Registratore di cassa : cosa scegliere ?

Molti pensano che il registratore di cassa  serva soltanto ad emettere scontrini e a trasmettere i guadagni all'Agenzia delle Entrate. In realtà, scegliere lo strumento più adatto alle proprie necessità può aiutare a gestire comodamente l'attività e ad incrementare il fatturato. Esistono registratori di cassa di ultima generazione ideati per emettere scontrini, ma anche per gestire il magazzino, le scorte e i programmi fedeltà, analizzare lo storico delle vendite e tanto altro ancora. I ristoratori, poi, oltre ad emettere scontrini e fatture elettroniche, possono gestire la sala, registrando persino prenotazioni e comande.

Disporre di un sistema di cassa moderno e ben integrato può fare una grande differenza nella quotidianità operativa e nelle strategie di crescita del business: permette di automatizzare attività ripetitive, monitorare dati in tempo reale e garantire la conformità normativa. Un sistema di cassa efficiente, inoltre, consente di offrire un'esperienza più fluida al cliente, migliorando la reputazione dell'azienda.

Scopriamo quale registratore di cassa scegliere e perché.

1. Le diverse tipologie di registratore di cassa

I moderni registratori di cassa sono caratterizzati dalla presenza di schermi tattili a colori, che contribuiscono a renderli più intuitivi e facili da usare rispetto ai modelli classici. Entrambe le versioni vanno collegate al Sistema di Interscambio (SdI), in modo da poter trasmettere i guadagni all'Agenzia delle Entrate, come stabilito dalla legge. Oltre a questa funzione comune, però, vi sono tantissime differenze tra i due modelli.

- I registratori automatici

I modelli classici presentano una tastiera fisica e un display di dimensioni ridotte, a differenza di quelli più recenti, che hanno touchscreen a colori molto più ampi. Inoltre, le casse automatiche sono sempre dotate di cassetto porta denaro integrato e di una chiave che va girata per avviare e chiudere le operazioni di cassa. Esattamente come quelle di ultima generazione, anche queste consentono di accedere a un buon numero di funzioni avanzate, attraverso l'uso di tasti o combinazioni di tasti.

- I registratori touchscreen

I registratori di cassa telematici dispongono di cassetto porta denaro integrato o indipendente, a seconda delle esigenze dell'esercente e del modello scelto. Inoltre, utilizzano sistemi digitali simili a quelli di un tablet Android o di un iPad. Accedere alle funzioni e al catalogo dei prodotti è molto semplice e intuitivo, poiché le funzioni principali sono elencate nella home. I sistemi moderni offrono un'elevata compatibilità con i dispositivi esterni, tra cui lettori di codici a barre, bilance, terminali di pagamento, lettori di badge per l'identificazione del personale e così via.

Se dotati di un software di tipo gestionale, consentono di gestire l'inventario e il magazzino, aggiornando le scorte man mano che la disponibilità dei vari prodotti cambia. Inoltre, possono mostrare notifiche ogni volta che un articolo sta per terminare. Vale la pena sottolineare come le casse tradizionali conservino i dati relativi alle transazioni su una memoria locale, mentre quelle touch consentano di archiviarli in rete tramite un qualsiasi servizio cloud.

Ciò riduce i problemi in caso di guasti. Essendo connesse alla rete, queste casse aggiornano il proprio software in tempo reale, in maniera conforme a quanto indicato dalle normative vigenti. Infine, i gestionali dotati di schermo touch possono raccogliere dati sui clienti, analizzare i loro acquisti, fornire resoconti e statistiche e fidelizzare i vari utenti tramite promozioni personalizzate.

2. Criteri di selezione del registratore di cassa

- Quale registratore di cassa scegliere: valutare le funzionalità del prodotto

Prima di acquistare un registratore di cassa è importante valutarne le funzionalità, in modo da assicurarsi che soddisfino appieno le esigenze del proprio business. Innanzitutto, è bene scegliere un registratore di cassa adatto alla propria attività commerciale: esistono modelli appositamente realizzati per ristoranti e pizzerie, negozi al dettaglio e attività di servizi. Tra le funzioni che non devono mancare figurano l'emissione di fatture e scontrini, la gestione delle transazioni, il calcolo delle imposte, la creazione di rapporti e analisi di vendita. È altrettanto importante che il modello scelto sia intuitivo e facile da usare, sia per il titolare che per i dipendenti. Un'interfaccia utente chiara può ridurre gli errori e migliorare l'efficienza delle operazioni in entrata e uscita.

Chi gestisce un inventario e deve rifornire frequentemente il proprio magazzino, deve assicurarsi che il registratore di cassa sia dotato di funzionalità per la gestione dei prodotti, tra cui il monitoraggio delle scorte, la registrazione degli articoli venduti e la generazione di rapporti sull'inventario. Inoltre, è bene verificare che il dispositivo sia compatibile con i software e i dispositivi già in uso. Per le realtà in movimento o itineranti è consigliabile puntare su registratori versatili, pratici da trasportare, come un moderno registratore cassa portatile con connettività wireless e batteria integrata. Non meno importante, il supporto tecnico: un buon partner fornisce aggiornamenti regolari, assistenza tempestiva e formazione per il personale.

- Quale registratore di cassa scegliere: considerare il budget disponibile

Per assumere una scelta corretta e non sforare il budget, è necessario raccogliere informazioni circa il prezzo d'acquisto, gli eventuali costi di abbonamento, installazione e manutenzione. A tal proposito, è certamente utile rivolgersi a più aziende specializzate e chiedere loro preventivi completi. Il vantaggio più importante dei registratori di cassa con tastiera fisica sta nella loro economicità.

È possibile acquistarli per poche centinaia di euro e non richiedono alcun abbonamento mensile o annuale, poiché non dispongono dei software gestionali in uso sui moderni registratori touchscreen. I registratori automatici hanno un costo compreso tra i 200 e i 400 euro, mentre quelli telematici possono superare i 1.500 euro.

3. I migliori registratori di cassa

- SumUp Cassa

SumUp ha introdotto il modello Cassa Lite, un sistema pronto all'uso che include un tablet, il lettore di carte Solo e una stampante fiscale. Il costo  è di 930 € una tantum, senza canone mensile. Inoltre, grazie alla funzione Cassa Fiscale Online, è conforme alla normativa fiscale 2025 senza costi aggiuntivi.

- Nexi SmartPOS Cassa

Nexi offre il SmartPOS Cassa+, una soluzione all-in-one che integra POS, registratore di cassa telematico e stampante fiscale. Il canone mensile è di 49 €, con installazione gratuita. Include anche il programma Protection Plus per la conformità agli standard PCI-DSS.

- myPOS Hub+

Il myPOS Hub+ è un terminale Android con display da 15,6", stampante termica integrata e SIM 4G. Il prezzo è di 1.399 €, senza canone mensile. Le commissioni per le transazioni con carte europee partono da 1,10% + £0,07 per transazione.

- Tilby

Tilby è un sistema di cassa cloud compatibile con dispositivi iOS, Android, PC e Mac. Il canone mensile varia tra 34 € e 44 €, con un costo iniziale per l'hardware tra 399 € e 499 €. Offre funzionalità avanzate per la gestione di vendite, magazzino e analisi.

- EasyCassa by SisalPay

EasyCassa è una soluzione all-in-one che include un terminale touchscreen da 15,6", stampante fiscale, lettore di codici a barre e software gestionale cloud. Il costo di attivazione è di 499 €, con un canone mensile di 69 €.

- Tabella comparativa dei modelli

Per facilitare la scelta, ecco una tabella comparativa tra le principali soluzioni analizzate:

- Funzionalità avanzate dei modelli touchscreen

Di seguito alcune delle funzioni avanzate disponibili nei registratori touchscreen:

Cosa ricordare

Scegliere un registratore di cassa non è più solo una questione fiscale, ma una scelta strategica per l'efficienza operativa dell'azienda. Considerare il tipo di attività, le funzionalità necessarie, la compatibilità con i dispositivi esistenti, la disponibilità di un'assistenza adeguata e il budget disponibile sono fattori indispensabili per un acquisto consapevole. Dai sistemi essenziali ai registratori touchscreen più evoluti, oggi è possibile trovare soluzioni personalizzabili per ogni esigenza.

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