il contratto di noleggio a lungo termine prevede il pagamento di un canone di locazione per un periodo che va generalmente dai 3 ai 5 anni.

Questi contratti full-service sono pensati per esternalizzare interamente la gestione del sistema di stampa.

1. Servizi inclusi e vantaggi operativi

Scegliere una multifunzione in locazione offre un'operatività continua e riduce l'onere gestionale sull'IT interno:

• Supporto totale: I contratti full-service garantiscono supporto tecnico, aggiornamenti di software e sistema automatico di sostituzione per usura delle parti.

• Consumabili automatici: L'approvvigionamento automatico dei consumabili (carta, toner) elimina le interruzioni operative.

• Tecnologia aggiornata: Si ha accesso immediato a tecnologie di ultima generazione, senza i costi iniziali di acquisto.

2. Flessibilità e scalabilità

Il noleggio offre la massima adattabilità, ideale per le aziende con un carico documentale variabile:

• Piani scalabili: I fornitori propongono piani capaci di adattarsi rapidamente all'evoluzione del carico documentale.

• Soluzioni integrate: I servizi includono spesso soluzioni basate su cloud, dashboard remote e controllo centralizzato della spesa.

• Flessibilità logistica: Aziende in ambienti produttivi dinamici (come l'esempio della provincia di Bergamo) possono beneficiare di una maggiore flessibilità logistica unita a servizi ottimizzati.

Il noleggio stampanti multifunzione garantisce operatività continua e permette all'azienda di concentrarsi sul proprio core business, riducendo al minimo le interruzioni senza assorbire risorse interne.

Tra le principali vantaggi operativi rispetto all'acquisto si possono citare:

• scalabilità dei macchinari in base ai picchi di lavoro
• assistenza inclusa e sostituzione rapida in caso di guasto
• bassa esposizione finanziaria all'avvio dell'attività
• accesso a tecnologie verdi ed eco-sostenibili sempre aggiornate

Noleggio con opzione di acquisto per una stampante multifunzione

In gergo tecnico, questa soluzione si chiama noleggio con riscatto o locazione operativa con opzione d'acquisto. Questo modello contrattuale offre la flessibilità del NLT (noleggio a lungo termine) con la possibilità, al termine del periodo stabilito, di acquisire la piena proprietà del bene (come le fotocopiatrici multifunzione).

Il riscatto non è un acquisto automatico, ma una conversione che avviene tramite il pagamento del valore residuo non ancora saldato.

Caratteristiche e condizioni del riscatto:

• Valore residuo: L'importo da saldare si aggira, di solito, tra l'1% e il 40% della stima di mercato del bene al momento della conversione.

• Modalità di calcolo: Il valore residuo è calcolato in base al deprezzamento della multifunzione e agli accordi specifici previsti nel contratto iniziale. Ad esempio, per un leasing da 100 € al mese per 36 mesi, il valore residuo potrebbe variare tra 36 € e 1.440 €.

• Proprietà finale: Una volta effettuato il saldo, il noleggiante diventa proprietario del prodotto a tutti gli effetti, potendo disporre liberamente del bene.

Quando conviene il riscatto?

Tale opportunità è particolarmente vantaggiosa in situazioni specifiche:

• Durata contratto limitata: Se il precedente accordo di noleggio è stato inferiore ai 3 anni, il valore residuo sarà più alto ma la tecnologia ancora attuale.

• Affidabilità testata: Per i modelli di stampanti all'avanguardia che hanno dimostrato elevata affidabilità e basso tasso di guasti durante il noleggio.

• Dispositivi intelligenti: Per le aziende che hanno testato con successo l'integrazione di tecnologie smart (sensori connessi, stampa IoT) e desiderano evitare canoni prolungati mantenendo tecnologie avanzate già ottimizzate.

• Disponibilità consumabili: Se il modello scelto ha un'elevata probabilità di trovare facilmente inchiostri, toner, pezzi di ricambio e assistenza qualificata anche molto tempo dopo l'acquisto.

Inoltre, molti fornitori prevedono offerte flessibili con opzione di riscatto anche per chi cerca un noleggio a breve termine per fotocopiatrici in occasione di progetti temporanei o eventi aziendali.

Cosa ricordare

Il bilancio tra acquisto e noleggio di copiatrici multifunzione deve nascere da un'attenta valutazione aziendale, focalizzata su costi iniziali, orizzonte temporale e livello di controllo desiderato. L'acquisto è oggi una scelta strategica per chi stampa poco o dispone di un reparto IT solido (che può sfruttare vantaggi come la manutenzione predittiva) e desidera mantenere il controllo totale dei flussi di lavoro.

Al contrario, il noleggio si adatta meglio alle realtà in trasformazione o a chi cerca massima flessibilità operativa e vuole preservare il budget a breve termine. Per chi vuole il meglio di entrambi i mondi, il noleggio con riscatto rappresenta un'interessante via di mezzo.

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