Localizzazione satellitare veicoli: Gestione di flotte: come ridurre le spese sulla gestione delle flotte aziendali?

Nelle grandi come nelle medie-piccole imprese, la gestione della flotta è uno degli aspetti chiave da prendere in considerazione per garantire la massima efficienza. Veicoli perfettamente funzionanti e al massimo delle loro prestazioni, infatti, contribuiscono in modo significativo all'aumento dei fatturati, con conseguente riduzione dei costi e dei tempi morti. Ecco un approfondimento del tema nelle prossime righe.

Cosa si intende per gestione della flotta?

Questa espressione descrive l'insieme delle operazioni da dedicare all'organizzazione e al controllo dei veicoli aziendali, sotto tutti i punti di vista (finanziario, logistico e amministrativo). Un management fleet efficace prevede lo studio a tavolino delle singole azioni come di plan strutturati nel medio-lungo termine.

Tali attività vanno dall'acquisto, noleggio o leasing delle vetture alla gestione dei costi fissi e periodici legati al parco auto, per arrivare a tagliandi, pagamento tasse automobilistiche, polizze assicurative, manutenzioni, pianificazione degli itinerari (dispatching) e definizione del chilometraggio annuo.

Le considerazioni appena fatte valgono per tutte le imprese che possiedono una flotta di automezzi, indipendentemente dal fatto che sia grande, piccola, trasporti persone o merci.

Voci di costo della flotta aziendale

Da un punto di vista puramente economico, la gestione della flotta deve tenere conto di molti costi. In base all'approccio TCO (Total Cost of Ownership o costi di possesso), vale la pena ricordare i seguenti:

• finanziari
• manutenzione
• pneumatici
• carrozzeria
• assicurazione della flotta
• servizi di assistenza
• carburante

I primi, conosciuti anche come oneri finanziari, sono legati alla stipula di finanziamenti e di accordi che prevedono l'uso di beni-servizi di proprietà di terzi, anche convertibili in acquisti in un momento successivo. Tra di essi rientrano i canoni mensili, gli interessi di mora e quelli passivi, ipoteche, penali, eventuali sconti, perdite sui cambi di valuta e sugli insoluti, ad esempio per il saldo tardivo di una o più rate.

Per costi di manutenzione, invece, si intendono quelli relativi a interventi preventivi e correttivi sui mezzi di trasporto. La categoria include revisioni periodiche, riparazioni, sostituzione dei componenti, verifiche di sicurezza, aggiornamento software, ulteriori test per una messa a punto perfetta e smaltimento al termine della vita utile.

Anche la riparazione e la sostituzione degli pneumatici costituiscono una voce importante nella gestione del parco auto. Lo stesso dicasi per la carrozzeria (verniciatura inclusa), specialmente in caso di incidenti con altre vetture o scontri accidentali contro muri, steccati, inferriate, dissuasori stradali, etc...

Un'altra uscita di rilievo riguarda il pagamento delle polizze assicurative. L'importo dipende non solo dalla compagnia assicuratrice e dalla classe di merito di partenza, ma anche dal comportamento del guidatore. Al fine di prevenire o, quanto meno, ridurre al minimo il numero di sinistri, è indispensabile investire in corsi di formazione per i conducenti.

Degni di nota i costi in merito all'assistenza stradale, per i quali sarebbe meglio stipulare un'assicurazione a parte. Più i veicoli sono datati o più spesso si utilizzano, più conviene optare per un piano del genere, in particolar modo sulle lunghe distanze.

Da non dimenticare le spese relative al carburante. Molte aziende provvedono a dare al collaboratore un rimborso forfettario in base ai km percorsi, previa presentazione di giustificativi (bolle di consegna, ricevute di saldo dei pedaggi, etc...).

Strategie per ridurre i costi di gestione della flotta

La riduzione dei costi della flotta è un obiettivo raggiungibile per tutte le aziende, per quelle private come per le PA. Il risparmio si concretizza mediante varie azioni; ecco quali sono:

• introduzione di vetture a basso consumo
• controllo e gestione del consumo di carburante
• ottimizzazione di percorsi e fasce orarie
• manutenzioni preventive a cadenza fissa per i veicoli
• formazione dei conducenti tramite corsi di guida sicura
• impiego delle tecnologie di tracciamento della flotta.

Di seguito analizzeremo i punti appena elencati, essenziali per una gestione ottimale della vostra flotta.

Introduzione di vetture a basso consumo

In Italia, le auto diesel, a GPL e a benzina stanno lasciando il posto a veicoli elettrici e ibridi, perfino nella gestione delle flotte aziendali. L'investimento iniziale sul costo della vettura viene recuperato, in media, entro i primi 2 anni dall'acquisto.

Tale scelta è motivata non solo dall'opportunità di risparmiare sul carburante, ma anche dall'adeguamento alle attuali disposizioni di legge e al ridotto impatto ambientale rispetto ai combustibili di vecchia generazione.

Controllo e gestione del consumo di carburante

Affidarsi a distributori senza indicazione del brand (o no logo) è già un accorgimento utile per contenere i costi. Una volta fatto rifornimento, poi, sarà cura del conducente evitare sprechi inutili.

Una delle astuzie da mettere in pratica è mantenere una pressione adeguata degli pneumatici, indicata sul libretto di circolazione e da controllare 1 volta ogni 30 giorni circa. Anche limitare i carichi da trasportare è fondamentale, così come accelerare e frenare in maniera graduale.

Tenere i finestrini chiusi serve a preservare l'equilibrio della vettura, mentre affidarsi alle marce più alte (cut off), evitare curve strette e cambi di corsia repentini consente di ridurre ulteriormente i consumi.

Ottimizzazione di percorsi e fasce orarie

Un accurato dispatching può fare nettamente la differenza sul risparmio di tempo e di carburante. In tale frangente, l'uso di navigatori, Google Maps, applicazioni per individuare incidenti e strade particolarmente trafficate è indispensabile per trovare percorsi alternativi in modo semplice e rapido.

Manutenzioni preventive a cadenza fissa per i veicoli

A conti fatti, la programmazione di interventi preventivi regolari permette una gestione della flotta più efficiente e all'insegna del risparmio. In questo modo, si risolve alla radice il problema delle vetture temporaneamente ferme per le riparazioni, le quali rappresentano non solo un costo, ma anche una mancata opportunità di guadagno (con cumulo di ritardi) per le aziende.

Formazione dei conducenti tramite corsi di guida sicura

Guidare in modo corretto significa ridurre incidenti e infortuni alle persone, nonché guasti e rotture dei mezzi di trasporto. Il tutto si traduce in risparmio su acquisti, manutenzioni, assunzione di personale a tempo determinato per sostituzioni. Allo stesso tempo, porta a puntualità nelle consegne e massima efficienza dei servizi.

Impiego delle nuove tecnologie di tracciamento della flotta

Si tratta di una novità degli ultimi anni, resa possibile dall'avvento delle ultime innovazioni nel settore informatico e in quello delle telecomunicazioni. Attualmente, infatti, è possibile rilevare l'esatta posizione di una vettura e tante altre informazioni, a distanza e in tempo reale.

In tale frangente, il mobility manager rappresenta un elemento cardine nella gestione del parco auto aziendale. Tale figura professionale è determinante non solo da un punto di vista logistico, ma anche in un'ottica di sostenibilità ambientale.

Considerazioni aggiuntive sui costi del parco vetture

Per una gestione della flotta ai massimi livelli, nulla deve sfuggire all'occhio attento del fleet manager. Sta a lui richiedere un periodico aggiornamento dei dati e, allo stesso tempo, cercare, proporre e autorizzare eventuali modifiche in itinere, finalizzate a un servizio ottimale.

Uno dei passi da compiere è la revisione delle polizze dei veicoli aziendali, sia acquistati sia in leasing o reperiti con contratto di noleggio a lungo termine. Ciclicamente, le compagnie assicuratrici cambiano termini e condizioni contrattuali e propongono soluzioni più o meno convenienti per le imprese.

Anche negoziare con i fornitori può essere un'ottima opportunità per limare le spese. Spesso, il raggiungimento di un minimo d'ordine porta all'applicazione di sconti di quantità, con conseguente riduzione delle passività in bilancio.

Infine, chi ha difficoltà a tenere sotto controllo un parco veicoli, può delegare la gestione ad aziende esterne (outsourcing), previa valutazione del rapporto costi-benefici