Il funzionamento del buono regalo aziendale: semplice, pratico, efficace

Un numero sempre crescente di aziende ricorre ai cosiddetti buoni regalo per ricompensare il lavoro dei propri dipendenti o per omaggiare clienti e partner commerciali. Tale strumento si sostituisce sempre più a quello di premi produzione erogati sotto forma di denaro in busta paga. Le ragioni di tale successo sono rinvenibili nella semplicità e nella praticità del funzionamento del buono regalo, e in particolare nella sua capacità di adattarsi a chiunque e ad un grande numero di occasioni e ricorrenze.

Attualmente vi è in circolazione una grande tipologia di buoni regalo, ma il loro funzionamento è pressoché simile in molti casi, così come i numerosi vantaggi che essi offrono.

Al fine di scegliere il buono regalo più adatto alle proprie esigenze, è utile capirne il funzionamento generale e i diversi soggetti coinvolti nel processo di produzione, emissione e utilizzo.

Funzionamento del buono regalo: condizioni di eleggibilità per aziende e dipendenti

Un buono regalo rappresenta l’equivalente di un corrispettivo in denaro che si ha il diritto di esibire e di impiegare come contropartita per l’acquisto di un bene o la prestazione di un servizio. Il circuito che va dalla sua produzione al suo utilizzo vede almeno quattro soggetti coinvolti, ovvero le aziende emettitrici, le aziende erogatrici, gli esercenti convenzionati, i beneficiari. Le condizioni per la loro erogazione sono di fatto molto semplici.

Le aziende erogatrici

Le aziende erogatrici possono acquisire buoni sia da aziende emettitrici-distributrici, ovvero che comprendono una serie di negozi convenzionati, sia da aziende emettitrici che fanno da tramite tra le prime e i distributori. Le condizioni di acquisto sono vantaggiose in quanto, entro certi limiti, qualsiasi tipo di buono regalo non è soggetto ad imposizione IVA, cosa che rappresenta una fonte di risparmio per le aziende. Queste ultime sono libere – ovvero non sono obbligate – di offrire tali buoni sia ai propri dipendenti sia ai propri partner, rispetto a cui vengono considerati come omaggi (spese di rappresentanza) più che come premi.

Le condizioni di eleggibilità concernono dunque il merito e il riconoscimento di un lavoro fatto, e rispondono ad esigenze di stimolo della produttività e di rinforzo dei legami tra l’azienda e i suoi dipendenti.

 I dipendenti beneficiari

I beneficiari di un buono regalo possono dunque essere i dipendenti di un’azienda, ivi inclusi gli stagisti, oppure altri collaboratori come clienti, fornitori e partner commerciali. Nel primo caso, i dipendenti possono ricevere uno o più buoni durante un anno solare di attività, mentre nel secondo caso, collaboratori e clienti, possono riceverli durante occasioni particolari, come ad esempio nel periodo natalizio, in seguito ad un anniversario, o come offerta di benvenuto dopo un accordo siglato. Anche per i destinatari, e sempre entro un certo limite di importo totale, i buoni regalo sono esenti da IVA e non costituiscono dunque una fonte di reddito, e possono essere spesi immediatamente a partire dal momento dell’emissione.

 

Le relazioni tra i soggetti implicati

I rapporti che si instaurano nell’ambito delle operazioni di cessione dei Buoni regalo a livello aziendale avvengono:

-        Tra la società che emette i Buoni Regalo e gli esercizi commerciali convenzionati, i quali si impegnano giuridicamente a fornire i beni e servizi in oggetto.

-        Tra la società che emette i Buoni Regalo e l’azienda-cliente: quest’ultima acquista i Buoni Regalo pagando il corrispettivo del valore dei Buoni.

-        Tra l’azienda-cliente e l’utilizzatore: l’azienda distribuisce gratuitamente e senza il rilascio di un documento fiscale i Buoni Regalo ai beneficiari (dipendenti, clienti, fornitori etc), i quali hanno il diritto di scegliere in quale attività commerciale spenderli, tra quelle inserite nella rete di affiliati.

-        Tra utilizzatori e affiliati: avviene nel momento dell’acquisto del bene o servizio da parte del beneficiario del Buono.

Se lo si vuole, i Buoni Regalo possono essere personalizzati con i dati dell’azienda, con il nome del beneficiario o con una frase di auguri, in caso di eventi particolari, come per esempio le feste natalizie.

 

Funzionamento del buono regalo: dettagli pratici

I buoni regalo si distinguono per la loro facilità d’utilizzo. Attualmente vi sono in circolazione diversi tipi, a partire da diversi criteri di identificazione. Alcuni di questi criteri sono: il tipo di formato, il tipo di categorie merceologiche implicate nelle possibilità di acquisto, le modalità di consegna e di personalizzazione, l’importo, le modalità di utilizzo, il numero e il tipo di marche e di piattaforme su cui spenderli.

Caratteristiche comuni ai vari tipi di buoni

I diversi buoni emessi, che siano in formato cartaceo o digitale, hanno normalmente una stessa durata di validità d’uso, compresa tra uno e due anni dal momento dell’emissione. Inoltre, c’è da aggiungere che, in Italia, qualora sul buono regalo non sia indicata chiaramente la data di scadenza, si assume che questo abbia una validità decennale, secondo quanto regolamentato dalla prescrizione ordinaria. In questo caso, l’esercente è obbligato per legge ad accettare il buono, anche se è preferibile che qualsiasi informazione – quindi anche l’assenza di una data fissa di scadenza – sia riportata sul buono o sulla documentazione allegata a questo.

Per quanto riguarda gli importi, questi variano in genere tra alcuni centesimi e possono arrivare ad uno o due centinaia di euro, spendibili sia in una volta sola, sia in più volte. Attenzione però: nel caso di buoni cartacei, con coupon che presentano diversi tagli di equivalente monetario, si è di fatto obbligati a spendere la cifra indicata, poiché i buoni non sono rimborsabili contro denaro. Al contrario, si può aggiungere una differenza in contante qualora l’importo sia superiore a quello indicato sul buono regalo.

Il numero di negozi e piattaforme convenzionate varia a seconda degli accordi tra aziende emettitrici e distributori, ma normalmente, le diverse società possono vantare un grande numero di marche aderenti e alcune migliaia di punti vendita convenzionati su tutto il territorio nazionale.

I settori merceologici sono disparati e vanno dalla moda all’alimentazione, dal tempo libero all’arredamento, dal benessere ai viaggi.

Funzionamento del buono regalo elettronico

Il funzionamento dei buoni regalo digitali presenta numerosi vantaggi. Innanzitutto, questi si presentano sulla forma di un buono stampabile inviato via mail che può in seguito essere speso fisicamente nei negozi convenzionati, oppure sulla forma – come ad esempio nel caso dei buoni Amazon – di codici alfanumerici, sempre inviati via mail. L’invio tramite posta elettronica è immediato e sicuro, ma il beneficiario deve assicurarsi di aver fornito un indirizzo valido e che le informazioni siano corrette affinché il buono non venga perduto o recapitato ad altri. La procedura di attivazione di un buono elettronico è molto semplice; molte piattaforme di e-commerce propongono l’attivazione e l’utilizzo sia via il proprio sito internet, sia attraverso la app dedicata per tablet e smartphone.

Normalmente, una volta ricevuto il codice, basta connettersi al sito di e-commerce (ad esempio Amazon), inserendo le credenziali del proprio account. Poi basta andare alla rubrica dedicata ai buoni regalo e aggiungere il codice ricevuto; a questo punto, bisogna inserire la propria mail e confermare l’associazione del codice al proprio account e il gioco è fatto. Si può quindi procedere ai propri acquisti.

Nelle interfacce delle app dedicate, il funzionamento è molto simile: ci si connette via app al proprio account, si seleziona dal menu la rubrica corrispondente, si aggiunge o si scansiona il codice e lo si connette al proprio account per attivarlo.

 

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