Registratore di cassa

Registratore di cassa telematici: trova la cassa più adatta alla tua attività commerciale

Da un punto di vista puramente pratico, un registratore di cassa telematico è prima di tutto la principale e spesso l’unica attrezzatura di burotica utilizzata da un commerciante, qualunque sia il suo settore di attività.

Ma il registratore di cassa telematico è molto di più di un semplice accessorio: è l’emblema stesso dell’attività, uno strumento su cui ogni esercente passa quotidianamente molto tempo per analizzarne i report.

Un registratore di cassa telematico è anche molto di più di una semplice soluzione di incasso. L’impiego diffuso dell’espressione “terminale di punti vendita” non è affatto uno slogan di marketing: i modelli recenti dispongono di così tante funzioni da essere ormai dei veri e propri strumenti di gestione commerciale.

Ma, nonostante si tratti di un’attrezzatura indispensabile, i commercianti talvolta non conoscono bene i criteri utili per scegliere il registratore di cassa più adatto alle loro esigenze. Ironicamente, quando è il momento di passare alla cassa, trovano spesso difficile stimare il budget necessario per attrezzarsi.

Non avere le idee chiare su questo punto rappresenta spesso un freno all’installazione di un nuovo dispositivo. Eppure dotarsi di un registratore di cassa telematico di ultima generazione è essenziale per ogni commerciante:

• le casse sono diventate dei veri e propri terminali per punti vendita che possono prendere molteplici forme per adattarsi ai bisogni dei commercianti,
• i registratori di cassa telematici non sono più semplici soluzioni per l’incasso, ma propongono moltissime funzioni avanzate utili per la gestione di un’attività commerciale,
• i registratori di cassa telematici sono conformi alle disposizioni legali introdotte a partire dal 2019.

Scegliere la cassa per la propria attività commerciale presuppone quindi di:

• padroneggiare una serie di criteri da accostare all’analisi dei propri bisogni,
• avere un’idea abbastanza precisa dei prezzi di acquisto,
• mettere a confronto questi prezzi con le opzioni alternative per dotarsi di un registratore di cassa telematico, come le formule di noleggio.

Perché dotarsi di un registratore di cassa moderno?

Tutti i tipi di registratori di cassa professionali di ultima generazione sono veri e propri terminali per i punti vendita con moltissime funzioni avanzate. E soprattutto sono conformi ai nuovi obblighi legali di trasmissione telematica dei corrispettivi.

Perché i registratori di cassa sono diventati veri e propri terminali per i punti vendita

Con il progredire delle aspettative dei clienti, della diversificazione dei metodi di pagamento e delle tecnologie, le casse si sono evolute, diventando veri e propri terminali per i punti vendita (TPV, sistema POS).

Questa evoluzione implica una diversificazione dei modelli di registratori di cassa, non solo rispetto alle funzioni ma anche ai formati.
Per fare una distinzione molto semplice, si possono raggruppare i registratori di cassa attuali in tre categorie:

• i registratori di cassa classici: i modelli più semplici e di vecchia generazione, appena più sofisticati di una calcolatrice alla quale siano stati aggiunti un cassetto rendiresto e una stampante,
• i registratori di cassa elettronici, che prendono in conto diverse aliquote IVA, ribassi e liste di prodotti registrati,
• i terminali di punti vendita veri e propri che funzionano con un gestionale di cassa. È proprio la ricchezza del software a determinare le possibilità e le funzioni del registratore di cassa.

Le molteplici funzioni consentite da queste nuove casse, associate alle periferiche e agli accessori richiesti per usare le funzioni stesse, hanno un impatto sul formato dei sistemi POS.

I moderni registratori di cassa telematici possono essere quindi:

• soluzioni modulari composte unicamente da un’unità centrale alla quale è necessario collegare le periferiche (monitor, stampante, lettore di carta di credito, ecc.). Questi modelli godono di un grande potenziale di evoluzione, numerose connessioni possibili e un’ampia capacità di adattamento al punto vendita;
• soluzioni semi-integrate, che uniscono (a scelta) monitor, unità centrale, stampante, cassetto rendiresto... Si tratta di modelli un po’ più ingombranti ma anche più semplici da maneggiare;
• soluzioni complete o tutto-in-uno, dove l’unità centrale e il monitor sono una cosa sola e integrano spesso anche la stampante e un lettore di carte di credito. Questa è la soluzione che può evolvere meno, ma è anche la più pratica e la più costosa.

Che la soluzione sia tutto-in-uno o modulare, il commerciante può scegliere per l’immissione dei dati un modello con tastiera o con touchscreen, ergonomico e intuitivo.

Perché i registratori di cassa telematici non servono solo a incassare

La comparsa dei sistemi POS e dei software gestionali ha permesso di ampliare considerevolmente le funzioni tradizionali.
Un buon modello di registratore di cassa di ultima generazione non serve più quindi solo a incassare, ma anche a gestire:

• i diversi metodi di pagamento come le carte di credito di tutto il mondo grazie ai terminali di pagamento elettronici,
• i metodi di pagamento tradizionali in modo sicuro e autonomo con i cassetti rendiresto automatici ,
• i programmi fedeltà e i diversi buoni presentati dai clienti, grazie ai lettori di codice a barre o di QR code o di carte fedeltà,
• alcuni programmi marketing, approfittando delle possibilità offerte dagli scontrini digitali che diventano eccellenti supporti per campagne promozionali, a favore dei commercianti o di partner terzi,
• l’approvvigionamento, dando informazioni all’operatore in tempo reale sugli stock disponibili, con la possibilità per alcuni modelli di effettuare gli ordini,
• le comande in cucina per i ristoranti, ad esempio, (leggi anche il nostro articolo sulla scelta di un registratore di cassa per ristoranti),
• le sale complesse con la disposizione dei tavoli e l’assegnazione delle ordinazioni a camerieri specifici,
• in generale, il personale e la ripartizione dei compiti,
• gli ordini online e le consegne,
• una serie di report di attività e a fini contabili, generici o personalizzati, che possono essere seguiti in tempo reale.

Ma soprattutto, il gestionale di cassa può essere un software destinato a un’attività commerciale in particolare, dove tutti questi vantaggi sono adattati ai bisogni specifici del settore come la ristorazione, il settore alberghiero, la vendita di generi alimentari, ecc.
Grazie a queste funzioni, il commerciante beneficia di:

• un’attesa ridotta alla cassa,
• una migliore relazione con il cliente e una migliore customer satisfaction,
• una migliore produttività.

Come scegliere il proprio terminale di punto vendita?

La scelta è resa difficile dalla grande varietà di tipi e modelli di registratori di cassa telematici. Analizzando scrupolosamente i propri bisogni e valutandoli alla luce di una serie di criteri semplici, un commerciante potrà decidere in modo più accorto. È necessario comunque che il modello sia compatibile con le sue disponibilità finanziarie. Se l’acquisto sembra un’opzione troppo ambiziosa a breve termine, non va dimenticato che esistono diverse formule di noleggio potenzialmente interessanti.

I criteri di scelta

Il commerciante può servirsi di vari criteri per orientarsi nella giungla dei tantissimi modelli di registratori di cassa telematici e fare la sua scelta.
Gli aspetti da prendere in considerazione sono:

• l’ergonomia del materiale, un fattore reso ancora più importante dal fatto che durante la sua durata di vita il dispositivo può essere usato da diversi operatori che devono essere in grado di imparare rapidamente a servirsene;
• una formazione gratuita inclusa per imparare a usare il registratore di cassa telematico: un vero e proprio punto di forza, così come l’installazione e la configurazione;
• e un eventuale periodo di prova senza impegno del materiale;
• un servizio di manutenzione e riparazione disponibile e facile da contattare durante il normale periodo di utilizzazione;
• l’aggiornamento del gestionale incluso nel pacchetto;
• funzioni di reporting adatte ai propri bisogni;
• funzioni di gestione della relazione clienti che dovrebbero idealmente corrispondere ai programmi di fedeltà già avviati dal commerciante, soprattutto se consistono in buoni regalo o carte di fedeltà;
• e soprattutto, una sufficiente capacità di evoluzione del materiale tanto a livello dell’hardware (connessioni per estensione) che del software (aggiornamento dei programmi).

Il prezzo di acquisto dei registratori di cassa

Il commerciante che vuole acquisire un registratore di cassa moderno deve tener ben presente che il suo budget dovrà coprire non solo il costo del registratore di cassa, ma anche quello di tutti gli accessori e i servizi connessi all’uso della cassa.

Per quanto riguarda il prezzo del registratore di cassa in sé, si possono dare a titolo esemplificativo gli ordini di grandezza indicati nella tabella, a seconda del tipo di cassa:

Al costo del sistema POS si dovrà aggiungere quello degli accessori, a seconda del bisogno:

• stampante per gli scontrini : a partire da 140 euro senza il materiale di consumo,
• cassetto rendiresto : a partire da 60 euro,
• lettore di codici a barre : a partire da 75 euro,
• terminale di pagamento elettronico o lettore di carta di credito: a partire da 400 euro,
• bilancia : a partire da 190 euro,
• software gestionale per registratore di cassa telematico: tra 200 e 600 euro, o più.

Se i prezzi sembrano inaccessibili per alcuni commercianti, non va dimenticato che tutti questi strumenti possono essere acquistati di seconda mano: il mercato di burotica tra aziende è in piena crescita.

Inoltre sono apparsi sul web nuovi player che propongono soluzioni “intelligenti” basate spesso sulle dotazioni hardware e software di un semplice tablet iOS o Android e che vendono il loro materiale closed source a tariffe estremamente interessanti. La remunerazione del fornitore avviene spesso mediante commissione su ogni transazione.

Infine, per quanto riguarda i servizi, bisogna aggiungere:

• un servizio di manutenzione e riparazione con abbonamenti che costano in genere tra 100 e 200 euro al mese,
• spese di connessione per l’uso di un terminale di pagamento elettronico (TPE): un semplice abbonamento ADSL o wi-fi a seconda della tecnologia utilizzata,
• per l’uso di un terminale di pagamento elettronico si devono prendere in conto anche le spese bancarie, inevitabilmente prelevate dalla banca del commerciante, sottoforma di canoni e/o commissioni sul transato.

L’opzione del noleggio

Un’altra soluzione per ridurre al minimo l’investimento iniziale è naturalmente il noleggio del materiale che di fatto è la soluzione di gran lunga preferita per alcuni strumenti come i terminali di pagamento elettronici.

Il materiale può essere noleggiato tutto o in parte per durate variabili, normalmente due o tre anni, ma a volte anche su base mensile, settimanale o perfino per un week end per le attività stagionali.

Le tariffe del noleggio sono in generale tanto più elevate quanto più la durata del contratto è breve.
Cosi una soluzione TPV completa può costare 70 euro al mese con un contratto di 4 anni... come 150 euro per un contratto che copre solo un week end.

La differenza rispetto all’investimento totale rappresentato dall’acquisto del materiale nuovo deve quindi essere studiata molto attentamente, tanto più che è possibile ricorrere a prestiti bancari che possono risultare spesso meno cari del noleggio presso un distributore specializzato.

Comunque sia il noleggio comporta diversi vantaggi:

• la manutenzione e gli interventi tecnici sono compresi,
• sono comprese in generale anche l’installazione e la configurazione,
• il materiale è sostituito in caso di guasto,
• è possibile cambiare il registratore di cassa durante il contratto per passare a un modello più sofisticato o più adatto ai propri bisogni.

I terminali di pagamento elettronici

I TPE sono lettori di carte di credito. Ma come funzionano e come sceglierli?

Fisso o portatile?

• TPE fisso: i terminali di pagamento fissi sono connessi a una presa. Non possono essere spostati all’interno del negozio e sono quindi sconsigliati se hai bisogno di muoverti.
• TPE mobili: con sistema a infrarossi (in contatto con la base) o radio (comunicazione a distanza con la base), i terminali mobili permettono di effettuare l’incasso ovunque nel punto vendita e anche all’esterno.

Quali sono le modalità di connessione?

Tecnologia RTC

• Modalità di connessione: linea telefonica normale
• Tempo di autorizzazione: 30 secondi
• Tipo di fatturazione: bolletta telefonica dell’operatore
• Punti forti/punti deboli: poco adatto a un uso frequente (poiché viene fatturata ogni chiamata). Abbonamento telefonico obbligatorio.
• Fisso o mobile? Adatto per le attività che non richiedono spostamenti

Tecnologia IP

• Modalità di connessione: connessione internet ADSL
• Tempo di autorizzazione: 2-5 secondi
• Tipo di fatturazione: abbonamento
• Punti forti/punti deboli: più economico in caso di un grande volume di transazioni bancarie
• Fisso o mobile? Fisso e mobile

Tecnologia GPRS

• Modalità di connessione: rete telefonica mobile del punto vendita (carta SIM)
• Tempo di autorizzazione: 7 secondi
• Tipo di fatturazione: forfait in base al volume di dati (2 Mo in generale)
• Punti forti/punti deboli: sistema rapido, costi di comunicazione inclusi nel forfait
• Fisso o mobile? Utile per le attività itineranti

Acquistare o noleggiare?

Il noleggio di un TPE (scelto da oltre l’80% degli utenti):

• più flessibile,
• occasionale o annuale (contratto di 4 anni in generale),
• manutenzione inclusa,
• sostituzione del materiale in caso di guasto,
• attenzione: volume di transazioni limitato.

L’acquisto di un TPE:

• investimento minimo di 400 euro,
• prevedere un contratto di manutenzione aggiuntivo (a partire da 120 €/mese),
• rischio di indisponibilità del materiale in caso di guasto.