Gestione flotte: ridurre i costi in azienda, come fare

La gestione di flotte aziendali incide direttamente su carburante, manutenzione, assicurazioni e tempi di fermo. Con un approccio strutturato, puoi ridurre i costi senza compromettere sicurezza, operatività e qualità del servizio.
In questa guida trovi le leve più efficaci per ottimizzare processi, fornitori e dati di utilizzo, con azioni subito applicabili.

Cosa si intende per gestione della flotta?

Questa espressione descrive l'insieme delle operazioni da dedicare all'organizzazione e al controllo dei veicoli aziendali, sotto tutti i punti di vista (finanziario, logistico e amministrativo). Un management fleet efficace prevede lo studio a tavolino delle singole azioni come di plan strutturati nel medio-lungo termine.

Tali attività vanno dall'acquisto, noleggio o leasing delle vetture alla gestione dei costi fissi e periodici legati al parco auto, per arrivare a tagliandi, pagamento tasse automobilistiche, polizze assicurative, manutenzioni, pianificazione degli itinerari (dispatching) e definizione del chilometraggio annuo.

Le considerazioni appena fatte valgono per tutte le imprese che possiedono una flotta di automezzi, indipendentemente dal fatto che sia grande, piccola, trasporti persone o merci.

Voci di costo della flotta aziendale secondo il TCO

Le principali categorie di costo da monitorare

Da un punto di vista economico, la gestione della flotta aziendale deve considerare tutte le voci che compongono il TCO (Total Cost of Ownership), cioè i costi complessivi di possesso e utilizzo dei veicoli. In particolare, conviene tenere sotto controllo:

• Costi finanziari (acquisto, leasing, noleggio, canoni, interessi)

• Manutenzione (interventi preventivi e correttivi)

• Pneumatici (sostituzioni, riparazioni, usura)

• Carrozzeria (danni, verniciatura, ripristini post-sinistro)

• Assicurazione della flotta (RC, kasko, garanzie accessorie)

• Servizi di assistenza (soccorso stradale, auto sostitutiva, convenzioni)

• Carburante (carta carburante, note spese, rimborsi chilometrici)

Dettaglio operativo e impatto su budget e continuità

I costi finanziari (o oneri finanziari) dipendono da contratti di finanziamento, leasing o noleggio e includono canoni mensili, interessi (mora/passivi), penali, eventuali sconti, insoluti o ritardi di pagamento.

La manutenzione comprende interventi preventivi e correttivi: revisioni, riparazioni, sostituzione componenti, verifiche di sicurezza, aggiornamenti software e smaltimento a fine vita.
Pneumatici e carrozzeria incidono in modo significativo, soprattutto con uso intensivo o in caso di sinistri: l’usura, le riparazioni e i ripristini possono generare costi ricorrenti e tempi di fermo.

Le polizze assicurative variano per compagnia, classe di merito e profilo di rischio: investire in formazione (es. guida sicura) aiuta a ridurre sinistri e premi nel tempo. I servizi di assistenza (soccorso stradale, coperture dedicate) diventano cruciali con veicoli datati, alto chilometraggio o tratte lunghe, perché riducono l’impatto dei fermi operativi.

Infine, il carburante resta una delle voci più sensibili: molte aziende lo gestiscono tramite carte carburante, note spese o rimborsi chilometrici secondo policy interne e criteri documentali.

Fiscalità e car policy

Per veicoli ad uso promiscuo e rimborsi, è consigliabile verificare ogni anno i riferimenti aggiornati (tabelle e regole applicabili) e tradurli in una car policy chiara, così da ridurre rischi, costi indiretti e incoerenze di gestione.

Strategie per ridurre i costi di gestione della flotta

La riduzione dei costi della flotta è un obiettivo raggiungibile per tutte le aziende, per quelle private come per le PA. Il risparmio si concretizza mediante varie azioni; ecco quali sono:

• introduzione di vetture a basso consumo
• controllo e gestione del consumo di carburante
• ottimizzazione di percorsi e fasce orarie
• manutenzioni preventive a cadenza fissa per i veicoli
• formazione dei conducenti tramite corsi di guida sicura
• impiego delle tecnologie di tracciamento della flotta .

Di seguito analizzeremo i punti appena elencati, essenziali per una gestione ottimale della vostra flotta.

1 - Introduzione di vetture a basso consumo

In Italia cresce l’adozione di veicoli ibridi ed elettrici anche nelle flotte aziendali, ma la transizione dipende da percorrenze, infrastrutture di ricarica, costi energetici e vincoli locali di circolazione. Il rientro dell’investimento non è uguale per tutti: varia in base a km annui, modalità di ricarica (azienda/pubblica), costo energia, canone (acquisto/noleggio), manutenzione e valore residuo. In molti casi il TCO può risultare competitivo nel medio periodo, soprattutto con percorrenze elevate e ricarica ottimizzata

La scelta è motivata dal contenimento dei costi operativi, dalla riduzione delle emissioni e dalla necessità di garantire continuità operativa nelle aree soggette a limitazioni del traffico (es. restrizioni locali su alcune classi Euro).

2 - Controllo e gestione del consumo di carburante

Valutare stazioni ‘no logo’ o reti con prezzi più competitivi può aiutare a contenere la spesa carburante, soprattutto se integrato in una policy carburante e in accordi quadro con condizioni negoziate. Una volta fatto rifornimento, poi, sarà cura del conducente evitare sprechi inutili.

Una delle astuzie da mettere in pratica è mantenere una pressione adeguata degli pneumatici, indicata sul libretto di circolazione e da controllare 1 volta ogni 30 giorni circa. Anche limitare i carichi da trasportare è fondamentale, così come accelerare e frenare in maniera graduale.

Tenere i finestrini chiusi serve a preservare l'equilibrio della vettura, mentre affidarsi alle marce più alte (cut off), evitare curve strette e cambi di corsia repentini consente di ridurre ulteriormente i consumi.

Attenzione alle restrizioni locali 2026 : in alcune aree urbane e regioni sono previste limitazioni progressive alla circolazione per determinate classi Euro. Per le flotte che operano in città, l’accesso alle zone soggette a restrizioni può incidere più del solo costo carburante.

3 - Ottimizzazione di percorsi e fasce orarie

Un accurato dispatching può fare nettamente la differenza sul risparmio di tempo e di carburante. In tale frangente, l’uso di strumenti di pianificazione percorsi (route optimization), dati traffico e integrazione con ordini/turni permette di ridurre km a vuoto, ritardi e consumo, soprattutto nelle flotte multi-missione.

4 - Manutenzioni preventive a cadenza fissa per i veicoli

A conti fatti, la programmazione di interventi preventivi regolari permette una gestione della flotta più efficiente e all'insegna del risparmio. In questo modo, si risolve alla radice il problema delle vetture temporaneamente ferme per le riparazioni, le quali rappresentano non solo un costo, ma anche una mancata opportunità di guadagno (con cumulo di ritardi) per le aziende.

5 - Formazione dei conducenti tramite corsi di guida sicura

Guidare in modo corretto significa ridurre incidenti e infortuni alle persone, nonché guasti e rotture dei mezzi di trasporto. Il tutto si traduce in risparmio su acquisti, manutenzioni, assunzione di personale a tempo determinato per sostituzioni. Allo stesso tempo, porta a puntualità nelle consegne e massima efficienza dei servizi.

6 - Impiego delle nuove tecnologie di tracciamento della flotta

La  telematica di flotta è oggi una leva consolidata: consente di monitorare posizione, utilizzo, stile di guida, soste e anomalie operative, con reportistica utile a ridurre costi e rischi. Attualmente, infatti, è possibile rilevare l'esatta posizione di una vettura e tante altre informazioni, a distanza e in tempo reale.

Nota compliance (GDPR e lavoro): il tracciamento GPS deve avere finalità chiare e proporzionate (sicurezza, logistica, tutela del mezzo), tempi di conservazione definiti e un’informativa trasparente ai dipendenti. Serve una configurazione coerente con le regole sul controllo a distanza e con la minimizzazione dei dati (es. evitare tracciamento continuo se non necessario).

Nelle aziende, la gestione operativa del parco veicoli è in genere in capo al fleet manager (o a funzioni operations/procurement). Il mobility manager, quando previsto, è più legato alla mobilità casa-lavoro e ai piani di spostamento, con un focus su sostenibilità e organizzazione degli spostamenti.

Considerazioni aggiuntive sui costi del parco vetture

Per mantenere sotto controllo i costi, il fleet manager deve aggiornare regolarmente i dati e intervenire rapidamente su criticità e sprechi.

• Rivedere le polizze assicurative (veicoli acquistati, in leasing o noleggio a lungo termine): condizioni e prezzi cambiano spesso, quindi conviene verificare periodicamente alternative più vantaggiose.

• Negoziare con i fornitori: accordi quadro, soglie minime d’ordine e sconti quantità possono ridurre i costi e migliorare la gestione del budget.

• Valutare l’outsourcing: se la flotta è complessa o manca tempo/competenze interne, esternalizzare può essere utile, ma solo dopo un’analisi costi-benefici.

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