Acquistare o noleggiare copiatrici multifunzione? Qual è la scelta migliore?

Meglio acquistare o noleggiare una o più copiatrici multifunzione? Non esiste una risposta valida per tutti: ogni opzione racchiude in sé vantaggi e svantaggi, pertanto la decisione dipende dalle esigenze dell'utilizzatore. Nell'era degli uffici digitalizzati e dell'automatizzazione dei flussi di lavoro, le copiatrici multifunzione sono diventate strumenti indispensabili per gestire documenti cartacei e digitali con efficienza. Il mercato italiano ha visto una crescita costante nell'adozione di queste soluzioni, in particolare tramite formule di noleggio, con un aumento annuale stimato tra il 5% e il 10% secondo studi di settore del {anno}. La flessibilità operativa e l'integrazione di funzionalità cloud rappresentano un valore aggiunto per imprese di ogni dimensione.

In particolare, negli ambienti dinamici che puntano alla trasformazione digitale, optare per un'opzione di multifunzione in noleggio rappresenta una risposta flessibile a esigenze variabili e imprevedibili. Soluzioni che prevedono il supporto tecnico integrato, approvvigionamento automatico di consumabili e aggiornamenti costanti permettono di lavorare in modo fluido, riducendo l'onere gestionale sull'IT interno. È proprio per questo che molte aziende oggi si chiedono se convenga noleggiare una stampante rispetto all'acquisto: l'accesso immediato a dispositivi tecnologicamente aggiornati, in cambio di un canone mensile fisso, può risultare più conveniente sul lungo periodo.

Quantità di carta consumata nell'unità di tempo (mese, trimestre, anno), numero di stampe a colori e in bianco-nero, frequenza di impiego giornaliera (o almeno settimanale) sono soltanto alcune delle domande da porsi prima di sostituire le proprie attrezzature con altre più performanti.

Per saperne di più, basta proseguire nella lettura: nelle prossime righe, è disponibile una descrizione dettagliata delle varie opportunità attualmente sul mercato (compravendita, noleggio con restituzione al termine del contratto o con possibilità di acquisto successivo).

Copiatrici multifunzione in modalità di acquisto

Tale scelta lascia una grande libertà all'acquirente: a fronte di un investimento iniziale elevato, non vi sono spese legate a canoni mensili né vincoli contrattuali sull'utilizzo. Il datore di lavoro che propende per questa soluzione può customizzare le funzionalità dei macchinari a proprio piacimento, cambiando le impostazioni quando vuole e senza alcun bisogno di consensi esterni.

Il livello di personalizzazione è portato ai massimi livelli, tanto da permettere a chi ne ha l'autorizzazione una gestione autonoma dei singoli dispositivi e delle reti condivise. Altro punto di forza della compravendita di una copiatrice multifunzione è l'opportunità di risparmiare su carta, cartucce o toner in caso di bassi volumi di stampa, a colori come in bianco e nero. Ad esempio, un piccolo studio professionale che stampa meno di 500 pagine mensili può ammortizzare l'investimento iniziale in pochi anni, evitando i costi periodici di un leasing. Inoltre, l'acquisto diventa strategico per grandi aziende che, acquistando più dispositivi insieme, possono beneficiare di economie di scala su hardware e forniture.

Per queste realtà strutturate, nel lungo periodo, possedere i propri macchinari può risultare più conveniente rispetto a formule con versamenti continuativi. Con l'evoluzione delle tecnologie come il cloud o l'intelligenza artificiale, molti si chiedono se convenga comunque optare per  una stampante multifunzione a noleggio al posto dell'acquisto, al fine di garantire una maggiore efficienza documentale. Tuttavia, per chi ha un'infrastruttura IT dedicata, gestire internamente questi aggiornamenti permette più controllo e personalizzazione strategica nel tempo.

Inoltre, l'acquisto consente di centralizzare la gestione e implementare politiche interne coerenti con privacy, sicurezza e flussi documentali.

Tuttavia, le opzioni di acquisto presentano alcuni limiti da non sottovalutare. Tra questi meritano un cenno i seguenti:

• costi di riparazione e manutenzione da pagare a parte
• tempi di attesa variabili in caso di avaria del macchinario
• rapida obsolescenza tecnologica (spesso fin dall'inizio della vita utile dell'attrezzatura).

Per ovviare a inconvenienti del genere, è opportuno reperire le informazioni necessarie prima di confermare l'ordine. Oltre al passaparola e alle recensioni su piattaforme accreditate, fanno fede le descrizioni e le specifiche disponibili sui siti web di produttori e rivenditori autorizzati.

Noleggio di una fotocopiatrice multifunzione

Prima di fare un bilancio tra vantaggi e svantaggi di tale opportunità, è bene capire come funziona. Generalmente, il contratto di noleggio a lungo termine prevede il pagamento di un canone di locazione per un periodo di tempo che va dai 3 ai 5 anni, anche se alcune aziende (poche, in verità) propongono soluzioni senza vincoli di durata. Tali contratti garantiscono supporto tecnico, aggiornamenti di software e approvvigionamento automatico dei consumabili.

Oltre all’accesso a tecnologie di ultima generazione, scegliere una multifunzione in locazione consente di esternalizzare interamente la gestione del sistema di stampa. Il noleggio lungo termine stampanti garantisce operatività continua grazie a contratti full-service che includono verifiche hardware programmate, aggiornamenti software e sistema automatico di sostituzione per usura delle parti. Un vantaggio importante per chi desidera ridurre al minimo le interruzioni operative senza assorbire risorse IT interne.

Non a tutti, quindi, conviene firmare un contratto per una stampante multifunzione , poiché i costi legati alla tenuta dell'attrezzatura e al reintegro dei pigmenti (toner o cartucce) potrebbero superare di gran lunga quelli di acquisto. Tuttavia, per molte imprese che scelgono il noleggio a lungo termine delle stampanti, i benefici includono la possibilità di adeguare continuamente il parco macchine alle esigenze operative senza dover sostenere nuovi investimenti iniziali.

Chi opta per la locazione prolungata beneficia di assistenza tecnica puntuale, disponibilità di pezzi di ricambio e sostituzioni rapide. Gli accordi prevedono spesso anche l’integrazione a sistemi MPS (Managed Print Services), nonché servizi avanzati di analisi dei flussi di documento. Da considerare però anche le eventuali penali contrattuali in caso di recesso anticipato, che possono incidere sul bilancio.

Perfetta per ambienti con volumi medi o crescenti, questa modalità si adatta a:

• aziende, uffici e liberi professionisti che hanno bisogno di più macchinari
• volumi di stampa pari o superiori a 300 fogli al mese in bianco e nero
• almeno 20-30 pagine a colori (visto il costo per copia medio di 0.50 €, sempre con cadenza mensile), oltre a quelle in b/n.

Nella modalità a noleggio lungo, uno dei vantaggi è la possibilità di rinnovare l'accordo alla scadenza, con un dispositivo più performante e tecnologicamente avanzato. Tendenza sempre più comune è l'integrazione di funzionalità smart, AI context-aware e tecnologie eco-compatibili, come toner biodegradabili, rese disponibili da brand leader come HP e Canon sul mercato del {anno}.

Tra le opzioni interessanti per esigenze temporanee troviamo il noleggio breve termine fotocopiatrici. Questa soluzione è ideale per eventi temporanei, fiere, cantieri o campagne marketing. Comprende spesso il trasporto, installazione e smontaggio, offrendo un pacchetto agile, rapido e senza impegno.

Noleggio con opzione di acquisto per una stampante multifunzione

In gergo tecnico, questa soluzione si chiama noleggio con riscatto. Il contratto prevede la conversione del NLT con l'acquisto, previo pagamento del valore residuo non ancora saldato, relativo ai beni di consumo (le fotocopiatrici multifunzione).

L'importo richiesto si aggira, di solito, tra l'1% e il 40% della stima al momento del cambio delle condizioni. Una volta effettuato il saldo, il noleggiante diventa proprietario del prodotto a tutti gli effetti. Ad esempio, per un leasing da 100 € al mese per 36 mesi, il valore residuo potrebbe variare tra 36 € e 1.440 €, con modalità calcolate in base al deprezzamento del bene e agli accordi specifici del contratto.

Tale opportunità conviene in caso di durata limitata del precedente accordo (meno di 3 anni), per modelli di stampanti all'avanguardia al momento della stipula e con elevata probabilità di trovare inchiostri, toner, pezzi di ricambio e quant'altro anche molto tempo dopo l'acquisto. Inoltre, i contratti prevedono offerte flessibili anche per chi cerca un noleggio a breve termine per fotocopiatrici in occasione di progetti temporanei o eventi aziendali.

Il noleggio con riscatto, inoltre, è un'opportunità da non sottovalutare quando si voglia provare un determinato modello di stampante prima di comprarlo. Come l'NLT classico, ha bassi costi iniziali, riparazioni e manutenzioni comprese nel canone, ovviamente fino all'acquisizione della proprietà. Tra gli svantaggi, figurano le alte spese nel medio-lungo termine per leasing finanziario oltre i 36 mesi, nonché il rischio di non poter convertire il noleggio con l'acquisto alla scadenza dei termini contrattuali. Prima di firmare qualsiasi documento, è bene leggere attentamente clausole e condizioni.

Tabella comparativa : noleggio vs acquisto copiatrici multifunzione

La tabella seguente riassume i principali costi e caratteristiche delle due modalità:

Costi medi di noleggio stampanti multifunzione in Italia

La seguente panoramica mette a confronto i costi mensili del noleggio in alcune province italiane, evidenziando quali servizi siano solitamente compresi:

È bene contattare fornitori locali per ottenere preventivi personalizzati e aggiornati, poiché le tariffe dipendono anche dalla durata del noleggio e dai modelli richiesti.

Come scegliere la soluzione migliore per la propria attività?

Prima di acquistare o noleggiare una stampante, bisogna prestare attenzione ad alcuni aspetti. Valutare le necessità relative all'impresa, confrontare i costi nel breve e nel lungo termine, soppesare vantaggi e svantaggi per ogni opzione di proprio interesse è fondamentale, per investire bene il proprio denaro.

• Riguardo al primo punto (esigenze legate al business), durata pluriennale, budget disponibile elevato, frequenza d'impiego e volumi di stampa bassi rendono preferibile l'opzione d'acquisto. In caso contrario, il noleggio con o senza riscatto sono le soluzioni più adatte.
• Anche i costi sono decisivi nella scelta. Comprare una o più copiatrici multifunzione comporta spese iniziali più elevate rispetto alla formula NLT, mentre quest'ultima prevede il pagamento di un canone mensile fino alla scadenza o alla conversione del noleggio in proprietà.
• Nella rata del leasing sono comprese manutenzioni periodiche, riparazioni, sostituzione temporanea del prodotto, smaltimento di toner, cartucce e, eventualmente, del macchinario andato definitivamente in avaria. Riguardo all'opzione di noleggio con riscatto, bisogna tenere conto dell'importo da corrispondere per il valore residuo.
• Quanto al bilancio tra vantaggi e svantaggi, possiamo dire che l'acquisto offre la più ampia libertà in termini di impostazioni, personalizzazione e condivisione, ma a un prezzo iniziale decisamente più elevato rispetto al noleggio e non sempre in linea con le innovazioni tecnologiche del momento.
• Per contro, l'NLT ha costi iniziali più contenuti e propone macchinari di ultima generazione, per cui risolve in parte il problema dell'obsolescenza tecnologica. Tuttavia, il canone da saldare nel periodo dell'accordo potrebbe superare non di poco le spese effettive da sostenere per l'esercizio di un parco stampanti in modalità acquisto.
• Inoltre, chi predilige la modalità di locazione e prevede di spostare la propria sede lavorativa in un comune diverso da quello precedente, dovrà verificare la copertura delle zone di competenza. Sempre più società hanno succursali in tutto il territorio nazionale, al fine di garantire un servizio efficiente.
• Quanto al noleggio con riscatto, si tratta di una possibilità per chi non ha a disposizione molti fondi, ma non vuole rinunciare alla proprietà dell'articolo in un secondo momento. Una modalità conveniente per contratti di noleggio dalla durata non troppo lunga e per prodotti di ottima qualità, appartenenti ai marchi più prestigiosi.

Cosa ricordare

Il bilancio tra acquisto e noleggio di stampanti multifunzione deve nascere da un'attenta valutazione aziendale: l'acquisto garantisce autonomia e risparmio sui lunghi periodi, mentre una soluzione di multifunzione a noleggio consente aggiornamenti frequenti e servizi inclusi con maggiore flessibilità gestionale. Le aziende in rapida crescita o con esigenze mutevoli possono sfruttare la formula della stampante a noleggio, conveniente per la possibilità di testare nuovi modelli senza immobilizzare il capitale.

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