Scegliere il fornitore di buoni regalo : Fattori chiave e consigli utili

Sempre più aziende scelgono di utilizzare i buoni regalo come alternativa pratica al denaro contante. Si tratta di uno strumento versatile per premiare i dipendenti, fidelizzare i clienti o ringraziare partner e fornitori.

Prima di decidere quali buoni adottare, è importante conoscere le principali tipologie di fornitori, i servizi offerti e i criteri utili per confrontarli, così da individuare la soluzione più adatta alle proprie esigenze aziendali.

Tipologie di fornitori di buoni regalo

I fornitori di buoni regalo sono le aziende emittenti che forniscono, in concreto, i titoli spendibili alle imprese clienti che, a loro volta, li erogano ai propri dipendenti o partner.

Le modalità di relazione con le aziende erogatrici, così come il numero di brand coinvolti nell’emissione e nel riscatto merci, determinano la distinzione tra i cosiddetti fornitori monomarca e quelli multimarca.

I fornitori di buoni regalo monomarca

I fornitori monomarca sono gli stessi produttori di beni o servizi, che forniscono i buoni alle aziende direttamente, senza alcun tipo di mediazione. Per monomarca si intende:

• Fornitori che offrono una gamma di prodotti che appartengono a categorie merceologiche diverse, ma che fanno capo ad uno stesso marchio (es. un’unica piattaforma e-commerce).
• Nel caso di grandi piattaforme, possono includere al loro interno anche più marchi o fornitori minori, purch é siano convenzionati con il marchio principale.

Tra questi fornitori, si distinguono marche generiche, come ad esempio Amazon, Zalando, Ikea, Carrefour, Alì, e anche Coop. Gli stessi buoni Amazon utilizzati in ambito aziendale sono un ottimo esempio di strumenti facilmente scalabili e spendibili. Si possono anche annoverare fra i fornitori monomarca alcune marche più specializzate come Zara, Feltrinelli, Kiko, ecc.

Tali marche offrono sia buoni cartacei, sia buoni regalo online, sia carte regalo.

I fornitori multimarca

A differenza dei precedenti, i fornitori multimarca sono specialisti dei buoni regalo che agiscono come intermediari tra i distributori e le imprese. Tali aziende stipulano un contratto con i distributori di beni e servizi e s’interfacciano con le aziende che erogano i buoni ai loro dipendenti, le quali divengono i clienti dei fornitori.

Attualmente sono presenti sul mercato italiano fornitori multimarca come Edenred (Ticket ), Up Day (Cadhoc), Pluxee (ex Sodexo), BluBe, Pellegrini, Amilon e 360Welfare, tutti con offerte capaci di coprire le esigenze di buoni regalo per aziende italiane anche sotto forma di credito prepagato smart, convertibile in gift card digitali multiple, spendibili su ampi network commerciali.

Valore e costo nella scelta del fornitore di buoni regalo

Le aziende che intendono acquisire dei buoni regalo da erogare ai dipendenti devono prendere in considerazione tutti i costi che un fornitore può esigere rispetto ad alcuni aspetti dei buoni regalo. Per questo è importante fare la distinzione tra il valore del buono e il suo costo.

Ai fini IVA , i buoni monouso scontano l’imposta al momento dell’emissione, mentre i buoni multiuso la scontano solo al momento del riscatto presso l’esercente convenzionato (Direttiva UE 2016/1065 recepita con D.Lgs. 141/2018).

Il valore di un buono regalo

Il valore di un buono corrisponde a ciò che effettivamente si può acquistare in termini di beni o servizi. Il valore del buono è anche denominato valore facciale, ovvero quello indicato sul buono stesso o nella documentazione allegata ad esso. Gli importi sono variabili a seconda di ciascun fornitore di buoni e vanno da un minimo di alcuni centesimi ad un massimo di alcune centinaia di euro.

Il costo dei buoni

Il costo di un buono corrisponde invece al prezzo che l’azienda cliente ha pagato per acquistarli. Il costo totale risulta dalla somma del valore del buono con diverse spese extra, tra cui:

• Spese di spedizione o stampa (per il formato cartaceo)
• Spese di gestione per la piattaforma digitale e la distribuzione
• Costi di personalizzazione del buono (grafica, loghi, messaggi)

Inoltre, le imprese che scelgono buoni regalo come strumento per incentivare i collaboratori devono considerare l’impatto fiscale aggiornato al 2025.

Nel 2025(e proroga valida fino al 2027), i buoni acquisto concessi ai dipendenti come fringe benefit sono esenti da imposte:

• fino a 1.000 € (senza figli a carico)
• fino a 2.000 € (con figli a carico)

Oltre queste soglie, l’intero importo diventa imponibile. Nelle soglie di esenzione rientrano anche i rimborsi per le utenze domestiche (acqua, luce e gas) e le spese per l'affitto o il mutuo della prima casa. In quest’ottica, molte aziende optano per soluzioni integrate su piattaforme dedicate ai buoni regalo aziendali .

Altri servizi proposti dai fornitori di buoni regalo

Alcuni dei costi che devono sostenere le aziende clienti quando acquistano dei buoni dai loro fornitori corrispondono in effetti all’erogazione di servizi complementari che possono tradursi in vantaggi extra per i beneficiari. Vi sono almeno quattro servizi aggiuntivi proposti dalla maggior parte dei fornitori di buoni regalo.

- La consegna

L’aggiunta di opzioni di sicurezza complementari alle normali modalità di consegna dei buoni può generare dei costi aggiuntivi, solitamente di tipo forfettario (es. assicurazione sulla spedizione per i buoni cartacei).

La personalizzazione

Molti fornitori propongono servizi di personalizzazione per rafforzare l'immagine aziendale:

• Aggiunta del nome e del logo della società erogatrice.
• Inclusione di messaggi personalizzati diretti a dipendenti o partner.
• Grafiche particolari in occasione di feste o ricorrenze specifiche.

Queste azioni generano dei costi aggiuntivi di realizzazione e di stampa.

La sostituzione dopo la data di scadenza

Molti buoni hanno una durata limitata, in genere compresa tra uno e due anni. Per offrire un livello di servizio ancora più soddisfacente, alcune imprese fornitrici prevedono la possibilità di sostituire i buoni in scadenza o scaduti da poco con dei nuovi esemplari utilizzabili per la stessa durata, estendendo la durata iniziale degli stessi.

Il servizio di mailing e digitalizzazione

Questo servizio consiste nell'invio personalizzato dei buoni direttamente a ciascuno dei beneficiari, alleggerendo il carico amministrativo dell'azienda cliente.

Inoltre:

• Nel caso di buoni elettronici, l’invio della mail contiene già il coupon sotto forma di codice alfanumerico o di buono da stampare.
• Le soluzioni più avanzate consentono di integrare i buoni nei wallet digitali degli utenti (Apple Pay o Google Wallet).
• I buoni regalo per aziende italiane si stanno gradualmente digitalizzando, aumentando così praticità e tracciabilità nelle campagne di welfare e fidelizzazione.

Dove spendere i buoni regalo

I buoni regalo possono essere utilizzati per acquistare un prodotto o un servizio, dunque sono spendibili in tutti i punti vendita convenzionati, che siano essi negozi fisici o online.

A seconda della tipologia di buono esiste una rete dedicata di negozi convenzionati. Il suggerimento è di raccogliere le informazioni relative a dove poterli spendere direttamente presso i siti web delle imprese fornitrici, procedendo secondo area geografica o tipologia di esercizio commerciale.

Il numero e i nomi degli esercizi convenzionati che accettano i buoni rappresentano un vantaggio competitivo fondamentale. La situazione varia sensibilmente a seconda del fatto che il buono sia mono o multimarca.

Un confronto tra alcuni dei principali fornitori di buoni regalo multimarca

I servizi e i vantaggi proposti da queste diverse aziende sono numerosi e in parte simili, poich  é tutte devono conformarsi ad alcuni obblighi di legge, tra cui ad esempio l’intera deducibilità aziendale dei buoni (per l'impresa) con un valore complessivo inferiore a 258,23 euro (Art. 100 TUIR).

Tuttavia, alcuni fornitori si differenziano per completezza del catalogo, canali di distribuzione o spese accessorie. Ad esempio, un’azienda che regala buoni carburante ai dipendenti potrebbe prediligere fornitori con una copertura attiva di stazioni di servizio oppure con pacchetti tematici dedicati alla mobilità sostenibile.

Come scegliere il fornitore giusto

La scelta del fornitore dipende da molteplici fattori strategici per l'impresa. Tra i principali criteri da valutare troviamo:

• Obiettivo del buono: premiare i dipendenti, incentivare vendite, fidelizzare clienti?
• Numero e tipologia di beneficiari: più ampia è la platea, più utile sarà un fornitore con convenzioni capillari.
• Aspetto fiscale e budget: considerare il valore facciale e i costi accessori, e soprattutto l'allineamento ai limiti di esenzione fiscale 2025.
• Esperienza digitale e coperture: le aziende che vogliono gestire i buoni in automazione dovrebbero preferire fornitori che offrono integrazione nei wallet e dashboard di monitoraggio, oltre alla possibilità di coprire le nuove spese esentasse (es. utenze domestiche, affitto/mutuo).

Cosa ricordare

Nel valutare i fornitori di buoni regalo, ogni azienda dovrebbe bilanciare accessibilità, varietà e convenienza, tenendo conto dell’evoluzione tecnologica e dei cambiamenti normativi. I buoni regalo rappresentano un efficace strumento di gratificazione e fidelizzazione, particolarmente apprezzato nel contesto B2B.

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