Acquistare o noleggiare copiatrici multifunzione? Qual è la scelta migliore?

Meglio acquistare o noleggiare una o più copiatrici multifunzione? Non esiste una risposta valida per tutti: ogni opzione racchiude in sé vantaggi e svantaggi, pertanto la decisione dipende dalle esigenze dell'utilizzatore.

Quantità di carta consumata nell'unità di tempo (mese, trimestre, anno), numero di stampe a colori e in bianco-nero, frequenza di impiego giornaliera (o almeno settimanale) sono soltanto alcune delle domande da porsi prima di sostituire le proprie attrezzature con altre più performanti.

Per saperne di più, basta proseguire nella lettura: nelle prossime righe, è disponibile una descrizione dettagliata delle varie opportunità attualmente sul mercato (compravendita, noleggio con restituzione al termine del contratto o con possibilità di acquisto successivo).

Copiatrici multifunzione in modalità di acquisto

Tale scelta lascia una grande libertà all'acquirente: a fronte di un investimento iniziale elevato, non vi sono spese legate a canoni mensili né vincoli contrattuali sull'utilizzo. Il datore di lavoro che propende per questa soluzione può customizzare le funzionalità dei macchinari a proprio piacimento, cambiando le impostazioni quando vuole e senza alcun bisogno di consensi esterni.

Il livello di personalizzazione è portato ai massimi livelli, tanto da permettere a chi ne ha l'autorizzazione una gestione autonoma dei singoli dispositivi e delle reti condivise. Altro punto di forza della compravendita di una copiatrice multifunzione è l'opportunità di risparmiare su carta, cartucce o toner in caso di bassi volumi di stampa, a colori come in bianco e nero.

Tuttavia, le opzioni di acquisto presentano alcuni limiti da non sottovalutare. Tra questi meritano un cenno i seguenti:

• costi di riparazione e manutenzione da pagare a parte
• tempi di attesa variabili in caso di avaria del macchinario
• rapida obsolescenza tecnologica (spesso fin dall'inizio della vita utile dell'attrezzatura).

Per ovviare a inconvenienti del genere, è opportuno reperire le informazioni necessarie prima di confermare l'ordine. Oltre al passaparola e alle recensioni su piattaforme accreditate, fanno fede le descrizioni e le specifiche disponibili sui siti web di produttori e rivenditori autorizzati.

Noleggio di una fotocopiatrice multifunzione

Prima di fare un bilancio tra vantaggi e svantaggi di tale opportunità, è bene capire come funziona. Generalmente, il contratto di noleggio a lungo termine prevede il pagamento di un canone di locazione per un periodo di tempo che va dai 3 ai 5 anni, anche se alcune aziende (poche, in verità) propongono soluzioni senza vincoli di durata.

Non a tutti, quindi, conviene noleggiare una stampante multifunzione, poiché i costi legati alla tenuta dell'attrezzatura e al reintegro dei pigmenti (toner o cartucce) potrebbero superare di gran lunga quelli di acquisto. Ecco chi potrebbe trarre beneficio dall'affitto di una o più copiatrici multifunzione:

• aziende, uffici e liberi professionisti che hanno bisogno di più macchinari
• volumi di stampa pari o superiori a 300 fogli al mese in bianco e nero
• almeno 20-30 pagine a colori (visto il costo per copia medio di 0.50 €, sempre con cadenza mensile), oltre a quelle in b/n.

Nella modalità a NLT, uno dei vantaggi è la possibilità di rinnovare l'accordo alla scadenza dei termini, con un macchinario più nuovo e performante a livello di hardware come di software. Il cliente, infatti, deve fare i conti con l'obsolescenza tecnologica tipica dei prodotti hi-tech, a cui non sfuggono nemmeno le stampanti.

Altri punti di forza del contratto di noleggio sono i ridotti costi iniziali, la formula "all inclusive" e, in caso di necessità di riparazioni, il ritiro della stampante a domicilio entro 24 ore. L'assistenza tecnica provvederà alla fornitura di un apparecchio sostitutivo con caratteristiche equivalenti a quello andato in avaria, fino a manutenzione avvenuta e senza costi aggiuntivi.

Tra gli svantaggi, invece, rientrano tutti quelli legati alla mancata proprietà dell'articolo, ossia la ridotta possibilità di personalizzare le funzionalità e gli elevati costi periodici nel medio-lungo periodo. Da non dimenticare l'eventualità di pagare una penale in caso di recesso anticipato. Le considerazioni appena fatte valgono per tutti i tipi di stampanti, laser e inkjet, indipendentemente dal marchio.

Noleggio con opzione di acquisto per una stampante multifunzione

In gergo tecnico, questa soluzione si chiama noleggio con riscatto. Il contratto prevede la conversione del NLT con l'acquisto, previo pagamento del valore residuo non ancora saldato, relativo ai beni di consumo (le fotocopiatrici multifunzione).

L'importo richiesto si aggira, di solito, tra l'1% e il 40% della stima al momento del cambio delle condizioni. Una volta effettuato il saldo, il noleggiante diventa proprietario del prodotto a tutti gli effetti.

Tale opportunità conviene in caso di durata limitata del precedente accordo (meno di 3 anni), per modelli di stampanti all'avanguardia al momento della stipula e con elevata probabilità di trovare inchiostri, toner, pezzi di ricambio e quant'altro anche molto tempo dopo l'acquisto.

Il noleggio con riscatto, inoltre, è un'opportunità da non sottovalutare quando si voglia provare un determinato modello di stampante prima di comprarlo. Come l'NLT classico, ha bassi costi iniziali, riparazioni e manutenzioni comprese nel canone, ovviamente fino all'acquisizione della proprietà.

Tra gli svantaggi, figurano le alte spese nel medio-lungo termine per leasing finanziario oltre i 36 mesi, nonché il rischio di non poter convertire il noleggio con l'acquisto alla scadenza dei termini contrattuali. Prima di firmare qualsiasi documento, è bene leggere attentamente clausole e condizioni.

Come scegliere l'opzione migliore per la propria attività?

Prima di acquistare o noleggiare una stampante, bisogna prestare attenzione ad alcuni aspetti. Valutare le necessità relative all'impresa, confrontare i costi nel breve e nel lungo termine, soppesare vantaggi e svantaggi per ogni opzione di proprio interesse è fondamentale, per investire bene il proprio denaro.

• Riguardo al primo punto (esigenze legate al business), durata pluriennale, budget disponibile elevato, frequenza d'impiego e volumi di stampa bassi rendono preferibile l'opzione d'acquisto. In caso contrario, il noleggio con o senza riscatto sono le soluzioni più adatte.

• Anche i costi sono decisivi nella scelta. Comprare una o più copiatrici multifunzione comporta spese iniziali più elevate rispetto alla formula NLT, mentre quest'ultima prevede il pagamento di un canone mensile fino alla scadenza o alla conversione del noleggio in proprietà.

• Nella rata del leasing sono comprese manutenzioni periodiche, riparazioni, sostituzione temporanea del prodotto, smaltimento di toner, cartucce e, eventualmente, del macchinario andato definitivamente in avaria. Riguardo all'opzione di noleggio con riscatto, bisogna tenere conto dell'importo da corrispondere per il valore residuo.

• Quanto al bilancio tra vantaggi e svantaggi, possiamo dire che l'acquisto offre la più ampia libertà in termini di impostazioni, personalizzazione e condivisione, ma a un prezzo iniziale decisamente più elevato rispetto al noleggio e non sempre in linea con le innovazioni tecnologiche del momento.

• Per contro, l'NLT ha costi iniziali più contenuti e propone macchinari di ultima generazione, per cui risolve in parte il problema dell'obsolescenza tecnologica. Tuttavia, il canone da saldare nel periodo dell'accordo potrebbe superare non di poco le spese effettive da sostenere per l'esercizio di un parco stampanti in modalità acquisto.

• Inoltre, chi predilige la modalità di locazione e prevede di spostare la propria sede lavorativa in un comune diverso da quello precedente, dovrà verificare la copertura delle zone di competenza. Sempre più società hanno succursali in tutto il territorio nazionale, al fine di garantire un servizio efficiente.

• Quanto al noleggio con riscatto, si tratta di una possibilità per chi non ha a disposizione molti fondi, ma non vuole rinunciare alla proprietà dell'articolo in un secondo momento. Una modalità conveniente per contratti di noleggio dalla durata non troppo lunga e per prodotti di ottima qualità, appartenenti ai marchi più prestigiosi