Buoni regalo aziendali: funzionamento e vantaggi

I buoni regalo aziendali stanno diventando uno strumento sempre più diffuso tra le imprese che desiderano valorizzare i propri collaboratori e rafforzare le relazioni con i clienti. La loro popolarità deriva dalla combinazione di semplicità, praticità ed efficacia: l’azienda definisce l’importo, sceglie il formato più adatto ( digitale o cartaceo ) e lascia al beneficiario la libertà di decidere come e dove spenderlo.

Questo approccio non solo elimina la complessità legata alla scelta di un dono personalizzato, ma garantisce anche un’ampia soddisfazione tra chi lo riceve. I buoni regalo possono essere utilizzati come incentivo, premio per obiettivi raggiunti o gesto di fidelizzazione verso i partner commerciali.

In un contesto lavorativo sempre più attento al benessere e alla motivazione delle persone, il buono regalo rappresenta una soluzione moderna ed equilibrata, capace di unire esigenze aziendali e preferenze individuali.

Funzionamento del buono regalo: condizioni di eleggibilità per aziende e dipendenti

Un buono regalo rappresenta l’equivalente di un corrispettivo in denaro che si ha il diritto di esibire e di impiegare come contropartita per l’acquisto di un bene o la prestazione di un servizio.
Il circuito che va dalla sua produzione al suo utilizzo vede almeno quattro soggetti coinvolti, ovvero le aziende emettitrici, le aziende erogatrici, gli esercenti convenzionati, i beneficiari. Le condizioni per la loro erogazione sono di fatto molto semplici.

Le aziende erogatrici

Le aziende erogatrici possono acquisire buoni sia da aziende emettitrici-distributrici , ovvero che comprendono una serie di negozi convenzionati, sia da aziende emettitrici che fanno da tramite tra le prime e i distributori. Le condizioni di acquisto sono vantaggiose in quanto, entro certi limiti aggiornati al 2025, qualsiasi tipo di buono regalo non è soggetto ad imposizione IVA se classificato come “multiuso”, mentre per i “monouso” l’imposta si applica all’emissione.

Per le aziende ciò rappresenta un risparmio fiscale. Inoltre, la normativa 2025 conferma che le spese sostenute sono integralmente deducibili. Le imprese sono libere – ovvero non obbligate – di offrire tali buoni sia ai propri dipendenti sia ai partner, rispetto a cui vengono considerati come omaggi (spese di rappresentanza).

Le condizioni di eleggibilità concernono dunque il merito e il riconoscimento di un lavoro fatto, e rispondono ad esigenze di stimolo della produttività e di rinforzo dei legami tra l’azienda e i suoi dipendenti.

I dipendenti beneficiari

I beneficiari di un buono regalo possono dunque essere i dipendenti di un’azienda, ivi inclusi gli stagisti, oppure altri collaboratori come clienti, fornitori e partner commerciali. Nel primo caso, i dipendenti possono ricevere uno o più buoni durante un anno solare di attività, mentre nel secondo caso, collaboratori e clienti, possono riceverli durante occasioni particolari, come ad esempio nel periodo natalizio, in seguito ad un anniversario, o come offerta di benvenuto dopo un accordo siglato.

Dal 2025, per i destinatari i buoni regalo sono esenti da IVA e da imposte fino a 1.000 € annui (2.000 € in presenza di figli a carico) e non costituiscono reddito imponibile. Possono inoltre essere spesi immediatamente a partire dal momento dell’emissione.

Le relazioni tra i soggetti implicati

I rapporti che si instaurano nell’ambito delle operazioni di cessione dei Buoni regalo a livello aziendale avvengono:

• Tra la società che emette i Buoni Regalo e gli esercizi commerciali convenzionati, i quali si impegnano giuridicamente a fornire i beni e servizi in oggetto.

• Tra la società che emette i Buoni Regalo e l’azienda-cliente: quest’ultima acquista i Buoni Regalo pagando il corrispettivo del valore dei Buoni.

• Tra l’azienda-cliente e l’utilizzatore: l’azienda distribuisce gratuitamente e senza il rilascio di un documento fiscale i Buoni Regalo ai beneficiari (dipendenti, clienti, fornitori etc), i quali hanno il diritto di scegliere in quale attività commerciale spenderli, tra quelle inserite nella rete di affiliati.

• Tra utilizzatori e affiliati: avviene nel momento dell’acquisto del bene o servizio da parte del beneficiario del Buono.

Se lo si vuole, i Buoni Regalo possono essere personalizzati con i dati dell’azienda, con il nome del beneficiario o con una frase di auguri, in caso di eventi particolari, come per esempio le feste natalizie.

Funzionamento del buono regalo: dettagli pratici

I buoni regalo si distinguono per la loro facilità d’utilizzo. Attualmente vi sono in circolazione diversi tipi, a partire da diversi criteri di identificazione. Alcuni di questi criteri sono: il tipo di formato, il tipo di categorie merceologiche implicate nelle possibilità di acquisto, le modalità di consegna e di personalizzazione, l’importo, le modalità di utilizzo, il numero e il tipo di marche e di piattaforme su cui spenderli.

Caratteristiche comuni ai vari tipi di buoni

I diversi buoni emessi, che siano in formato cartaceo o digitale, hanno normalmente una stessa durata di validità d’uso, compresa tra uno e due anni dal momento dell’emissione. Inoltre, c’è da aggiungere che, in Italia, qualora sul buono regalo non sia indicata chiaramente la data di scadenza, si assume che questo abbia una validità decennale, secondo quanto regolamentato dalla prescrizione ordinaria.

Anche nel 2025, l’esercente è obbligato per legge ad accettare il buono, sebbene sia preferibile che ogni informazione – quindi anche l’assenza di una scadenza – sia riportata sul titolo o sulla documentazione allegata.

Per quanto riguarda gli importi, questi variano in genere tra pochi euro e possono arrivare ad uno o due centinaia di euro, spendibili sia in una volta sola, sia in più volte. Attenzione però: nel caso di buoni cartacei con tagli fissi, si è obbligati a spendere la cifra indicata, poiché i buoni non sono rimborsabili in denaro. Al contrario, è possibile integrare con contante se il prezzo del bene supera il valore del buono.

Il numero di negozi e piattaforme convenzionate varia a seconda degli accordi tra aziende emettitrici e distributori, ma normalmente le società possono vantare un grande numero di marche aderenti e migliaia di punti vendita convenzionati sul territorio nazionale. I settori merceologici restano disparati: moda, alimentazione, tempo libero, arredamento, benessere e viaggi.

Funzionamento del buono regalo elettronico

Il funzionamento dei buoni regalo digitali presenta numerosi vantaggi . Innanzitutto, questi si presentano sotto forma di buono stampabile inviato via mail che può essere speso nei negozi convenzionati, oppure come codici alfanumerici, sempre inviati via mail. L’invio elettronico è immediato e sicuro, ma il beneficiario deve fornire un indirizzo valido affinché il buono non vada perso o recapitato ad altri.

La procedura di attivazione di un buono elettronico è semplice; molte piattaforme di e-commerce propongono l’attivazione e l’utilizzo via sito o app per tablet e smartphone. Una volta ricevuto il codice, basta connettersi al sito (ad esempio Amazon), inserire le credenziali del proprio account e aggiungere il codice ricevuto. A questo punto, bisogna inserire la propria mail e confermare l’associazione del codice all’account: il buono diventa attivo e pronto per gli acquisti.

Nelle interfacce delle app dedicate, il funzionamento è analogo: si accede al proprio account, si seleziona dal menu la rubrica corrispondente, si aggiunge o si scansiona il codice e lo si collega all’account per attivarlo.

A retenere

• I buoni regalo aziendali restano strumenti semplici, pratici ed efficaci per motivare dipendenti e fidelizzare clienti.

• Dal 2025, i buoni sono esenti da IVA e imposte fino a 1.000 € annui (2.000 € con figli a carico).

• Distinzione normativa tra buoni monouso (SPV), tassati all’emissione, e multiuso (MPV), tassati solo al momento dell’utilizzo.

• Le spese per l’acquisto sono interamente deducibili per le aziende e rappresentano un vantaggio fiscale.

• La validità standard è di 1-2 anni, ma in assenza di scadenza vale la regola della prescrizione decennale.

• I buoni digitali offrono praticità e attivazione immediata tramite e-mail o app dedicate.

• Ampia rete di negozi e piattaforme convenzionate in settori diversi: moda, alimentazione, viaggi, benessere.

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