Contabilità online per lavoratori autonomi: cos'è, perché è indispensabile e come scegliere il giusto software.

Contabilità online: di cosa si tratta e perché è un elemento imprescindibile per i lavoratori autonomi? La contabilità online occupa un ruolo sempre più centrale nel mercato dei software. Del resto, si tratta di un elemento imprescindibile, che serve a mantenere i conti di un'azienda in ordine, minimizzando i rischi legali. Se fino a pochi anni fa le aziende necessitavano di un contabile in carne e ossa, in grado di tenere in ordine i conti (anche dal punto di vista materiale), oggi è possibile affidarsi a software appositamente dedicati, capaci di sveltire le operazioni e dematerializzare gli archivi, con ovvi vantaggi in termini di gestione degli stessi. I software di contabilità per lavoratori autonomi lavorano quasi tutti in modalità SaaS (Software as a Service), pertanto necessitano di un abbonamento mensile, annuale o una tantum. In buona sostanza, si tratta di programmi che non vanno installati su PC, ma che lavorano tramite cloud. Ma come scegliere quello giusto e a quali funzioni è necessario fare attenzione?

Perché utilizzare un software di contabilità per lavoratori autonomi?

L'uso di un software gestionale aiuta a gestire le varie attività in maniera più comoda e agile, nonché a tenere traccia delle informazioni più importanti, quali la situazione delle finanze e le prestazioni degli eventuali dipendenti. Con un buon software di contabilità è possibile godere di vantaggi importanti e, al contempo, aumentare la produttività. L'acquisto di un software di contabilità per lavoratori autonomi costituisce un investimento capace di garantire numerosi vantaggi, tra cui:

• essere in regola con gli obblighi di legge, minimizzando i rischi
• ridurre i costi, essendo tali software in grado di sostituire un contabile in carne e ossa
• la contabilità diventa più sicura e veloce. Reperire i documenti in caso di necessità è un'operazione semplice, essendo questi archiviati all'interno delle relative cartelle, disponibili anche sul cloud
• tenere traccia delle informazioni più importanti concernenti le diverse attività in agenda. Con un gestionale è molto più semplice tenere traccia delle informazioni relative agli ordini, agli articoli presenti in magazzino e ai dati finanziari
• facilitare la gestione delle attività. Con un software di questo tipo sarà sensibilmente più facile gestire le principali attività, ordinare le forniture, gestire i rapporti con i clienti, gestire gli archivi e l'inventario
• migliorare l'efficienza. Tutti i vantaggi appena elencati contribuiscono a migliorare le prestazioni aziendali. Oggigiorno, in un mondo che gira molto più velocemente, è fondamentale farsi trovare sempre preparati. E per farlo, è necessario snellire le operazioni, tenere costantemente traccia delle finanze, prevenire la perdita di dati importanti, migliorare la comunicazione e ridurre la quantità di documenti cartacei, la cui gestione ruba parecchio tempo prezioso

Come scegliere un software di contabilità per lavoratori autonomi?

Innanzitutto, è importante che il software in questione sia dotato di un'interfaccia semplice, intuitiva e facile da usare. Quindi, è importante che all'appello non manchino le funzioni più importanti, capaci di garantire la piena conformità legale. Per effettuare una scelta consapevole, è bene definire le proprie necessità in base al proprio profilo di lavoratore (professione, attività più importanti, fatturato e così via). Chiaramente, è opportuno anche considerare il budget a disposizione e confrontare le funzionalità dei vari software (dichiarazione IVA, gestione degli scontrini, sincronizzazione bancaria, etc). Ma quali funzioni deve includere un buon programma per la contabilità? Eccole elencate di seguito:

• gestione automatica delle entrate e delle uscite
• contabilità dei conti correnti e dei crediti
• tracciamento automatico delle transazioni, comprese quelle bancarie
• generazione di report periodici e/o annuali
• gestione dei dati, affinché nessun impiegato debba perdere tempo prezioso per farlo
• archiviazione dei documenti in maniera coerente, sicura e organizzata

Le soluzioni più costose offrono funzioni aggiuntive quali il pagamento delle retribuzioni spettanti ai dipendenti, l'accesso multiutente, la formulazione di previsioni finanziarie dettagliate e l'integrazione con determinate società di pagamento. Ogni lavoratore ha bisogno di un software di contabilità diverso, dotato di caratteristiche specifiche che possano aiutarlo a rendere il proprio lavoro più agevole, a migliorare i risultati e a raggiungere gli obiettivi prefissati. Per scegliere bene, è fondamentale prendere in considerazione il costo, ma anche altre caratteristiche, quali la facilità di condivisione dei dati con altri utenti o con il commercialista, le funzioni dell'app mobile ad esso collegata, la scalabilità del software e, non ultima in ordine di importanza, l'assistenza clienti. Per orientarsi meglio tra le tante soluzioni disponibili, è necessario porsi alcune domande specifiche.

Posso accedere al software indipendentemente dalla mia posizione?

La maggior parte dei programmi di contabilità è basata su cloud, pertanto è possibile accedervi da qualsiasi dispositivo dotato di una connessione Internet. Tuttavia, i programmi di contabilità più datati (ed economici) possono essere gestiti solo da desktop e, quindi, risultano accessibili da un'unica postazione. Se l'accesso alla contabilità è una priorità, meglio evitare questi ultimi.

Che programma usa il mio commercialista?

Chi lavora a stretto contatto con un commercialista o un contabile esterno dovrebbe adottare una soluzione compatibile con quella utilizzata da tali figure di riferimento. In questo modo, sarà molto più semplice esportare i dati e renderli disponibili in qualsiasi momento.

Il mio obiettivo è far crescere l'azienda?

Chi ha in programma di espandere il proprio business, non può prescindere da una caratteristica fondamentale: il software deve essere scalabile, ovvero deve poter crescere di pari passo con l'azienda. In tal caso, bisogna fare attenzione alla presenza di funzioni di reporting complete, che possano essere aggiornate in modo da servire meglio un'impresa più grande e con una gestione delle finanze più complessa.

Il programma possiede tutte le funzioni di cui ho bisogno?

Qualora la gestione dell'inventario fosse la priorità, allora sarà necessario cercare un sistema dotato di funzioni pensate per il tracciamento, e/o integrate con il sistema utilizzato nei propri punti vendita. Chi opera in più Paesi, invece, dovrebbe scegliere un prodotto capace di gestire valute diverse.

Quanto costa? È in linea con il mio budget?

Sebbene raramente il prezzo rappresenti un fattore decisivo, è bene prepararsi circa i costi da sostenere e i servizi inclusi nel prezzo finale. In genere, il costo medio di un buon software di contabilità per lavoratori autonomi è compreso tra 5 e 75 euro al mese, a seconda delle funzioni offerte. Altri software prevedono il pagamento di un canone unico compreso tra 150 e 500 euro, a seconda della tipologia di piano scelto (base, medio, avanzato). È possibile optare anche per soluzioni personalizzate, dotate di un pacchetto di funzioni pensato ad hoc. Ovviamente, in questi casi i costi sono destinati ad aumentare.

Quali sono gli obblighi legali per i lavoratori autonomi?

I professionisti, ovvero i lavoratori autonomi che fatturano tramite partita IVA, hanno l'obbligo di aderire al regime contabile previsto per la tipologia di attività svolta e per i livelli di fatturato: regime forfettario, contabilità ordinaria o semplificata. L'adesione alla contabilità ordinaria implica alcune scritture obbligatorie, tra cui i registri:

• dei movimenti finanziari, ordinati cronologicamente
• delle fatture emesse (IVA)
• delle fatture ricevute (IVA)
• dei beni materiali ammortizzabili

Esistono poi altri due registri, obbligatori soltanto in alcuni casi. Il primo è quello previsto dalla legge 81/08 (il Testo Unico in materia di sicurezza sul lavoro), necessario se il professionista ha dei dipendenti. L'altro riguarda le somme in deposito, richiesto a commercialisti e avvocati. L'adozione del regime forfettario, invece, comporta alcune semplificazioni, sia ai fini dell'IVA che delle imposte dirette. Coloro che applicano il regime forfettario, infatti, non addebitano l'IVA in fattura ai propri clienti e non detraggono l'IVA sugli acquisti. In caso di contabilità semplificata, restano obbligatori documenti quali il registro IVA acquisti, il registro IVA vendite e il registro incassi e pagamenti. Non è obbligatorio produrre, invece, tutti gli altri registri, tra cui l'inventario e le scritture ausiliarie.