Registratore di cassa fiscale: la legislazione italiana

Grazie al registratore di cassa è possibile effettuare la trasmissione telematica dei corrispettivi, ma anche emettere lo scontrino elettronico. Quest'ultimo, una volta generato, viene conservato e inviato direttamente all'Agenzia delle Entrate. In pratica il vecchio scontrino cartaceo è scomparso ed è stato rimpiazzato dal cosiddetto documento fiscale. In base a quanto stabilito dal decreto legislativo numero 127 del 5 agosto 2015, l'entrata in vigore del registratore di cassa obbligatorio risale al 1° luglio 2019. Ad essere interessati per primi da questa novità sono state le attività aventi un volume di affari pari o superiore a 400 mila euro annui.

A partire dal 1° gennaio 2021 non vengono più considerati gli incassi e tutte le attività commerciali devono essere munite di un registratore di cassa telematico ed emettere lo scontrino elettronico. Al fine di andare incontro alle esigenze degli esercenti, già messi a dura prova dal Covid, lo Stato ha deciso di concedere diverse proroghe. L'ultima risale al 1° gennaio 2022, data a partire dalla quale i commercianti non in regola rischiano di pagare pesanti sanzioni.

Registratore di cassa obbligatorio: i soggetti interessati

Coloro che svolgono un'attività commerciale hanno il registratore di cassa obbligatorio. Quest'ultimo permette di memorizzare e trasmettere telematicamente i corrispettivi. Entrando nei dettagli hanno l'obbligo di emettere lo scontrino fiscale elettronico coloro che operano nella vendita al dettaglio, i locali aperti al pubblico, soggetti che forniscono prestazioni alberghiere, ma anche chi si occupa di servizi di trasporto e della somministrazione di alimenti e bevande.

Chi è esonerato dall'obbligo

Nel 2019 il Ministero dell’Economia e delle Finanze ha pubblicato dei decreti attraverso i quali ha deciso di esonerare alcune attività dall'obbligo del registratore di cassa. In particolare sono esenti i liberi professionisti, i lavoratori autonomi e le attività che non sono registrate alla Camera di Commercio. Per conoscere l'elenco completo dei soggetti esonerati si consiglia di consultare i decreti del MEF poc'anzi citati, datati 10 maggio e 24 dicembre 2019. Quest'ultimi sono facilmente reperibili sul sito dell'Agenzia delle Entrate oppure tramite Gazzetta Ufficiale.

In linea generale, comunque, si tratta perlopiù di attività di interesse pubblico che coinvolgono in modo diretto o indiretto lo Stato. Tra questi si annoverano tabaccai, benzinai, giornalai, notai, mense scolastiche e le aziende che si occupano della vendita di prodotti agricoli in regime speciale, quali olio, vino e aceto. Ma non solo, sono esonerate dal registratore di cassa anche le prestazioni effettuate attraverso apparecchi automatici e gli operatori della grande distribuzione che hanno deciso di aderire alla trasmissione telematica dei corrispettivi.

E-commerce, esonero della memorizzazione e dell'invio telematico dei corrispettivi

Tutti i titolari di partita Iva hanno l'obbligo di assicurare una regolare tenuta dei documenti contabili. La relativa gestione, comunque, può essere semplificata a seconda della tipologia di attività svolta. Ad esempio, stando alla normativa vigente nel nostro Paese, le attività di e-commerce sono esonerate dalla certificazione telematica dei corrispettivi. Questo a prescindere dal fatto che si tratti di e-commerce diretto o indiretto, poiché assimilate alle vendite per corrispondenza. Le operazioni devono essere semplicemente annotate nel registro dei corrispettivi di vendita, salvo la possibilità di poter adempiere in modo volontario alla relativa trasmissione telematica.

Sanzioni per inosservanza dell'obbligo

Alcuni registratori di cassa presentano ancora i classici tasti fisici. La maggior parte, invece, sono digitalizzati, con tanto di tastiera touch screen. A prescindere dall'aspetto estetico, l'importante è che rispettino i requisiti tecnici previsti dalla legge e che siano certificati dall'Agenzia delle Entrate. Proprio quest'ultima ha fornito importanti chiarimenti in merito alle sanzioni in cui rischiano di incorrere coloro che non rispettano l'obbligo del registratore di cassa.

Ad esempio è importante sapere che in caso di malfunzionamento non è sufficiente annotare le varie entrate sul cosiddetto registro di emergenza. Bensì è fondamentale richiedere immediatamente un'intervento di manutenzione. In caso contrario si rischia di dover pagare una multa che va da 250 euro fino a 2 mila euro. Nel caso in cui non si provveda ad annotare l'incasso, inoltre, viene applicata un'ulteriore sanzione che risulta proporzionale al 90% dell’IVA non trasmessa o non registrata.

Occhio anche alla manutenzione che non è facoltativa, ma obbligatoria. Ne consegue che chi si dimentica di adempiere a tale dovere o, ancor peggio, cercasse di manomettere il dispositivo, rischia una multa che va da 3 mila euro fino a 12 mila euro. Nel caso in cui l'autorità ritenga che si tratti di un reato, inoltre, il soggetto interessato rischia di dover fare i conti con delle sanzioni penali. Se tutto questo non bastasse, sono previste delle sanzioni accessorie, come la sospensione della licenza da 15 giorni fino a due mesi.

Se recidivo, la sospensione può essere estesa fino addirittura a sei mesi. In particolare, se dovessero essere riscontrate quattro irregolarità nell'arco di cinque anni, è prevista la sospensione dell'attività da tre a trenta giorni. Se il valore degli importi non dichiarati dovesse essere superiore a 5 mila euro, la chiusura può essere estesa dai tre ai sei mesi. Oltre alle sanzioni finora citate, coloro che non si adeguano all'obbligo del registratore di cassa possono incorrere in una sanzione amministrativa che oscilla da mille fino ad arrivare a 4 mila euro.

Alternative al registratore di cassa

Come già detto il registratore di cassa telematico deve rispettare determinati requisiti tecnici e deve essere certificato dall'Agenzia delle Entrate. L'azienda interessata deve solamente premunirsi di acquistare lo strumento in questione. È compito del produttore del sistema provvedere alla relativa certificazione e attivazione presso l'attività commerciale. Nel momento in cui si sottoscrive tale servizio, infatti, un tecnico abilitato dall'Agenzia delle Entrate provvede a installare, configurare e attivare il registratore di cassa telematico dotato di software certificato.

L'attivazione consiste semplicemente nella richiesta del certificato dispositivo e nell'effettuare il collegamento al Sistema di Interscambio. Una volta effettuata l'attivazione, non bisogna fare altro che accedere al servizio Fattura e Corrispettivi, disponibile nell'area personale dell'Agenzia delle Entrate. Qui è presente un codice QR che deve essere stampato e applicato sul registratore di cassa. In questo modo è possibile verificare l'effettivo stato di attivazione del sistema.

In alternativa al registratore telematico è possibile sfruttare un servizio ad hoc messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate. Anche in questo caso bisogna accedere, tramite Spid o Cie o Cns, all'area personale del sito dell'ente e provvedere all'inserimento manuale dei vari dati. Il tutto avviene sempre attraverso la sezione "Fatture e corrispettivi". Uno strumento gratuito che, tuttavia, si rivela essere poco adatto per coloro che lavorano a stretto contatto con il pubblico e che necessitano di una procedura snella, semplice e soprattutto veloce.

Sempre attraverso il sito dell'Agenzia delle Entrate oppure pagando servizi appositi, inoltre, è possibile fare la fatturazione elettronica. Quest'ultima, ricordiamo, è obbligatoria ad esempio per liberi professionisti e lavoratori autonomi.