Scegliere il software per registratori di cassa

Tutti i punti cassa moderni presentano una parte hardware e una software. La principale funzione di quest'ultima è di gestire e registrare tutte le informazioni relative alle transazioni e, quindi, di raccogliere i dati indispensabili per l'emissione degli scontrini fiscali. Questa però è solo una funzionalità di base, ed è nulla rispetto alle potenzialità che un moderno software gestionale per registratori di cassa può racchiudere. La scelta del giusto sistema operativo, associata ad un'adeguata configurazione hardware, è fondamentale: aiuta il gestore ad osservare globalmente l'andamento della propria attività, attraverso misure statistiche che verranno automaticamente implementate nella contabilità aziendale. Un software gestionale, completo e intuitivo, può garantire un incremento in termini di redditività, sicurezza e velocità per l'attività commerciale. Senza contare, come vedremo, le potenzialità in termini di soddisfazione del cliente. Ecco i principali vantaggi che possono derivare dall'utilizzo di un software per registratori di cassa.

Miglior gestione dell'inventario

Lo scambio di dati in tempo reale tra registratore di cassa e software gestionale, mediante scansione del codice a barre, permette di consultare ed aggiornare meticolosamente le giacenze di magazzino. Le procedure d'inserimento non sono affatto gravose: basterà applicare un codice a barre (generato dal sistema) a tutti i prodotti e gli imballi, il gestionale provvederà ad assegnare un'identità ad ogni singolo prodotto, permettendo di tenere traccia di entrate, uscite, giacenze ed eventuali incongruenze.

Contabilità semplificata

Il software permette di facilitare decisamente la contabilità dell'attività commerciale. La gestione della prima nota in automatico, il controllo simultaneo dei flussi di cassa e la relativa analisi, il monitoraggio di incassi e vendite, la scadenza delle fatture: tutto sarà automatizzato, veloce e puntuale. Questi sono solo alcuni vantaggi dei software per registratori di cassa da un punto di vista contabile. Questo permetterà, inoltre, di organizzare e trasmettere tutti i dati e le scritture in tempo reale all'Agenzia delle Entrate, attraverso le connessioni in Rete.

Miglior gestione del personale

Gran parte dei software oggi in commercio permettono di controllare le presenze del personale in automatico. È possibile registrare uscite e ingressi dei dipendenti attraverso app sul sistema di cassa, oppure attraverso modalità hardware esterne di rilevazione presenze, collegate direttamente al software della cassa. Questo consente di monitorare i turni del personale e generare i fogli presenze con un click.

Servizio clienti migliorato

Tutti i software per registratori di cassa, ormai, garantiscono un'assistenza clienti semplice, disponibile ed efficace. Basterà consultare le FAQ sui siti Internet dei vari produttori di software per togliersi qualche dubbio, oppure contattare i servizi clienti. Generalmente, le società di produzione garantiscono assistenza telefonica, sui social network o, in casi particolari, anche a domicilio. Inoltre, gli aggiornamenti dei sistemi operativi sono veloci e automatici, grazie al collegamento online delle periferiche tramite ethernet o wifi.

Come funziona il software del registratore di cassa

Diversi tipi di software

Un altro punto di forza della gestione di cassa tramite software è la sua versatilità. È possibile adattare la scelta dei software alle proprie specifiche esigenze, personalizzando le funzioni attraverso la creazione di un sistema su misura per la propria attività. Esistono i software on-site, installati su server presenti nel punto vendita, ai quali ogni singolo dispositivo di cassa può accedere attraverso una licenza. Ci sono poi i sistemi cloud-based: il registratore di cassa accede, mediante credenziali d'accesso, ad un cloud che raccoglie le informazioni, con la comodità di renderle disponibili da remoto. Infine, si può optare per una scelta drastica, eliminando fisicamente il registratore di cassa. I sistemi di cassa virtuali, permettono di utilizzare dei software, su tablet o computer collegati direttamente all'Agenzia delle Entrate mediante SPID o credenziali, che consentono, oltre alla trasmissione dei dati obbligatori, la generazione di scontrini elettronici.

Funzionalità principali

Oltre alla classica funzione di checkout, i software per registratori di cassa, come accennato, prevedono il collegamento hardware ad altri sistemi come lettori di codice a barre, bilance, rilevatori di presenze, sistemi POS o antitaccheggio. Il software permette di sfruttare le casse telematiche al meglio, integrando il tutto con specifiche procedure per trasmettere automaticamente i dati contabili all'Agenzia delle Entrate, processare pagamenti elettronici, migliorare la gestione del contante, gestire comodamente giacenze di magazzino, raccolte punti e promozioni, gestire la fatturazione. È poi di primaria importanza, la possibilità di sfruttare tutti questi dati per funzioni statistiche, o per conoscere al meglio le abitudini dei clienti.

Scelta dell'hardware

Nel paragrafo precedente, abbiamo fatto riferimento alla possibilità di associare i software per registratori di cassa a molteplici periferiche hardware, per migliorare la qualità del sistema di cassa e le funzionalità generali. Anche la scelta dell'hardware è, quindi, di primaria importanza e può essere realizzata in base alle esigenze specifiche di ogni singola attività commerciale. Va segnalato che è possibile associare i software a sistemi touch screen, che consentono una gestione più comoda e smart delle attività di cassa. Anche la scelta del cassetto contanti è fondamentale, qualora si opti per l'utilizzo di un sistema di cassa direttamente su tablet o computer. In base al tipo di attività, infatti, sarà necessario associare ai dispositivi un adatto contenitore per il denaro liquido. Riguardo la gestione del contante, vanno anche annoverati i cash tender module, strumenti di pagamento automatici che gestiscono il cash in maniera sicura, riducendo gli ammanchi di cassa e velocizzando il check-out. Esistono poi altre periferiche che, se sincronizzate con appositi software, permettono di migliorare l'esperienza del cliente: basti pensare ai sistemi di cassa automatica, che consentono al cliente di effettuare da sé il check-out dei prodotti attraverso scanner di codice a barre automatici.

Il miglior software per registratori di cassa

Quali sono i sistemi operativi per casse telematiche più diffusi in Italia? Esistono numerosi software per registratori di cassa: sicuramente, in base alle caratteristiche che abbiamo analizzato finora, conviene optare per software semplici e intuitivi, che magari abbiano la possibilità di immagazzinare comodamente le informazioni su cloud e che siano compatibili con le periferiche hardware che intendiamo utilizzare. Non esiste quindi un software migliore in termini assoluti, ma occorre valutare le potenzialità e caratteristiche dello stesso per capire se, e come, possa adattarsi alle specifiche esigenze della nostra attività commerciale. Measoft, per esempio, propone il sistema DataEntry-Cassa, che va ad integrarsi ai classici registratori di cassa fiscali. Questo software, dalla pratica interfaccia touch, può funzionare con un gestionale, collegato ad un server o ad un database locale; oppure direttamente connesso alle nuove stampanti fiscali. È compatibile con i registratori di cassa più diffusi e gestisce le operazioni di cassa, la trasmissione dei dati, la gestione di promozioni e fidelity. EasyCassa, di Mooney, è invece una soluzione versatile, un registratore di cassa telematico con interfaccia touch, disponibile in varie versioni, che offre un servizio completo: dall'inventario automatizzato al cloud per l'archiviazione dei dati; dalla fatturazione elettronica alle app personalizzate per determinati tipi di attività. WinScontrino, di WinCoge è una soluzione semplice per trasformare il proprio computer in un registratore di cassa. Il software genera gli scontrini elettronici (con la possibilità di stamparli su stampante termica), ed invia i dati delle transazioni in tempo reale all'Agenzia delle Entrate, eliminando l'onere della chiusura serale. Cassa in Cloud, di Team System è invece un software gestionale associato ad un punto cassa completo e personalizzato in base al tipo di attività. Garantisce controllo da remoto, archiviazione in cloud, scontrini e fatture digitali, gestione dell'inventario. Gaveira, di Naibirio Labs, è un software studiato appositamente per registratori di cassa e stampanti fiscali RCH. Supporta tutte le funzionalità classiche: dalla gestione del magazzino all'anagrafica clienti; passando per la generazione automatica di scontrini e fatture elettroniche, bilanci e prima nota, generazione e gestione barcode o fidelity card. È disponibile in varie versioni in base alle funzionalità richieste.

Tabella comparativa dei software di gestione